新时期高职院校档案管理工作实践研究
来源:核心期刊咨询网时间:2022-03-21 10:4012
摘要:高职院校档案管理工作作为一项基础性工作,是学校发展过程中重要的组成部分,直接影响到学校管理水平的高低,主要包括完善学校评估方式、建设完善的师资队伍等,教师职称评定、工资水平等方面,也要依赖于档案管理工作。因此,档案管理工作在高职院校发展过程中占据着
高职院校档案管理工作作为一项基础性工作,是学校发展过程中重要的组成部分,直接影响到学校管理水平的高低,主要包括完善学校评估方式、建设完善的师资队伍等,教师职称评定、工资水平等方面,也要依赖于档案管理工作。因此,档案管理工作在高职院校发展过程中占据着不可忽视的地位,能够为高等教育发展以及经济建设提供更多的助力。
新时期背景之下高职院校档案管理工作所具备的意义
不断提高高职院校信息管理水平
信息化快速发展的时代,若高职院校在开展档案管理工作时,加入科学化的管理方式,将使高职院校档案管理效率得到大幅度提升。随着信息技术的发展,高职院校档案管理逐渐朝着信息化方向转变,想要保存档案,不仅可以利用纸质形式来保存,同时也可以根据学校的档案情况,为其设置电子档案保存平台,整理电子档案的内容,提高档案整理效率。所以在开展科研或者教学过程时,需要对电子文件采用统一的管理方式,做好管理工作,同时也需要对电子文件做好统一的编排,将其存放在特定的数据库当中。这样才能保证后期信息查询更便利,并且不断提高高职院校电子档案管理水平,保证学校在未来发展上更加顺利的同时,也能为我国培养更多高素质人才。
使资料查询更加快速高效
信息化时代,利用信息化管理方式开展高职院校档案管理,能够保证学校在查询档案信息时更加便利。将信息化技术以及计算机技术应用在高职院校档案管理当中,可以确保工作人员能快速地查阅所需要的信息,确保档案利用效率得到大幅提升。随着当前档案管理朝着信息化角度转变,档案管理受到空间以及时间的限制会越来越少。同时,使用人员可以更加灵活地查询相关的信息,这也是与传统纸质档案查询截然不同的一部分,因为在查询纸质档案时,只能在固定的时间内完成档案查询,这就使查询效率大大降低。随着当前档案信息化管理逐渐发展,档案使用人员可以在固定的时间段提高档案查询速度,扩大查询范围,并且保证档案具备极高的利用率,最终发挥其真正价值。
当下高职院校档案管理工作所面临的问题
缺乏规范的档案管理设计工作
在高职院校管理过程中,档案管理有着不可忽视的作用。但目前我国在开展高职院校档案管理工作时,也面临着较多的问题。这主要是因为档案管理设计在进行过程中,频频出现缺乏规范性操作的情况,导致档案的使用受到影响。在高职院校开展档案管理设计时,规范性缺乏主要体现在以下三个方面:一是在对档案的封面进行设计或者在装订过程中,未能按照相关规定,一步一步完成,这就导致档案封面有些许不同,无法更好地查询所需要信息。在日常工作中,工作人员会因各种主客观因素,难以意识到档案工作的重要性,此时就会导致档案应具备的规范性受到严重影响。二是在进行档案管理时,缺乏完善的档案信息。这主要是因为在收集档案信息时,未能完整地收集到与档案有关的内容。三是管理人员未能仔细地整理檔案信息,最终导致大量档案资源流失,影响档案管理的整体质量和水平。
档案管理人员专业素质较低
一方面,在进行档案人员配置时,很多高职院校未能配备专业的人员,导致在档案设计与管理过程中,未能体现出档案管理的专业性,使大部分档案管理工作过于形式化,直接影响到高职院校在档案管理时的整体质量。另一方面,学校对档案管理重视度不够,同时也未能做好培训与培养工作,直接影响到档案管理的系统性和完善性,并且在一定程度上影响了管理质量。所以要想不断提高档案管理的整体效率和水平,管理人员需要具备良好的素质。
未能及时更新档案管理设备
目前来看,很多高职院校在档案管理过程中,仍采用传统的管理模式,未能随着时代的发展逐步更新,最终影响到档案管理的效率。通过调查发现,很多高职院校在管理档案过程中,仍以纸质管理为主,这种情况导致档案存在较大的存放难度,比如所需空间较大,并且在管理过程中,容易出现档案资料损坏或者缺失。除此之外,很多人员也未能重视档案管理工作,未能加大资金投入力度,由此也难以及时更新档案设备。该问题的出现,最终会影响到高职院校档案管理的整体质量。
缺乏完善的评价体系,影响档案管理人员的工作积极性
我国大部分高职院校在测评专业技术人员工作时,主要采用职称评定的方法,基本的评定指标以科研奖励、理论教学水平等为主,随后做好量化表打分工作完成评定。有的学校职称评定标准向教学科研一线人员倾斜,对非教师系列的职称指标设置较少,或者在岗位晋级上也倾向于一线教师。而对于当前的档案管理人员来说,他们所从事的工作以服务为主,如果直接将其与从事科研或者教学的专职教师放在一起竞争,对于档案管理人员而言,是缺乏公平的。因为档案工作人员无法像专职教师或者科研人员那样,有机会获得更多的教学奖励、也无法在科研方面钻研较多,而这严重影响到档案人员论文发表数量,影响其主持科研课题以及获得成果,所以对于档案管理人员而言,采用这种评价方式,会直接影响到他们在工作当中的积极性和主动性。
新时期背景下提高高职院校档案管理质量的主要策略
对于领导责任进行强化,确保档案管理工作更加完善
为了保证档案管理工作进行顺利,一是需要档案管理人员和学校领导进行沟通,保证双方可以从档案管理所面临的问题出发,将切实可行的工作思路加入其中。并且作为领导人员,应当主动肩负起应承担的责任,在管理过程中,采用垂直管理方式,确保一事一议。二是需要加强档案管理人员的职业道德,鼓励他们热爱自己的本职工作,在工作中产生归属感和幸福感,让他们意识到工作的必要性,积极转变原有的意识,这样才能确保档案管理具备规范性。三是相关部门要定期组织档案管理人员进行岗位练兵、培训研讨等,及时更新档案管理内容,分享已获得的管理经验。四是相关部门需要监督和检查档案管理情况,确保制定完善的奖惩体制,保障工作推进更加有序。
比如在开展档案管理工作时,为了保证相关的细节落实,需要保证销毁、清退、整理、收集等多个工作都能按照要求逐步进行,无论哪个环节出现问题,都要保证责任落实到个人身上。档案修复、库房管理涉及到较多的细节,如果档案管理人员出现疏忽,那么很容易出现问题,为了避免这种情况发生,应当做到层层有落实、事事有人管。
推荐阅读:大数据环境下的高校档案信息化管理
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