大数据环境下的高校档案信息化管理

来源：核心期刊咨询网时间：2022-03-17 11:4212

摘要：摘 要：随着信息化时代发展，大数据手段在高校档案管理中的应用范围得以扩展。通过大数据手段可以维持高校档案信息化管理实施效果，从而处理高校档案管理面临的僵局。本文针对大数据环境下高校档案信息化管理进行研究，阐述高校档案信息化管理的重要性和实际开展要求，

　　摘 要：随着信息化时代发展，大数据手段在高校档案管理中的应用范围得以扩展。通过大数据手段可以维持高校档案信息化管理实施效果，从而处理高校档案管理面临的僵局。本文针对大数据环境下高校档案信息化管理进行研究，阐述高校档案信息化管理的重要性和实际开展要求，之后介绍大数据环境下高校档案信息化管理问题，并在优化措施支持下处理高校档案信息化管理问题，确保档案信息化管理可以满足高校各项工作稳步开展要求。

　　关键词：大数据;高校档案;信息化管理

　　引言

　　大数据技术是以数据为本质的新一代革命性的信息技术，在数据挖潜过程中，能够带动理念、模式、技术及应用实践的创新。在大数据环境下，传统档案信息化模式已经不能满足高校各项工作开展要求。这就应对大数据环境下高校档案管理模式进行信息化处理，使得高校档案管理与大数据时代下高校综合发展水平得以提高。当然也应根据大数据模式对高校档案信息化管理存在的问题进行有效处理，突出大数据环境下高校档案信息化管理的必要性，彰显高校档案信息化建设的重要意义，借此为高校各类档案资料全面管理提供有效参考依据。

　　1 高校档案信息化管理的重要性

　　依照大数据时代发展趋势对高校档案资料开展信息化管理本就具有明显的重要性，其主要表现在以下几个方面：第一，做好高校档案信息化管理可以为智慧校园建设提供重要支撑，彰显档案管理与高校各专业综合教学之间的关联性，保证纸质档案与电子档案之间协调配合力度，必要时也需要借助大数据手段推进纸质档案向着信息化档案方向转变，继而为大数据环境下智慧校园建设提供有力支持。第二，通过信息化管理模式可以对高校档案资料收集、整理、利用等基础工作流程进行规范化处理。强化计算机设备在高校档案管理中的作用效果，也能在强化高校档案信息化建设力度的同时提升相应管理工作实际开展水平，从而帮助管理人员在短时间内了解档案资料上的各项信息，极大程度地提高各项档案资料的利用率，使得大数据环境下高校档案资料综合管理水平得到进一步提高。第三，对高校档案资料进行信息化管理还能拓展相应服务领域，保证特色档案服务的落实程度和相关工作现实开展效果，借此彰显大数据环境下高校档案信息化管理的重要性，使得档案资料在高校各项管理工作中的作用得以彰显。同时信息化管理也可以为档案资源综合保护和高效利用提供有力支持，使得信息化档案资料的管理和应用符合高校现代化发展要求[1 ]。

　　2 大数据环境下高校档案信息化管理存在的问题

　　2.1 档案管理制度缺失

　　多数高校的档案信息化管理尚且处于初步阶段，进行档案信息化管理时还缺乏完善的规章制度，这就会造成大数据环境下高校档案信息化管理因为各项规章制度不够完善合理而出现问题，高校档案信息化管理也会因为缺乏有力指导而受到限制。不同档案资料在信息化管理过程中需要规划的规章制度存在差异，如果不能实时更新调整高校档案信息化管理制度，也会造成高校档案信息化管理面临较为严重的阻碍。

　　2.2 档案管理流程混乱

　　如果没有根据合理要求进行高校档案信息化管理，就会造成大数据环境下高校档案信息化管理流程过于混乱，直接影响大数据环境下高校档案信息化管理效率和档案资料的实际作用。开展高校档案信息化管理时会因为档案资料分类不够准确合理而面临诸多影响，档案管理部门不能按照准确分类开展有效管理工作，影响大数据环境下高校档案信息化管理实施效果，大数据手段和相关技术在高校档案信息化管理中的作用下降，这也会导致高校档案信息化管理周期延长，大数据环境下高校档案信息化管理出现各项风险问题的可能性越来越高[2 ]。

　　2.3 档案管理风险频发

　　对高校传统纸质档案资料进行信息化转变时，可能会因为相关系统运行缺陷和规章制度不够准确合理而出现各项风险问题，加大高校档案资料在综合管理和信息化转变过程中出现基础信息缺失和准确性下降的问题，高校档案信息化管理难以连贯有效地开展，高校档案信息化管理与大数据时代发展和各项业务工作具体实施要求之间的差距越来越明显。高校档案管理部门也不能对各项风险问题进行全面有效处理，大数据环境下高校档案信息化管理各项风险问题也越来越严重，严重到影响各项档案资料在高校综合发展中的作用。

　　2.4 档案管理难度过大

　　由于高校档案管理过程中需要考虑的基础项目比较多，造成高校档案信息化管理难度过大，大数据环境下高校档案信息化管理会受到诸多限制。同时高校档案信息化建设与各类档案资料管理要求之间存在较为明显的差距，在缺乏信息化系统和合理平台情况下开展高校档案管理，必然会导致高校档案信息化管理各项问题频频发生。此外，按照大數据时代发展要求开展高校档案信息化管理时没有在其中投入足够的人力、物力和财力，高校档案信息化平台建设不能满足具体管理工作良性开展要求[3 ]。

　　2.5 档案人员素质低下

　　现阶段我国高校中档案管理人员自身综合素质相对低下，相关人员对于计算机专业知识和档案管理规章制度不够了解。为减少人力成本支出，高校进行档案管理时通常聘用无关紧要的兼职人员，这也会导致大数据环境下高校档案信息化管理缺乏足够人力支持，高校档案信息化管理的效果和基础业务工作的连贯性也会受到很大影响，大数据环境下高校档案信息化管理各项基础要求不能有效落实。

　　3 大数据环境下高校档案信息化管理的优化措施

　　3.1 完善档案信息化管理制度

　　从大数据时代发展角度出发，依据《中华人民共和国档案法》，明确开展高校档案信息化管理前期必须对应用在其中的规章制度进行完善处理，这就可以为高校档案信息化管理提供合理标准和规范，有效推进高校档案信息化管理更加合理地开展。就目前来看，应用在高校档案信息化管理中的规章制度包括《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《数字档案馆建设指南》等。在大数据环境下开展高校档案信息化管理时也应对应用在其中的规章机制进行更新调整，出具符合高校综合管理要求的档案信息化管理条例，借助准确制度解决高校档案信息化管理面临的阻碍和不合理地方，按照规章制度对参与到高校档案信息化管理中的工作人员进行有效的职责权限划分，为调整大数据环境下高校档案信息化管理问题提供有效参考依据，借此彰显完善规章制度在高校档案信息化管理以及风险问题调整中的实用价值[4 ]。根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，自2008年9月1日起施行。高校在制定信息化管理制度的过程中必须要严格依据规范要求，制定相关的部门档案收集、归档和利用等工作制度、规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

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