高校图书馆数据库政府采购流程优化管理研究

来源：核心期刊咨询网时间：2022-07-11 10:5812

摘要：来源：河南图书馆学刊 2022年6期 作者：李培卓; 高景祥 关键词：高校图书馆;数据库采购;绩效评价;优化管理 摘 要：数据库资源是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，文章针对高校图书馆数据库招标采购中存在的问题，提出了通过科学制定数据库采购原则、开展学科化数据库

　　来源：河南图书馆学刊 2022年6期

　　作者：李培卓; 高景祥

　　关键词：高校图书馆;数据库采购;绩效评价;优化管理

　　摘 要：数据库资源是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，文章针对高校图书馆数据库招标采购中存在的问题，提出了通过科学制定数据库采购原则、开展学科化数据库绩效评价、完善数据库审计文件及服务承诺等对策，提升高校图书馆数据库采购效能和建设质量。

　　以电子图书、电子期刊为代表的中外文数据库是高校图书馆馆藏资源的重要组成部分，其凭借内容完整、学科前沿性及匹配性强、使用方便等优势成为支撑高校师生开展教学科研工作的重要资源。随着电子资源种类和采购经费的大幅增加，电子资源的建设原则、经费使用及采购流程已成为高校图书馆关注的重点。随着大部分高校将数据库采购纳入政府招标采购范畴，与一般货物类项目相比，建设数据库经费申报与审批过程复杂、谈判话语权缺失[1]、技术参数与预算难以精准估定、售后服务无法保障等问题逐渐显现。因此，从数据库采购模式与流程出发，通过研究政府采购招标过程中的采购决策、项目论证、经费申请、校内审计、预算确定、服务保障等关键性问题，提出相应的对策建议，可以提高数据库建设质量、规范采购流程，以及保障经费预算的科学合理使用，提升学校学科建设与人才培养的资源支撑力度与效果[2]。

　　1 高校图书馆数据库招标采购存在的问题

　　1.1 数据库采购决策缺乏学科化绩效评价依据

　　为保证数据库资源与学校学科需求相匹配，高校图书馆一般以学科包、数据库包或学科大类专集的形式购买数据库的部分或全部内容，同时在每年的采购预算中依据经费、需求、使用效果等，对数据库种类或学科包(大类)做出调整，续订、删减或增订部分数据库或学科种类。不管是采用哪种购买方式，高校图书馆的决策依据基本上都是根据使用量评价数据库使用绩效，没有进行深入的学科内容分析与评价，缺少科学的评价数据与依据。

　　1.2 数据库采购审批流程长

　　当前，高校图书馆购买数据库的专项经费申报批复过程比較复杂。数据库采购一般属于服务类项目，超过一定经费额度后，需要专家论证、采购计划确定、公示、计划申报、审计、公开招标等流程，环节多、流程长，需要图书馆充分准备采购说明、论证报告、使用效果等大量文字材料，任何一个环节出现纰漏或材料不完整都会延长审批时间。

　　1.3 供应商售后服务质量难以保证

　　导致数据库售后服务难以保证的原因主要有两点：一是参加政府采购招标并签署合同的供应商并不是拥有数据库资源的出版社和服务商，一般是本地代理商参加招标过程，而由出版商提供服务。二是外文数据库出版社不具备在我国境内销售的资质，需由国内拥有销售权的相关机构负责招标、代理付费。供应商与服务商、出版社三方脱离，致使服务质量难以保证。

　　2 高校图书馆数据库政府采购流程优化策略

　　2.1 科学制定数据库采购原则

　　由于经费有限，高校图书馆不仅不能无限制地新购各类数据库，而且还需要对已购数据库进行评估和取舍。因此，高校图书馆需要通过科学客观的决策手段，科学制定数据库采购原则，在预算范围内建设符合学校战略发展要求以及满足本校用户阅读需求的数据库资源[3]。当前，国内外高校图书馆数据库采购原则主要包括“需求驱动、经费保障”和“质量为主”[4]，其中“需求驱动、经费保障”以用户需求为主，同时考虑资源订购方的经费预算和保障情况;“质量为主”则是将资源质量及内容视为订购决策的主要因素。例如，天津理工大学图书馆从学校高水平教学研究型大学建设定位出发，依据学校专业设置与学科建设情况，采用了“需求驱动、经费保障”采购原则，即符合学校学科分布特点，满足重点学科和专业教学、科研需求，以全文数据库为主，以摘要类、索引类数据库为辅，综合考虑使用(试用)效果、经费预算和篇(次)均成本等，在确保数据库专业权威性和高质量的前提下，综合考虑用户需求与经费保障。

　　此外，由于数据库资源包含不同类型文献资源，因此在学校财务处和国资处分属于不同项目，如：有些高校图书馆将电子图书归入货物类采购，与纸质图书同等对待并计入固定资产类，而将电子期刊列入服务类项目。项目不同经费来源就不同，因此审批流程也不同。高校图书馆应全面掌握数据库预算的申请和批复情况，准确了解不同经费来源、不同类型数据库的审批、采购程序和经费使用要求，做到合理规划数据库采购时间、精准把握价格浮动范围，确保政府采购招标的成功率，严格执行数据库采购计划与经费预算。

　　2.2 开展学科化数据库绩效评价

　　为获得客观数据，高校图书馆需对数据库的试用、采购、使用、续订及停订等阶段的使用绩效进行科学分析和评价。评价数据库使用绩效比较科学的方法是外文电子期刊分析与评估，包括电子期刊内容结构分析、专业核心期刊保障情况、学科资源保障情况、电子期刊下载情况、外文电子期刊引用情况等指标[5-7]，以ESI设置的22个学科为基础，统计相关学科的发文量及其引用量等情况，并对其进行评估，最终形成面向学科的数据驱动数据库采购决策机制。以天津理工大学图书馆为例，该馆订购了某外文期刊数据库(以下简称“W数据库”)，为研判是否对该数据库进行续订，该馆基于ESI学科分布的发文量、被引次数、影响因子及分区等进行统计，以期得到数据库续订的综合大数据依据，统计数据均来源于《科学引文索引》(Science Citation Index，SCI)。经统计，2017—2020年天津理工大学共在SCI上发表论文2，890篇，其中在W数据库中的SCI期刊上发表260篇，占总发文量的9%，学科分布为化学114篇、材料科学86篇、工程学20篇、药理学与毒理学15篇，其他学科25篇，表明W数据库对该校的化学、材料科学、工程学等学科的支撑力度较大，具有较大的影响力，且这些论文都有较高的被引次数，完全契合天津理工大学的重点学科门类，详见表1。

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