提升事业单位人事档案管理水平的建议研究

来源：核心期刊咨询网时间：2022-04-29 11:4512

摘要：【摘要】现在的事业单位人事档案管理工作具有一定的复杂性，从目前的实际工作情况来看，工作模式以及工作方法还存在较大的改善空间，事业单位人才信息丰富、内容多样，因此，需要根据事业单位发展的情况，不断对人事档案管理的策略进行优化。现阶段事业单位发展当中，

　　【摘要】现在的事业单位人事档案管理工作具有一定的复杂性，从目前的实际工作情况来看，工作模式以及工作方法还存在较大的改善空间，事业单位人才信息丰富、内容多样，因此，需要根据事业单位发展的情况，不断对人事档案管理的策略进行优化。现阶段事业单位发展当中，主要面临着人员的档案管理不完善，信息不全面以及人事变动的信息记录不及时等问题，针对上述问题，主要结合工作实际，对事业单位人事档案管理优化的措施进行分析。

　　【关键词】事业单位;人事档案管理;管理模式;信息化

　　随着信息技术以及数据处理技术等多方面技术的不断发展，事业单位的人事档案管理工作方式也发生变化，事业单位在新的时期当中，需要在管理方面积极加以创新，人事档案管理工作直接关系到事业单位的长久发展，人事档案当中主要记录单位各个部门人事变动情况，也是单位人才评价需要参考的重要内容，主要用于单位的人事任命决策等环节，是对单位员工进行考核以及赏罚的主要依据。人事档案的真实性和完整性直接关系到单位人事管理的质量，与单位的长远发展具有密切联系，但是目前事业单位的人事档案管理当中还存在多方面的问题，需要结合事业单位的发展需要和当前的信息技术，对人事档案管理工作进行优化。

　　一、事业单位人事档案管理的主要问题

　　(一)人事档案的完整度不高

　　事业单位的人事档案属于单位的隐私内容，很多单位因为担心网络安全问题造成信息泄露，在人事档案管理当中主要以纸质版的资料为主，但实际上这一工作模式也导致档案管理的信息化程度不高，在人事档案数量较多的情况下，难免存在管理不到位的问题。例如：单位的人员以及人员的专业技术并不是一成不变的，在工作当中不断会产生人员资质的变化或者工作岗位的变化，一味进行纸质版资料的管理，很可能导致工作数据不准确或者完善不全面的问题，并且在纸质档案的管理中，很多数据可能随着时间的流逝难以查找，进而给人事档案管理工作带来困难。纸质版的资料较多的情况下，很多信息的真实性和完整性难以进行检查。

　　(二)存在人事档案失真的问题

　　现阶段，事业单位的人事档案管理工作的工作体系不完善，使得人事档案的管理标准无法达到统一，對于工作环节以及质量的要求不统一，这也使得人事档案管理工作当中，存在信息更新缓慢或者信息失真等情况，这也使得事业单位的人事档案管理价值不能完全体现。人事档案的真实性直接关系到人员的晋升以及管理方面，但是如果信息存在失真的情况，将会导致人事管理工作是存在错误，影响事业单位晋升的公平性。实际上，纸质版的资料管理容易给人员篡改档案信息提供便利，这也是造成信息失真的重要原因之一。

　　(三)信息资源有效利用率低

　　现阶段，很多单位都已经逐步的推进信息管理工作的信息化，在无纸化人事档案中只对职工的基本信息进行录入，但是信息化建设当中，仅仅对员工基本信息进行了录入，对于职工的在职情况未进行完整的记录，实际上对员工的发展路程以及职业表现未进行严格的记录。此外，人事部门的信息共享能力不强，虽然很多内容都已经录入电脑，但是实际上其他的部门的人员不能对信息进行利用，这也导致职工的转岗或者晋升工作受到一定的影响。信息资源难以共享和使用影响了职工信息的开发利用，也导致了职工管理难度的增加。

　　(四)管理人员专业水平不足

　　管理人员的专业素质很大程度的影响单位的人事管理，但当前事业单位人事档案管理人员存在转岗等问题，很多人员不是人力资源管理专业出身，从事人事档案管理工作，实际上很多专业性的内容都无法达到现实的工作质量要求。许多档案的管理工作是由一些不专业的人员负责，多数人员的职业责任感不强，对人事管理工作缺乏认识，档案管理工作实际上落实的比较笼统，很多细节的档案管理工作未开展到位，导致人事档案管理工作的专业性和实际的落实质量均得不到保障。

　　二、事业单位人事档案管理水平提升的对策

　　(一)完善人事档案管理体制

　　针对当前人事档案管理的工作存在的问题，首先需要制订一套系统的工作方案，所有人员在制度的规定框架下开展工作，对于管理人事档案的人员资质以及具体的档案管理模式进行明确规定，并且对人员的工作责任和工作内容进行明确，从制度上减少管理工作的漏洞，进而使得人事档案管理工作能够更加规范的得到落实。

　　(二)提高档案管理人员的专业素养

　　人事档案管理工作具有一定的专业性，随着现阶段事业单位的改革，人事档案管理工作的模式也需要进行调整，对人员的职业素养也提出了越来越高的要求，不仅要掌握档案管理知识，还需要积极学习信息化工作的技能，因此，在档案管理人员的选择上，需要首先选择具备专业背景的人员，同时还需要积极做好人员的培训工作，落实人员终身学习的制度，不断提升档案管理人员的专业技能。加强人才队伍建设和人事管理，档案管理人员的选择需要采取考核制度，接受固定期限的培训方可上岗，同时对于人员的工作责任意识进行培训，建立科学的人事管理模式，对于考核已经合格的人员方可上岗进行人事档案管理工作。

　　(三)加强人事档案管理信息化建设力度

　　信息化已经成为了当前工作模式的主要变化方向，各行各业都已经逐渐从纸质档案的管理向信息化档案管理的方向发展。加强信息化建设有助于解决纸质版档案管理工作的诸多问题，例如：传统的纸质版档案的数量多，查找起来比较困难，纸张本身具有一定的重量，纸张当中记录的信息可能随时被人为进行修改，这也可能增加档案信息不真实的风险。其他的部门如果需要使用人事档案也需要经过比较复杂的流程方可实现，人员的隐私难以保障。信息化建设有助于解决上述问题，电子化档案既避免了纸质版档案管理繁琐、整理不易等问题，还可以构建多部门信息共享的途径，使其他部门的人员晋升以及人员更替工作能够有理有据。电子化档案管理的主要优势在于信息管理工作的效率高，信息安全性高，既可以满足信息质量的要求，又可以对信息的诚信度以及完整度进行动态的跟踪，

　　进而提升人事档案管理的诚信度。

　　(四)优化档案的建设和管理

　　事业单位的档案建设工作需要由专人负责，并且实施专门的责任制管理制度，例如：事业单位在运行的过程中，会涉及到人员的晋升或者人员流动的情况，档案建设工作实际上需要注意完整和持续，有专人负责有助于提升人员的工作责任感，同时有助于保证人事档案的保密性和诚信度。档案管理的优化主要策略有：定期对人事档案进行大排查，对所有的档案以及各个部门的工作人员的实际工作情况进行排查，查找记录错误的地方或遗漏的地方，及时进行处理。档案管理当中，也需要建立严格的档案保密机制和信息化管理的机制，科学的安排档案管理人员的分工，并且设置专门的人事档案管理系统，合理的按照每个人员的工作内容设置查看权限并且进行定期的信息维护。

　　总结

　　人事档案管理工作是一项单位管理的重要工作，与每个员工的切身利益相关，因此，不断优化人事档案管理工作也是对单位的每一个员工负责的表现。信息化建设的不断推进可以解决纸质版档案管理的诸多问题，因此，相关人员需要积极提升专业素质，不断推进电子化档案管理质量的提升，进而不断提升人事档案管理的价值。

　　参考文献

　　庄菁.提升机关事业单位干部人事档案工作质量和水平的措施探讨[J].大众标准化，2021(21)：190-192.

　　[2]韩晓蕾.提升事业单位人力资源档案管理水平的措施[J].财富时代，2021(09)：95-96.

　　推荐阅读：事业单位会计档案管理问题及对策

转载请注明来自：http://www.qikan2017.com/lunwen/wyi/23057.html