简论高职院校档案管理信息化的建设要点

来源：核心期刊咨询网时间：2013-03-19 14:2612

摘要：众所周知，现在互联网全面普及，信息化建设已臻成熟，这对于高职院校的学生档案管理工作的信息化建设来说，是一个非常重要的前提条件。信息化从理论到实践，一直都在影响着高职院校的档案管理信息化进程，而档案管理信息化的建设也是高职档案管理工作与时俱

众所周知，现在互联网全面普及，信息化建设已臻成熟，这对于高职院校的学生档案管理工作的信息化建设来说，是一个非常重要的前提条件。信息化从理论到实践，一直都在影响着高职院校的档案管理信息化进程，而档案管理信息化的建设也是高职档案管理工作与时俱进的一个重要表现。目前，加快建设高职院校的档案管理信息化工程，已经是高职院校档案管理工作的重中之重。下文，笔者将论述高职院校档案管理信息化建设的几个要点以及应当注意的问题。1.高职院校档案管理信息化建设的若干要点1.1要明确什么是档案管理信息化

档案管理信息化就是改变传统的以纸质档案面向大众，而是把学生的各种学籍信息档案归入数字化，可以面向全网，为学生管理提供便携服务。简言之，档案管理信息化就是档案管理的数字化。在这样的定义下，档案管理的信息化就是把档案管理输入计算机，进行网络管理；同时要实现档案接收、传递、存储和提供利用的一体化；还要实现全网档案信息的共享。这些都注定了档案信息管理化是档案管理工作的一个重大变革。1.2档案管理信息化建设要与档案管理体制创新相结合

档案管理信息化即档案管理的数字化，仔细盘点下来，就是档案管理制度的一个重大革新，档案管理制度的革新想要顺利进行，必须保证与之相对应的档案管理体制也要随之革新。传统的档案管理是一个部门只负责其自身所要负责的信息，而与其它行政部门不直接来往，各行政单位都与人事局是“单线联系”，但是若要实行档案管理的信息化建设，则要改变这一传统格局，各平行机构也要互通信息，使学生档案可以信息汇总，并随时保持资源的更新与技术的改进，这样才能使档案管理的信息化建设真正做好做强，同时档案管理体制的创新甚至可能为整个社会的档案管理体制的进步注入新鲜的血液。1.3要加大投入，增加硬件与软件的配套设施

想要实行档案管理的信息化建设，必须要先投入一大笔资金，进行硬件的配置，因为档案管理信息化首先需要有一批先进的数字化设备，才能支撑起此项建设的起步。其次要购买大量的软件，来具体运作档案管理。硬软件设施的齐备是实行档案管理信息化的一个现实必须解决的问题，没有配套设施的支持，档案管理的信息化建设必定会落于“一纸空文”。这也就需要地方行政部门给予充分的理解与支持，并在财政上给予协助，同时也要求负责档案管理的部门注重与上级的沟通协商，让学校以及其它行政上级也意识到资金投入的重要

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