民营企业档案管理的模式问题探讨

来源：核心期刊咨询网核心期刊论文2014-06-16 13:581

摘要：关键词：民营企业 档案工作 研究热点 中文摘要：文章通过阅读大量关于民营企业档案工作问题研究的文献，发现档案学界对民营企业档案工作现状及存在问题的分析、工作对策研究、管理体制及模式研究、工作动力机制研究、档案工作与企业文化建设关系研究、民营企

　　关键词：民营企业   档案工作    研究热点

　　中文摘要：文章通过阅读大量关于民营企业档案工作问题研究的文献，发现档案学界对民营企业档案工作现状及存在问题的分析、工作对策研究、管理体制及模式研究、工作动力机制研究、档案工作与企业文化建设关系研究、民营企业档案社会化服务体系研究、相关法律制度建设以及民营企业信用档案的研究是这一领域多受关注的热点。论文指出，这些热点之中，讨论的焦点实为民营企业档案管理的模式问题。

　　1 话题背景

　　我国民营经济的发展具有浓厚的政策背景，国家通过出台一系列的方针政策，不断的提升非公有制经济的地位，为我国非公有制经济发展提供了良好的外部环境。六七年前，我们在文章中读到的是，民营企业将成为我国经济的一大亮点，这话今天已被证实了。现在民营企业已作为我国经济的重要组成部分，其数量之大，分布的地区和行业之广，在一个地区GDP中所占比重之高，已不得不让我们对它更多地更细致地加以关注，其中民营企业档案问题就是一个十分重要的观测点。

　　随着社会的不断发展，民营企业生存的经济环境已然发生了根本的变化：一是物资短缺的卖方市场已经变成了物资过剩的买方市场，民营企业要想生存发展，就得面临 “二次创业”，而管理水平的提高已显示出前所未有的重要性，而档案本是管理的基础；二是信息、网络与知识概念所引起的管理理念的变化，民营企业家认识到竞争致胜的关键已不再取决于先进的设备、厂房等有形资产，而是更多地依靠知识、技能和信息等无形资产，档案就是企业中宝贵的信息和知识资源；第三，入世后的民营企业面临大量的反倾销调查、产品证明等非关税壁垒的考验，要在这种激烈的竞争中进行危机控制，就必须建立齐全、完整、准确的企业记录，确保企业自身的权利。因此，加强档案工作是所有民营企业无法回避的一个问题。[1]

　　2 民营企业档案工作研究的热点

　　近年关于民营企业档案管理研究的文章颇多，内容涉及面很广。细心的读者可以发现，在关于民营企业档案工作的研究者中，比较清晰地分成三个阵营，即高校研究者、档案行政管理部门的专业人士和民营企业专兼职档案工作者。高校研究者更多一些冷静的宏观的思考，档案行政管理者更多一些职业的责任和感叹，民营企业档案工作者则在释放岗位烦恼的同时，专注于岗位的工作实践。但他们在众多理论与实践问题的讨论中，却在以下方面形成了共同关注，兹扼要列举如下：

　　2.1 关于民营企业档案工作现状及存在问题的分析

　　要想改善民营企业的档案管理，必须首先对我国民营企业的档案工作状况进行摸底。在发表的大量民营企业档案工作研究的文章中，或全篇或部分地讨论了当前档案档案工作的现状，而且这种跟进式的调研，能使我们一窥民营企业档案工作的全貌而使研究立于真实的对象。根据有关非公有制企业档案工作情况的调查报告和部分学者的归纳，我国民营企业的档案管理状况大致可分为四种类型：一是“重视型”。档案工作被企业列入重要议事日程，有专门的宽敞的库房和档案人员办公室，档案阅览室，有专职档案人员，管理设施设备齐全，根据企业的实际情况制定了一整套档案管理制度，各类文件资料收集齐全，归档及时，保管科学，利用见效。其中，少数企业的档案管理甚至通过了国家级标准的验收；二是“上进型”。企业主有一定的档案意识，配备了档案兼职人员，设置了档案室，也开展了一定的档案工作，但档案人员素质不高，兼职过多，档案工作未能有效地全面开展起来，档案的效益也未能充分地发挥出来。三是“随意型”。企业主的档案意识还不够强，对档案工作的关注还不到位，急需用时强调要管一管，平时对档案持可有可无的态度，无专门的档案室和档案人员，档案工作只是办公室、行政部或相关部门的一个排在末位的工作，工作随意性较大。四是“零档案管理型”。企业主没有档案意识，企业一些重要证件、核心文件零散地放在企业主或部门负责人手里，档案管理处于“三不管”和“六无”的状态，即“档案部门不管、工商部门不管、企业主自己不管；无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”，这种类型在小型企业中比较多见。这四种类型也反映了我国当前民营企业档案工作的两个特点，即民营企业档案工作处于自发状态，部分企业已有相当的发展水平；民营企业的整体档案管理呈“橄榄”形状，水平不均衡。[2]

　　原因分析也是研究者着笔较多之处，多数文章认为，导致民营企业档案工作滞后的主要原因有三个方面。首先是民营企业自身档案意识薄弱，民营资本的特点和本质使民营企业档案工作缺少源动力。民营企业成立之初是以生存为目标，只能关注到民营企业的眼前利益，无法意识到档案工作给企业的长期发展带来的帮助。同时民营资本的特点和本质是逐利性，其任何活动均以增效、盈利为目的，而企业档案本身所能产生的效益极具隐蔽性，难以量化，这就导致档案工作在多数民营企业中遭受冷遇，档案工作的内在动力不足；其次，民营企业档案工作与国有企业档案管理的差异性，以及民营企业档案权属明确，其自主管理的姿态，削弱了档案行政管理部门对民营企业档案工作的监管能力。再次，民营企业档案工作的外部环境，主要是法制力量的软化使民营企业档案工作缺乏必要的驱动力。目前我国民营企业档案管理的相关立法工作相对滞后，《中华人民共和国档案法》及配套规定仍然没有把作为市场经济微观主体的民营企业纳入档案管理立法工作的视野。民营企业档案管理的立法缺失，也造成了民营企业档案工作的发展不平衡。

　　2.2 关于民营企业档案工作宏观对策的研究

　　为民营企业的档案管理出谋划策是很多文章的题中之意。不少文章在民营企业档案工作的现状、问题及原因分析之后，重点阐述了解决问题的措施，如聂建新、柳杨林的《在创新中发展民营经济档案工作》（《中国档案》2003年第4期）、殷立祥的《制约民营企业档案工作发展的因素及解决对策》（《兰台内外》2005年第4期）等，思路大致可归纳为三个方面：一是民营企业应当加强自身的档案意识，探索适合企业发展的档案管理体制和模式，建立有效的民营企业档案工作动力机制；二是档案行政管理部门要转变管理思想，强化服务意识，积极建立与民营企业的工作联系渠道。同时要摸清民营企业档案工作的状况，因企制宜，实行分类指导，并及时的总结经验，点面结合，逐步推开完善民营企业档案工作；第三则是要加强民营企业档案工作的理论研究和外部环境建设，完善民营企业档案管理的法规与标准体系，努力提高民营企业档案工作的整体水平。

　　2.3 关于民营企业档案管理体制及模式问题的研究

　　关于民营企业档案管理体制及模式问题的研究，无疑是焦点中的焦点。在目前发表的研究成果中，比较有代表性的有宗培岭的《民营企业档案管理模式研究》、黄世喆的《关于非国有企业档案管理原则与体制的思考》[3]、刘忠贵的《非国有企业档案工作自主发展与指导》[4]，许智主编的《民营企业档案管理概论》[5]、陶亚坤的《关于民营企业档案管理体制创新的思考》[6]等。其中，作为上海“民营企业档案管理体制与建档模式研究”课题成果的《民营企业档案管理模式研究》最为全面。它不仅为民营企业提供了可自主选择的档案管理模式，还指出了民营企业确定档案管理模式时应当遵循的原则，以及在民营企业确定其档案管理模式后，如何构筑民营企业档案工作的运行机制等问题，为民营企业档案工作的实践提供了全面、具体、科学、可行的指导。

　　其中，企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式。可供民营企业档案工作选择的档案管理模式有以下基本形态：[7]

　　①按档案集中统一管理程度划分为：档案集中统一管理，即由档案部门对本单位档案实行集中统一管理；档案分级管理，即在企业内对档案实行分级管理；档案分散管理，即在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。

　　②按管理对象划分：档案综合管理，即按集中统一管理的原则，由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用；文档一体化管理，即在企业内对文件、档案实行统一管理，一般多见于企业信息化程度较高的企业；信息一体化管理，即对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。

　　③按管理形态划分：档案实体管理，其重心是档案实体的整理与保存，以存待用，重在对档案实体的收集、整理、保存与利用；档案信息管理，即在档案实体管理的基础上，重在对档案信息的开发与利用，其实质是利用技术手段对信息的管理；档案信息资源（知识）管理，企业档案工作可以成为企业知识管理的一部分，档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴，是档案信息资源管理的高级形态。

　　以上民营企业档案管理模式各有所长，企业选择档案管理模式时应当遵循这样几个原则：一是档案管理方式要与企业规模形态相适应；二是档案管理思想要与企业实际需求相适应；三是档案管理制度要与档案法律法规相符合；四是档案管理模式要考虑成本效益的原则。在确立民营企业档案管理的模式后，关键在于构筑民营企业档案工作的运行机制。从内部来说，民营企业一方面要建立动力机制，配备与企业规模相适应的档案工作机构与人员，建立规范化的档案管理制度，强化信息服务意识，通过将档案工作纳入企业发展总体规划、纳入企业质量认证活动、纳入企业信息化进程、纳入企业信用制度建设，促使档案工作与企业同步发展。另一方面要从制度约束、成本核算约束、档案质量控制约束等方面着手，建立成本与质量控制机制，使企业档案工作达到高效、简便的要求。从外部来说，各级档案行政管理部门、工商联组织等要通过加大宣传力度，组织业务培训，实行分类指导，突出服务主题，加强监督管理等形式，积极推进民营企业建档工作。[8]

　　2.4 关于民营企业档案工作动力机制的研究

　　要解决民营企业档案工作中存在的问题，推进档案工作的顺利开展，必须构筑和完善民营企业档案工作动力机制。关于这一问题，史国栋、刘金霞、范世清等人在研究中都有涉及，而最为出色的当属范世清的“民营企业档案工作动力机制模型”[9]（见下图）。他从三个方面来启动和完善民营企业档案工作的动力机制：一是增强民营企业的档案意识,强化内部驱动力；二是强化创新意识,改革管理模式,加强引导机制和约束机制的建立；三是积极倡导企业信息资源一体化建设,将档案工作纳入企业信息化建设轨道。

　　2.5 关于民营企业档案工作与企业文化建设关系的研究

　　随着民营企业档案工作研究的深入，已不仅仅局限于企业档案工作的操作和执行层面，视角变得更为开阔，多篇文章聚焦民营企业档案与民营企业文化之间的关系，揭示民营企业档案工作难以顺利发展的深层原因，这说明有关民营企业档案工作的研究已不止为民营企业的当前生存所计，更是为民营企业的未来发展所谋。有些学者认为：许多民营企业缺乏社会公众和全体员工认同的企业价值观，从而削弱了档案工作发展的基础；或者由于长期缺乏积极稳定的企业价值观，使民营企业制度层面的建设难以达到规范和统一，最终殃及档案机构的生存；有的学者指出，民营企业过于强调物质层建设，忽视精神层建设，未能深入理解档案工作的本质要求，纯粹是一种功用和应付的心态，致使民营企业档案工作处于一种尴尬的位置。[10]研究表明，档案管理作为企业记录是企业文化的载体，是企业文化积淀的重要途径，企业品牌、企业价值观、企业发展史都离不开企业档案。同时，民营企业的文化追求又能反过来为档案工作准备相应的成长土壤。

　　2.6关于民营企业档案管理社会化服务体系的研究

　　最近几年，特别是2000年以后，关于这方面的讨论逐年增多，这显然与档案行政管理部门的改革以及市场经济的深入发展有关。档案界普遍赞成引入市场机制，建立民营企业档案管理社会化服务体系。如：严永官的《从法制角度看档案中介服务业的现状及发展》（《上海档案》2003.04）、郑金月《档案中介服务机构存在的问题及其对策》（《中国档案》2003.03）、宗培龄《在市场竞争中把档案中介服务做大做强》（《上海档案》2003.04）等都谈到这一问题。[11]关于档案寄存中心、档案事务所、档案学会民营企业分会、民营企业档案人才培训甚至商业性的文档管理公司，开始成为研究者们交流的话题。在这种研究的同时，我国民营企业档案管理社会化服务体系建设开始起步，在有些地方已成为企业档案工作的有效补充。

　　2.7关于民营企业档案工作与法律制度建设的研究

　　关于民营企业档案工作的宏观思考，无一例外地要强调相关法制环境建设的重要性。民营企业档案工作难以推进，内外的关系不顺是一个重要原因。这种关系不顺主要又在于法律上存在一些困惑。包晓海、李冷九的《民营企业档案的法律困惑》（《山西档案》2001年第2期）、张胜的《论民营经济档案法制化》（《湖北档案》2003年第9期）、甄雅娟的《依法保护非公有制企业档案安全问题》（《山西档案》2003年第2期）、刘金霞的《依法监管非国有企业档案工作的两个问题》（《档案与建设》2005年第1期）等从宪法到企业档案管理规定，梳理了现有法规体系中关于民营企业档案管理的相关条文，结论是尽管我们认为现有的法规体系并无明确的针对民营企业档案管理的内容。如何保护民营企业档案以及民营企业档案工作如何有序进行，未来的民营企业档案工作如何纳入档案法规体系，正在引起研究者们的热议。我认为，随着民营企业档案工作宏观环境改善的需要，关于民营企业档案法规边界的研究将会受到更多研究者关注。

　　2.8 关于建立民营企业信用档案的研究

　　我们知道，相比起国有企业来，民营企业在融资、竞标等活动中往往处于劣势，我想，信誉度不高应该算得上一个重要原因。在电子商务平台建设和更多的涉外经济活动中，民营企业的信用建设问题已受到很多有识之士的重视。在民营企业档案的专门档案问题上，较多地关注了信用档案的建设问题。如薛燕萍的《非公有制企业信用档案的建立》（《山西档案》2005年第4期）、孙秀英的《建立信用档案是民营企业可持续发展的信息保障》等，就民营企业信用档案的构成、归档管理等问题进行了系统的思考。口说无凭，档案为据，民营企业的信用档案建设将成为一个无法回避的问题。

　　参考文献：

　　[1] 刘金霞.民营企业档案工作研究[D].成都:四川大学,2006

　　[2] 黄项飞.我国民营企业档案工作探析[J].湖北档案,2005.12:18-19

　　[3] 宗培岭.民营企业档案管理模式研究[J].浙江档案,2005.2:5-9

　　[4] 课题组.民营企业档案管理体制与建档模式研究[J].中国档案,2005.12:14-15

　　[5] 范世清.民营企业档案工作动力机制研究[J].档案学通讯,2006.3:53-56

　　[6] 范文清.从企业文化建设角度谈民营企业档案工作发展[J].浙江档案,2006.7:27-29

　　[7] 蓝皑珠. 对温州民营企业档案进行文化渗透的探讨[J]. 档案学通讯,2007.2:86-89

　　[8] 林李霞. 民营企业档案管理的立法研究[J].兰台世界.2006.6:29-30

　　[9] 包晓海,李冷九. 民营企业档案的法律困惑[J].山西档案.2001.2:17-18

　　[10] 刘君,刘智勇.民营企业档案工作研究述评[J].四川档案,2004.3:22-23

　　[11] 孙秀英.建立信用档案是民营企业可持续发展的信息保障[J].黑龙江档案,2007.1:14-15