高职院校文书档案管理策略探讨

来源：核心期刊咨询网核心期刊论文2013-10-08 10:481

摘要：摘 要：摘要：高职院校档案管理是一项基础性强、服务性高的文书工作，是学校开展各项工作的重要依据，随着高职教育的不断改革和深化，高职院校档案工作内容的范围也在快速的扩大，档案作为学校历史的真实记录具有非常深远的意义，档案的管理涉及到教学、科研

　　摘　要：摘要：高职院校档案管理是一项基础性强、服务性高的文书工作，是学校开展各项工作的重要依据，随着高职教育的不断改革和深化，高职院校档案工作内容的范围也在快速的扩大，档案作为学校历史的真实记录具有非常深远的意义，档案的管理涉及到教学、科研、建设等方面的实践活动的记录，是学校历史发展进程的真实材料，有利于人们全面的了解学校的历史和日后进行科学研究。现阶段我国高职院校的档案管理工作仍存在着很多的不足，本文针对问题找到解决的策略。
　　关键词：关键词:：高职院校；文书档案；管理

　　一、文书档案管理工作的现状

　　目前，高校文书档案的管理常出现文件不能及时归档、收集不完整、管理不到位、无法如期移交等问题，在很大程度上影响了文书档案工作的有序进行，产生这些问题的原因有多个方面，一缺乏完善的管理制度，许多档案仍按照过去制度来管理，导致按的一些实际情况不适应，另外没有严格遵守办事规则，使得文档工作出现漏洞，从而缺乏一定的严谨性；二学校很多部门不重视档案的管理工作，有些有用的文件并没有及时的存档和上报，且存储的档案出现不完整、不全面和遗失等现象；三管理人员的松懈，没有设立相应的责任体系，使得出现档案差错却无人承担。上述问题是阻碍文书档案管理工作质量提高的主要因素。

　　二、文书档案管理的改进措施

　　（一）提高文书档案收集工作的重要意识
　　档案业务工作以档案的收集为基础,档案收集是文书档案管理的一个工作重点,明确文书档案管理的目标才是做好档案收集工作前提条件。文书档案不是通过档案机构自己产生的,而是由校史长期的形成和实际建设中日积月累形成的文件不断收集与积累的。它是档案机构取得和存储档案的一种来源。因此,档案收集是文书档案工作的一个重要部分,档案管理机构只有通过收集才能把具有保存价值的文书档案集中起来,建立起统一而科学的管理体系，及时收集档案能保证资料的完整性，为档案管理的接下来的环节创造了优良的条件,同时也为日后档案的提供与利用打下了结实的基础。严格文书主要有三个收集方法:一是严格遵循本单位归档制度有关规定进行接收。公文归档不仅是文书工作的最后一个过程,也是档案工作的起始过程；二是制定相关制度,力求零散文件的全面收集。要将文件材料的创建、积累工作纳入相关部门及人员的岗位职责,以保证各部门形成文件的质量,尤其是未经收发登记的文件需完好无损地向档案部门交接；三是无论对于外出学习开会还是由于工作变动的人员,都应按照规定将带回的文件或者将手中保管的文件向档案部门呈报。

　　（二）提高档案管理人员的综合素质
　　档案管理涉及到一系列的连贯性工作，具有承上启下、不可间断的特点，只有落实好档案管理工作的每一个环节，日后才能更好的享用前人留下丰富的成果与经验，对大量的事件和材料进行有效系统的搜集和保存，能保证许多珍贵的历史精髓得到传递，因此档案管理者具有重大的历史任务，增强管理档案的责任心和使命感，提高自身的办事能力和思想素质，同时,也因提供给档案人员丰富的培训项目和学习机会，为档案管理工作奠定扎实的基础。

　　（三）提高文书档案的管理的条理性
　　档案管理的最终目的并不是保持历史事件的联系，便于查找和利用才是档案工作的出发点与要求，这项工作具有一定的复杂性，在固定的联系下，不同的文件有不同的管理方式，有些档案虽然顾及到了文件的关联性，却不便于实际的保存和利用，如某项重大的活动事件形成的照片、文字材料以及光盘等内容上联系紧密，但在材料的质感上保存在同一空间下则会不利于日后的整理和查找，因此，文件材料要根据它的记录方式、载体材质、保存价值、重要程度等多方面分析，在特定范围内优化分配。

　　（四）提高文书档案的鉴定准确性
　　文书档案的鉴定是指对文件的价值进行判定，筛选出有价值的文件档案继续保存，并销毁掉无保留价值的档案，按照档案鉴定的标准“粗中取精”，提高档案文件的价值并改善管理条件，这样可以避免“沙里淘金”很大程度上减少了耗费的时间，档案的保管期划分是根据文件的价值来决定的，分析档案形成者在承担企划、业务上的历史程序的记录，来确定文件的保留价值。档案一般以反映学校的方针、重大活动、有意义的事件为标准；注重掌握问题的全面性，以反映部门职能、发展状况、中心工作等方面为主；对典型事件的重视超过一般性事件，从问题的真实性、准确性、完整性来准确定位档案文件的价值。

　　（五）提高文书档案管理质量
　　遵循《高等学校档案管理办法》的相关规定来全面的管理学员档案，依照文书档案收集工作的原则，必须要先保证材料文件的完整性，所收集的文件要符合长期保管的标准，文书档案的整体坚持要向档案部门移交所有文件，并进行明确的分类、组织、排列和编序，每份文件之间存在必然的联系，文书档案的整理体现在文件的源头、操作、内容、形式等多个方面，一是来源联系，是以学校部门或学生群体为个体单位的形成文件，与档案的来源有着密切的联系。