新时期档案管理的特点及优化策略

来源：核心期刊咨询网时间：2021-10-13 09:5112

摘要：摘要：信息化、技术化的发展，为档案管理工作带来重要的发展契机。一方面，档案管理工作的重要性更加突显，档案管理工作的应用领域不断扩大，使档案管理在社会管理系统中的地位和作用更加突出。另一方面，档案管理在发展中沿用传统的管理模式，难以与当前的

　　摘要：信息化、技术化的发展，为档案管理工作带来重要的发展契机。一方面，档案管理工作的重要性更加突显，档案管理工作的应用领域不断扩大，使档案管理在社会管理系统中的地位和作用更加突出。另一方面，档案管理在发展中沿用传统的管理模式，难以与当前的发展需要相匹配。基于此，本文详细分析了新时期档案管理的特点及优化策略。

　　关键词：新时期;档案管理;特点;优化策略

　　引言

　　要实现档案管理工作的创新发展，就必须对档案的主要形式、管理方式进行调整，借助档案管理机制的改革实现档案管理工作的有机调整，从而实现档案管理水平的提升，满足现代社会的档案管理要求。从现有的档案管理经验来看，新时期的档案管理工作可以从线下转变到线上，也可以实现从实体到虚拟的转变，档案管理工作的创新方法并不单一，在未来，档案管理工作的创新将迎来新的选择。

　　1新时期档案管理工作的主要特点

　　1.1档案管理电子化、数据化

　　随着技术的不断进步，人们已经逐渐迈入了信息化时代，信息技术应用到人们学习、工作中的各个领域，并逐渐成为必要可少的重要组成部分。对于档案管理工作来说，也正在向着信息化、电子化、自动化、智能化的方向发展。与传统的档案管理模式相比，电子化的管理方式不仅能够提升管理的实效，减少对于空间的占用，而且在后期的查阅与利用中也更加便捷，极大地提升了档案管理的应用水平和使用范围。档案管理电子化带来的一个重要影响就是档案管理的一体化，也就是说档案资料在转化为电子数据之后，能够直接实现一体化传输，直接存储到档案数据库中，减少了中间程序，也能够极大提升了工作效率。

　　1.2档案信息资源海量增加

　　随着经济社会的不断变化，相应的人们生产的信息记录也更加丰富，与传统的档案管理工作相比，人们需要处理的信息，在范围和数量上都实现了快速增长。这些对档案管理工作提出了比较大的挑战，如果仅仅依靠人工的力量，在速度和时效上都十分不足。通过建立电子信息系统，能够将各种档案信息上传到云端，在一定的权限限制下，人们能够比较方便快捷的实现对档案的调取与查阅，进而极大的节省了查阅档案信息所耗费的时间成本，能够更好地推动档案信息的实效性提升[1]。

　　2新时期档案管理工作中存在的不足

　　2.1档案管理制度不合理，管理实效低

　　档案的功能、分类不尽相同，在围绕档案管理工作制定科学可行的档案管理制度的过程中，要充分强调对档案性质的归纳，重视档案本身所具有的记录功能、管理功能，才能使档案管理工作发挥出最大的价值。但部分单位在档案管理活动中舍本逐末，过度强调对档案的管理，忽视了对制度的调整，这就导致档案管理工作中出现了诸多问题，如部分档案的分配、调用并不合理，职工档案与单位档案混为一谈，导致后续的档案调用、调整工作受到严重影响，档案漏记、错报问题更为常见。

　　2.2档案管理设备不到位，管理难落实

　　对于档案管理工作来说，线上管理技术、管理设备的使用效率直接影响到档案管理工作的最终效能。目前，大部分单位的档案管理工作都依靠实体管理、档案清查等机制来完成，档案管理工作的间隔时间长、管理效率差，档案管理的整体质量很难得到保障。在后续的档案管理工作中，档案的收集、利用与开发无法得到落实，导致档案管理工作难以达到预期标准。线上建立数据库，线下配备档案管理设备，这样的档案管理机制才能完成档案管理工作的创新[2]。

　　3新时期档案管理提升的有效策略

　　3.1强化对于档案管理重要性的认识

　　想要提高新时期档案管理工作水平，使其更好地与新时代的发展诉求相契合，就需要首先转变观念，要将传统的将档案管理工作定位为文化收发的错误思想中解放出来。相关的领导干部要以身作则，上行下效，重视现代化档案管理工作的建设与投入。要在单位中形成宣传合力，使各个部门都认识到档案管理的价值，并且在工作中主动配合。另外，要加强对于档案管理的工作人员的监督，提升档案管理工作的实效性，建立健全相应的绩效考核，提升工作人员的责任意识，促进档案管理工作能够保质、保量的高水平完成。

　　3.2加强档案管理中的信息化、數据化

　　要加强对于档案管理的技术投入和资金支持，目前社会信息化、自动化的趋势更加明显，传统的“人工为主”的档案管理模式已经不能充分满足现代档案管理的需要，整体效率十分低下，并且也不利于档案资源的有效开发、高效利用。针对这种情况，加强档案管理的信息化、数据化迫在眉睫。要将传统的实体存储升级为数字化存储，将传统的人工为主转变为技术为主。想要实现这一目标，需要完成两项基础性工作，第一将档案电子化，要将单位内部的纸质档案通过扫描等处理实现数字化。这一过程要注意信息的准确性和实用性。第二，建立单位内部的档案数据库。想要实现后期档案管理的一体化，实现共享性、开发性、服务性的档案管理信息网络和网络建设，在建设中要注意与相关部门、相关项目的有效协调。在信息化的建设初期往往需要投入大量的资金，但是在后期档案管理信息化的优势就能够更加明显地体现出来[3]。

　　3.3权限创新，加大管理力度

　　档案管理工作中的权限问题不容忽视。以往的档案管理活动中，档案的调用、更改较为自由，档案管理权限较为分散，在获得上级领导的允许之后，职工与部门便能够进行档案的更改工作，在这种情况下，档案管理的整体质量难以得到保障。对管理权限进行重新划分，建立明确的权限管理制度，在提升档案管理的有效性的同时，也能够在一定程度上解决档案管理工作中存在的负面问题。有关单位要针对不同的档案管理要求设计档案管理权限，在细化权限的具体职能的同时，建立更为完善的档案管理责任制度，全面落实档案管理工作。

　　结束语

　　新时期，档案管理工作机遇与挑战并存，针对现代社会信息化快速发展的时代背景，相关的单位领导和档案管理的工作人员要提升对于档案管理重要性的认识，应用先进的技术，加强档案管理中的信息化、数据化，同时要增强工作人员的业务能力和专业素养，不断优化档案管理的管理制度和流程规范，使档案管理工作能够高速度发展、高质量运行，更好更健康地体现出应有的价值。

　　参考文献

　　[1]韩丽丽.新时期档案管理工作存在的问题及对策分析[J].中外企业家，2019(21)：126.

　　[2]叶华英.新时期档案信息化管理研究[J].兰台内外，2019(12)：31-32.

　　[3]朱惠.新时期档案管理工作管窥[J].作文成功之路(中)，2018(12)：18

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