当前企业档案管理工作存在的问题及改进策略

来源：核心期刊咨询网时间：12

摘要：摘要：在现代企业管理中，档案管理是一项重要的工作任务。高质量的档案管理工作，可以全面记录企业发展的历程，可以为企业管理运营的决策提供可靠数据支撑，可以为企业长远发展规划正确方向。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档

　　摘要：在现代企业管理中，档案管理是一项重要的工作任务。高质量的档案管理工作，可以全面记录企业发展的历程，可以为企业管理运营的决策提供可靠数据支撑，可以为企业长远发展规划正确方向。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。本文阐述企业档案管理工作的基本概念，指出当前企业档案管理工作的基本要求，介绍企业档案管理工作的基本作用，分析当前企业档案管理工作中存在的问题，并提出改进策略，以供参考。

　　关键词：企业 档案管理 策略

　　现代企业在运营和发展的过程中，会产生大量的数据、文件等档案资料，内容涉及企业管理的方方面面，直接关系到企业发展的记录、企业决策的依据和企业发展的规划等重大事项。因此，档案管理是现代企业管理工作的重要组成部分。但在现实中，很多企业不能够充分认识到档案管理工作的重要性，档案管理往往成为企业管理整体工作中的薄弱环节，不能满足现代企业发展的需求。在此背景下，如何解决当前企业档案管理工作中存在的问题，并采取行之有效的措施加以改进，以充分发挥档案管理工作的积极作用，成为现代企业管理者必须重视的研究课题。

　　一、企业档案管理工作的基本概念

　　企业档案管理工作主要是指，对企业内部的档案资料进行收集整理、归纳统计、分类保管和提供调取查阅服务的工作。企业档案管理是一项复杂的系统性工作。从档案类型上区分，就有人事档案、財务档案、设备档案、固定资产档案、安全生产档案、教育培训档案、行政档案等多个类型，涉及企业经营生产的各个部门和环节。从工作属性上区分，企业的档案管理部门自身并不能直接产生档案资料，而是需要企业各个部门在实际工作中形成相关资料，由档案管理部门进行资料价值的甄别判断，并收集整理，因此，该项工作有管理属性。同时，档案的收集整理要求全面系统、真实可靠，其有着一整套完整的规范性操作制度标准，且档案的保管对环境的温度、湿度有着严格的要求，特别是现代的电子档案，更需要相关数字技术设备作为硬件保障，因此，该项工作还有着专业技术属性。档案管理工作的效能发挥，体现在档案的运用上，档案管理工作中重要的一环，就是要提供检索和查阅服务，为企业决策提供依据，因此，档案管理又有着服务属性。

　　二、企业档案管理工作的基本要求

　　(一)对档案资料真实性的要求

　　档案资料是企业管理者对企业经营和发展做出正确决策的关键依据，因此，档案资料的真实性至关重要。只有真实的档案资料才是有价值的，任何含有虚假成分的档案材料，不但不能记载和反映企业经营和发展实际情况，而且还会给企业的决策带来错误的引导，使企业蒙受重大损失的同时，也会严重影响企业的社会形象，这在现代企业发展中，是决定企业生存发展的重大问题。

　　(二)对档案资料系统性的要求

　　在现代企业运营管理中，各部门分工精细，各环节衔接紧密，由此产生的档案资料较为庞杂。这就要求档案管理工作中必需严格地遵循系统化的原则，高效地将原本零碎、分散的各种数据、文件进行系统梳理整合，建立起科学细致的类别区分。这样，一方面便于档案资料的分类保存，提高档案整理的工作效率;另一方面便于检索和查阅档案，提高档案管理工作为企业决策的服务质量。

　　(三)对档案资料全面性的要求

　　档案的收集、管理和储存等各个环节，都要关注到档案资料的全面性，不但企业内部运营产生的数据、文件等是档案管理工作的内容，而且涉及企业有关的各种信息，也是档案收集的对象。例如，媒体对企业的相关报道材料、客户的重要反馈信息、企业承办社会活动的资料等，都是企业发展的重要见证，都必须及时全面地纳入档案管理之中。

　　(四)对档案资料保密性的要求

　　企业的档案资料可以分为一般型档案和机密型档案。在现代市场经济高度发展的社会，企业之间竞争异常激烈，企业的财务信息、技术信息、客户信息等，都是本企业的核心机密，属于机密型档案，一旦外泄会给企业带来难以估量的损失。对于机密型档案，在档案管理工作中一定具有高度的保密意识、严密的规章制度和必要的技术手段，确保档案信息的安全。

　　三、企业档案管理工作的基本作用

　　(一)为企业管理者作出正确决策提供可靠依据

　　企业管理者的决策是否正确，直接决定了企业的效益高低，重大决策还会直接关系到企业的生死存亡，因此决策需要非常慎重严肃。一个正确决策的作出，需要企业管理者充分了解当前企业的财务、人员、技术等方面状况，同时也要获取较为全面的市场信息，而提供这些资料则是企业档案管理部门的职责所在。此外，作出关乎企业前途的重大决策，还需要参考企业发展历史上的相关决策内容、企业人力资源的配备及流动、企业技术储备信息等，这些资料则完全由档案管理部门来掌握。

　　(二)促进企业内部工作效率和质量的提升

　　档案管理统一整合了企业所有档案资料，形成了一个完整的企业信息库。在激烈的市场竞争中，商机稍纵即逝，如果企业管理者和各部门需要相关资料而无法及时获取，便会造成时机贻误。档案管理工作有效地避免了各部门各自保管资料，不便于分享流通的弊端，可以随时提供企业全面的信息，从而提高了工作效率，也最大化地发挥出档案资料的价值。

　　四、当前企业档案管理工作中存在的问题

　　(一)对档案管理的重要性在认识上不够充分

　　档案管理工作并不能直接产生经济效益，而且档案管理需要配备一定的人员，档案存储也对湿度、温度、防火等有着较高的要求，需要进行相应的硬件投入。对于追求经济效益最大化的企业经营者而言，其对档案管理部门的重视程度远不如营销部门、生产部门、技术部门等能够直接决定企业经济效益的部门。因此，档案管理工作在很多企业中处于边缘地位，得不到应有的关注与支持。有的企业只是由财务部门负责财务档案，人事部门负责人事档案，其他的档案资料没有设置专门岗位进行收集管理，更没有打造档案所必需的硬件环境，造成大量有价值的档案资料流失。

　　推荐阅读：发表档案方向论文的核心期刊有哪些

转载请注明来自：http://www.qikan2017.com/lunwen/wyi/19382.html