档案管理论文构代码档案的规范化管理初探

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摘要：这篇档案管理论文发表了构代码档案的规范化管理初探，规范化档案管理要从思想意识上转变，完善档案的制度，加强档案的规范化管理要提高档案员的业务技能，作者提出了自己的认识，对于企业来说，代码档案是非常重要的，所以规范化档案管理很有必要。

　　这篇档案管理论文发表了构代码档案的规范化管理初探，规范化档案管理要从思想意识上转变，完善档案的制度，加强档案的规范化管理要提高档案员的业务技能，作者提出了自己的认识，对于企业来说，代码档案是非常重要的，所以规范化档案管理很有必要。

　　关键词：档案管理论文,代码档案,

　　组织机构代码是对在中华人民共和国境内依法成立的组织机构颁发一个在全国范围内始终不变的、唯一的法定标识代码，该标识代码已在政府各部门得到应用，是数据共享的桥梁和纽带，为政府运用该代码实施宏观管理和实现信息共享提供了技术手段。而代码档案则是机构在申办组织机构代码时由该机构提交的各类证件、申请表等有关资料，是最原始、最可靠、最权威的凭证，是判定该机构是否依法成立并具备办理组织代码资格的重要依据，也反映了一个机构发展变迁的轨迹，使组织机构代码具有可追溯性，具有重要的历史价值，同时也是代码数据质量的重要基础。由此可见，如果一个组织机构没有代码档案，该机构就不会有机构代码，代码档案是组织机构代码的重要组成部分，所以我们对代码档案的规范管理就显得重要了。下面就如何加强档案的规范化管理谈谈我的一些粗浅的看法。

　　一、转变意识，在思想上重视档案管理

　　组织机构代码赋码发证是九三年开始，代码档案也随即产生，但因当时人手少、办公条件差等因素，工作重点放在代码发证量和推广应用上，对代码档案的管理尚未排上议事日程，只有省级代码中心才有力量对代码档案整理上架进行管理，大部分的市县代码中心的做法基本上是发完代码证后，把档案塞进纸箱内然后堆放在仓库里，待到要查询一家单位的代码档案就要翻箱倒柜得折腾了大半天，年代稍微久远的就无法找到。有的仓库因台风进水，造成部分档案损毁。随着代码事业的不断发展壮大，以及在工作遇到一些实际问题，使大家意识到代码档案的重要性，国家代码中心下大决心，要求各地对所有的代码档案进行规范管理并全部实现电子化，对每份档案进行电子扫描并上报国家代码中心，国家代码中心将对电子档量的数量、质量及时通报各地。这就要求我们转变意识，一改只重发证不重档案的观念，首先领导要重视，把代码档案列入工作议程，组织学习领会有关代码档案的各种文件及规范，使全体代码工作人员都能增强档案意识，形成人人重视档案，在实际工作中自觉地支持档案工作。转变观念加强意识，是做好代码档案工作的前提保证。

　　二、健全制度，完善档案室设施，

　　建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。代码工作人员都要积极参与档案的管理工作，前台工作人员在收件时应认真把关，使收到的代码档案要符合国家规定的档案规范，纸张大小、文字图象的清晰度等都要符合国家规范，专职的档案管理人员要做好档案扫描、归档工作，做到职责明确。根据国家代码中心有关代码档案文件精神，制定《代码档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《代码档案室管理制度》、《代码档案保密制度》、《代码档案销毁制度》等相关制度，使档案工作有章可循，在制度上保证了档案管理工作的顺利开展。完善档案室的硬件设备，添置足够数量的档案盒(袋)与档案柜、扫描仪、电脑，增加硬件投入，逐步改善工作条件，使代码工作能够顺利安全展开。

　　三、加强专职档案员的业务技能培训

　　档案管理员素质直接影响了档案管理工作的水平和质量。建立一支有较好的政治、业务素质的稳定的档案管理队伍，做到爱岗敬业，兢兢业业，有高度的责任感，同时又具备较高的业务技能，是做好代码档案工作的关键，要经常参加省以上组织的业务培训，学习代码档案专业知识，通过多种方式经常与兄弟单位交流档案工作经验，不断提高业务水平。

　　国家代码中心要求各地代码档案全部实现电子化，这就要求档案管理人员也要具备熟练的计算机操作技能，完成对纸质档案的扫描与标引后，要对纸质代码档案进行分类归档上架。目前全国的代码档案归档方法大概有两种：

　　第一种方式是以组织机构代码号为序列号进行排列，一个机构代码只有一份档案袋，对应一个物理位置，不须制作索引卡，可以根据机构代码号直接检索代码档案，但是不足的就是档案管理人员在分类归档时工作量大，因为各地市的织机构代码是随机赋码，机构代码号不是连续，中间有跳号，代码档案在排列、查找时就比较麻烦，还有，一个机构代码只对应一份档案袋，但一个机构代码不只是一份档案，组织机构在今后的时间里会不断地发生变更、到期换证、年审、废置等业务，其代码档案也不断地增长，就要不断地查找原档案，然后往这个袋里插入档案。有个机构不断变更，档案不断增加，有的机构比较少变更，档案就少，档案柜上的空间也不能准确预留。

　　第二方式就是按流水号进行排列，一个机构代码可以对应多个物理位置，按先后顺序给每份档案编上流水号，档案扫描后就把这些流水序号录入电脑，然后纸质档案就流水号依次上架排列。同一机构发生变更、换证了，它的档案作为一份独立的档案在后面追加，不要插入最早的那份档案袋里。这样的好处就是减少档案管理员的工作量，要检索档案时可电脑里查询该机构代码对应的几个流水号，按这几个流水号可在不同的位置快速找到该机构代码的所有档案。因流水号是连续排列，查找速度比中间有断号的机构代码号快捷多了。

　　纸质档案经扫描制成电子档案后可马上归档上架，电子档案经检查符合国家的代码电子档案规范后也可即时上报给省级代码主管部门。

　　四、代码档案的利用

　　1、代码档案是组织机构代码的基础，是办理代码的依据和凭证，同时代码档案反过来可更好地为组织机构代码服务，如05年的问题数据清整及09年的三项数据(经营范围、注册资金、新经济行业)清整都离不开代码档案，代码档案在历次的数据清整中起着非常重要的作用，因对代码档案进行规范的管理，并实现档案电子化，每一个数据清整人员的电脑可快速地调出电子档案(必要时可查找出纸质档案)，对代码数据进行核对补录，完成国家布置的数据清整任务。

　　2、由于组织机构代码在政府部门广泛应用，有关部门在执行公务活动中，需查验代码证书的真实性及办证时的原始档案，我们就可迅速调出多年前历次的办证档案。在时机成熟时，不违反国家的有关法规的前提下向社会提供档案服务，并进行各项的专题研究，使代码档案更好地服务社会，充分体现代码档案的价值。

　　3、由于代码工作人员的电脑都调出电子档案，当他们在办理代码业务时发现代码数据库的数据有问题时，立即调档案资料进行比对，纠正错误的数据，提高代码的数据质量。

　　推荐期刊：《档案》杂志由甘肃省档案局(馆)、甘肃省档案学会主办,1979年创刊,国内外公开发行,为全国中文(档案学)核心期刊、甘肃省一级期刊。

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