事业单位会计档案管理问题及对策

来源：核心期刊咨询网时间：2022-04-14 11:4912

摘要：摘要：在我国进入21世纪迅猛发展的新时期，随着科学技术不断发展，计算机及信息网络技术已广泛应用于实际生活之中。特别是云时代到来及AI技术的成熟，社会快速步入大数据信息时代，会计行业也在经历着一场大变革。目前，会计档案管理存在重视程度不够、分工不合理、信

　　摘要：在我国进入21世纪迅猛发展的新时期，随着科学技术不断发展，计算机及信息网络技术已广泛应用于实际生活之中。特别是云时代到来及AI技术的成熟，社会快速步入大数据信息时代，会计行业也在经历着一场大变革。目前，会计档案管理存在重视程度不够、分工不合理、信息化程度不高、档案保存设施及条件不具备、专业人员缺乏等问题。本文基于大数据时代下如何做好会计档案管理做深层次分析，提供一些解决方案，以为会计从业者提供借鉴。

　　关键词：大数据背景;事业单位;会计档案管理

　　引言

　　随着信息技术的广泛推广，事业单位的会计人员已经从原始手工记账逐步转变成利用财务软件进行电子化记账，形成无纸化财务信息，方便了财务信息查询的同时也提高了工作效率。事业单位会计档案是记录和反映单位内部各类经济业务发生情况的重要证据，其中包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，如何将其保存和管理好具有重要的意义。

　　1大数据背景下会计档案管理存在的问题

　　1.1电子档案管理存在一定的安全隐患

　　众所周知，电子档案基本是在移动硬盘或计算机硬盘中存储的，所以若缺乏电子信息档案管理相关制度，在利用电子档案时，就会造成损坏或不可读的情况，严重威胁电子档案的安全。另外，由于电子档案管理系统在建设过程中存在一定的不足，导致利用信息技术处理档案的过程中，也会遇到死机、电源中断、系统失灵等情况，这些突发状况都会导致档案数据的丢失。再者，网络环境中会存在一些病毒，若不慎被安装了病毒程序，则进一步增加了档案信息被泄露、被不法分子篡改或窃取档的风险。由此可见，新形势下电子档案安全问题存在一定的不稳定性，尤其网络“黑客”技术能力的不断提升，对我们的电子档案管理系统将造成更大的危害。

　　1.2思想认识上不够重视

　　纸质会计档案包括原始凭证、记账凭证、财务报表、报表辅助等。如果仍然以纸质媒介进行管理，这对于在异地实行远程信息共享的单位存在较大的困难。而电子会计档案通过网络共享方式，实现会计档案采集存储、分析应用，能够为查询带来非常大的便利。作为单位负责人往往重视的是经济往来，而对于会计档案则根本不了解也不够重视。首先，会计档案规范整理和收集是会计从业人员的必修课，一切规范的整理都是为将来打好基础。但从业人员意识淡薄或通过传帮带养成的不规范的行为习惯，难以适应当前要求。会计档案管理的基本要素还是在人才，各事业单位大小参差不齐，存在着在单位里从事档案管理的工作人员大多是非专业人才。传统会计档案管理工作是通过大部分人力来完成的，效率低下。在实行会计档案电子化管理初期，也仅是存储在电脑等设备中，这样工作效率提高了不少，但这仅是发展初期的模型。此种情况下，一些小的单位还没有设置档案管理员，单位各部门的档案仍是自行保管。

　　1.3会计电算化电子档案管理制度有待完善

　　随着计算机网络技术的不断更新和发展，单位的会计电算化系统不断升级，这就使得会计电算化档案在管理内容和方法上都提出了更高的标准和要求。而现在的管理水平就显得较为落后和单一，管理体系的建立没有与技术的引进速度匹配，存在脱节的情况，在财务工作的管理方面仍然存在问题，留下了制度漏洞。在引入财务软件的背景下，现阶段迫切要求单位制定一系列会计电算化管理制度，完善管理体系，加强对于相关人员的监督，确保财务信息的安全。从会计资料的输出期间、备份文件设备、按年份记录标准格式文件名、存储介质，都要有相应的标准和要求。虽然信息化的财务工作克服了传统财务管理工作的各种弊端，但手工记账方面建立的一些优良传统仍然应当继承，保持谨慎的财务管理态度，例如为了保证财务信息不泄露，备份完成后资料的交接也要按传统资料的交接手续进行，管理财务信息的人员要定期轮换，不能使同一人长期担当保存财务信息的工作，同时管账与管钱的人员也需要分开，确保财务信息的真实准确。

　　2事业单位会计档案管理问题的对策

　　2.1加快推进电子会计档案管理质量

　　加大对档案信息化建设投入，推进会计档案管理工作的信息化建设进程。行政事业单位需要根据具体要求构建符合自身发展的电子会计档案备份制度，重点做好电子会计档案的备份与管理，输出符合标准的会计凭证、会计报表、会计账簿，设置完善的经办、审核、审批制度，配备好必备的硬件设施。建立与电子会计档案相关的检索系统，提高系统的完全防护质量，定期开展维护工作，实施内控制度，推广电子签名，未经授权禁止访问，制定完善的應急方案。严格执行会计档案查阅审批制度，未经有权限人员批准，任何人不得查阅会计档案。同时，严格执行借阅登记手续，做到借出、送还、移交各个环节都有规范的记录，做到责任明确、内容完整、时间清楚。制定完善的评价系统，针对档案人员的专业知识、专业技能进行考核与评分，对档案信息化建设的运行质量以及不良建设、资产结构状况等方面进行考核，有效提升行政事业单位会计档案的管理。

　　2.2优化电子档案管理方法

　　电子档案管理与传统的纸质档案管理在管理方法上有很大的不同，因此要想提高电子档案管理工作的质量，档案人员必须改变原来的档案管理方法，形成或优化新的电子档案管理方法，保证电子档案管理规范和科学。在电子档案管理过程中，可能会面临档案被更改及档案丢失等问题，因此，需要通过优化档案管理的方法来确保档案的真实性和完整性。此外，应特别注意维护原始档案的真实性，若纸质档案与电子档案同时存在，应实行双轨制的档案管理模式，将原始档案纸质版进行存档，以此留存电子档案的原始证据。

　　2.3加强单位负责人的电算档案管理意识，逐步将会计电算档案规范化

　　档案管理水平最终取决于单位领导的重视程度，领导重视就会从人员调配、设备保障、管理制度的制定提出严要求和高标准，单位的会计信息档案管理就会提高。公司的管理人员不仅要从制度上优化财务管理工作，制定相应的财务软件使用章程，要求财务人员严格按照规则使用软件，还要从思想认识上入手，提高相关人员的电算档案管理意识，让财务人员意识到使用软件开展工作的好处，培养他们使用财务软件的习惯，为软件的推广奠定思想基础。

　　结语

　　随着现代社会发展速度的不断加快，信息时代的到来也进一步提升了电子档案应用的价值，对于事业单位而言，必须要保证在新形势的发展背景下，通过建设档案信息系统、保护电子档案安全、优化电子档案管理方法和提高信息化水平等方式，实现电子档案管理的快速发展，全面提升我国档案管理水平。综上所述，在信息化及云计算高速发展的当下，对会计档案管理工作要求越来越高，这有利于快速推动电子会计档案管理更加完善，相应制度建设更加健全，对档案管理的重视程度也会越来越强，必然会带动整个信息安全及档案管理达到一个崭新的高度。

　　参考文献

　　[1]王煜.探讨行政事业单位的财务会计管理改革创新分析[J].财会学习，2019.

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