高校学生档案流转问题的实践探究

来源：核心期刊咨询网时间：2021-07-30 14:5612

摘要：摘 要：高校学生档案记载着大学生在校期间的学习和生活经历以及综合表现，是高校毕业生就业时用人单位选聘人才的重要凭证和考核依据。文章从高校学生人事档案流转的过程入手，通过问卷调查和个别访谈的方式收集数据，分析流转过程中存在的问题及其产生原因，

　　摘 要：高校学生档案记载着大学生在校期间的学习和生活经历以及综合表现，是高校毕业生就业时用人单位选聘人才的重要凭证和考核依据。文章从高校学生人事档案流转的过程入手，通过问卷调查和个别访谈的方式收集数据，分析流转过程中存在的问题及其产生原因，提出应当完善网络化档案管理体系，探讨解决档案流转问题的对策，提高高校学生人事档案流转效率。

　　关键词：高校;学生档案;流转

　　高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，是联系学生与用人单位的桥梁纽带。档案在流转过程中出现问题不仅会影响毕业生顺利就业，还会不同程度影响毕业生工龄计算、工资调整、工作调动、职称申报、出国深造、婚姻生育、办理“五险一金”等，高校也难以落实毕业生档案的有效保护工作[1]。因此，管理好高校学生人事档案，安全、及时、准确地将档案转递到各用人单位或相关主管部门，十分重要且具有现实意义。高校学生档案流转大体经历新生入学、在校管理、毕业离校时、毕业离校后四个阶段，在档案流转过程中往往会出现“缺失”“丢档”“弃档”“死档”等各种问题。进一步解构分析这些问题，并提出相应的解决对策，有利于提高学生档案工作效率。

　　一、学生档案流转过程性解构与风险评估

　　高校学生档案在不同的阶段因各种原因会导致不同问题。为深入分析各环节问题出现原因，文章采用问卷调查和个别访谈的方式收集资料，共对1000名在校大学生和已毕业学生进行问卷调查，对10名已工作的毕业生及5名有档案工作经验的辅导员进行访谈。参与问卷调查的对象中29.6%是来自大一，9.5%来自大二，10.8%来自大三，30.5%来自大四，还有9.7%来自毕业后1-2年的学生，9.9%来自毕业后3-5年的学生。在调查对象选择时注重广泛性与合理性，收集的结果具备可参考性。

　　1. 新生入学阶段

　　高校新生入学时，转递的档案有两种形式，分别是电子档案和纸质档案。纸质档案一般会由学生自行携带，或由原中学通过普通邮寄的方式转接。根据调查结果分析，在新生入学阶段学生人事档案流转过程中，造成纸质档案缺失的原因主要可归纳为两类：邮寄丢档和转接丢档。

　　(1)邮寄丢档。部分省市中学通过普通邮寄方式进行档案转接，在寄件和接收的过程中存在丢档的风险。因邮寄丟档在新生入学阶段丟档总量中占33.5%。

　　(2)转接丢档。中学老师在将学生档案装袋时，可能会遗漏材料;新生报到时将档案交到所属学院，辅导员归档时可能造成档案错装或者遗漏;学生档案转交过程中，也存在缺失隐患。因转接丟档在新生入学阶段丟档中占66.5%。

　　2. 学生在校期间

　　高校学生进校后档案由所在学院统一归档，直至毕业后转出。在此期间档案缺失风险相对较低。调查结果显示，学生在校期间档案缺失的原因主要有两种：

　　(1)工作交接丢档。根据辅导员访谈内容分析，辅导员岗位调动，或者工作重新分配后，在档案交接中有时会出现疏忽，造成学生档案转接不完整，存在档案缺失的风险。统计中工作交接阶段丟档的比例占87.6%。

　　(2)转专业丢档。转专业的学生或自行携带档案到所转专业学院报到，或由原学院统一转交到新学院，档案流转期间有丟档风险。访谈中一名有转专业经历的学生就有丟档的经历。转专业丢档的比例占12.4%。

　　3. 毕业离校阶段

　　毕业生离校阶段出现的档案丢失、档案缺件、档案滞留等现实问题，在大部分中国高校毕业生档案派遣工作中均有发生。根据调查，毕业离校阶段大学生人事档案流转存在的问题归纳为两类：

　　(1)归档过程不规范。归档过程中由于人手不足、事务庞杂等现实条件限制，辅导员会将毕业生档案整理工作分派给学生干部，再由学生干部具体分工。在一层一级任务传递的过程中容易造成档案材料缺失或者内容错误。调查显示归档过程不规范导致问题发生的比例占22.1%。

　　(2)档案滞留学校。《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步深化普通高等学校毕业生就业制度改革有关问题意见的通知》(国办发〔2002〕19号)允许“在毕业离校前仍未落实就业单位的应届毕业生可以在两年内将其户口和档案在学校代存”。因学业暂时未达到毕业要求需延长学制或退学的学生，已经毕业但尚未就业的学生，“二战”考研、留学、创业、考公务员的学生，如未在期限内办理转档托档等相关手续，其毕业生档案将成为“死档”。档案滞留学校导致问题发生的比例占77.9%。

　　4. 毕业离校后

　　随着就业环境和观念的变化，越来越多的学生选择进私企、自由创业、出国劳务等就业方式。因频繁更换工作，档案流转也较频繁，在流转过程中滞留档案、遗漏档案、遗失档案的现象屡屡发生。究其原因，主要有以下几方面：

　　(1)管理不规范。学生毕业后或将档案挂靠于各地人才市场，或托管于用人单位人事部门。一些用人单位人事部门在接收档案及保管时不够规范，最终造成档案缺漏，甚至遗失。另外，学生将档案转入人才市场时，也会存在类似处置不当现象。根据问卷调查结果和访谈内容来看，管理不规范导致问题发生的比例占10.6%。

　　(2)離职后未及时托管。有的毕业生自档案转托到相关单位后从不过问，离职时也未将档案转至新单位或将档案挂靠新单位所在地人才市场。有的毕业生将档案留存在身边，超过规定时间，形成“死档”，或在转托档案期间自行打开档案造成档案失密无效。离职后未及时进行托管导致问题发生的比例占80.3%。

　　(3)离职后单位截留档案。有的毕业生跳槽时与原单位发生矛盾，档案被扣押，其中部分毕业生档案意识淡薄而弃档，等到了新单位需要档案时才回头寻找，往往找不到。离职后单位截留档案导致问题发生的比例占9.1%。

　　二、学生档案流转问题根源

　　1. 管理机制不健全

　　大学生档案管理主要遵循《高等学校档案管理办法》《流动人员人事档案管理暂行规定》等法规。《高等学校档案管理办法》规定：“学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”。对收集、整理、管理附加材料，如奖惩、学生业务能力与专业素养等材料的管理办法和范围均没有详细规定。目前，相关法规对丢失损坏档案的行为只是做出了相应的处罚规定，未制定明确补救办法，这也意味着档案丢失成了不可追溯、不可逆转的“硬伤”性事件[2]。当档案丢失、材料不齐、超过规定存放时间等问题真正发生时，最终会导致“死档”。有研究者提出，当个人档案中缺少录取通知书和毕业生登记表时，档案馆所存教学档案中的新生录取名单及毕业生名单可以弥补[3]。但从现实情况来看，仅有此种补档方式是不够的。

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