企业档案管理的问题与策略

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摘要：摘 要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的企业在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于企业来说，不但记录这企业的产品、生产、经营等行为，还为企业未来的

　　摘 要：伴随着国家经济建设的不断发展，不少的企业在时代的浪潮当中也获得了广阔前景和发展机会，而在企业不断发展壮大的同时，对于企业档案管理工作的要求随之越来越高。好的档案管理对于企业来说，不但记录这企业的产品、生产、经营等行为，还为企业未来的发展打下的夯实的基础，创造出优渥的条件。规范企业档案管理，在当下市场经济大环境下，对于企业来说十分重要。

　　关键词：档案管理;企业;发展;问题

　　企业档案记录了企业在发展历程中的所有资料，对于企业的发展做着详实的记录，对企业未来发展有着极为重要的参考价值。目前，企业档案管理工作仍旧存在着许多问题，需要进一步规范化档案管理流程，以确保企业未来稳态发展。

　　一、企业档案管理的重要性

　　企业档案能够真实的反映出企业各个项目和生产经营的情况，不但是企业中的一份信息资料，是组成企业资产的重要部分，更是企业未来发展的基础。好的档案中完善地记录着企业人力资源的细节性信息，从而让企业能够依据档案中记载的人员行为和功劳，在有职位升迁、裁员减缩、事故处理等需求时，予以相对应的奖惩措施，保障企业的长远、可持续发展。好的档案管理可以帮助企业增强知识储备和技术储备，保障知识产权与企业机密，为企业未来的发展机遇强有力的后勤保障。同时，好的企业档案管理可以帮助企业在未来的发展中的抵御风险的能力，在法律纠纷当中提供重要凭证与依据，帮助保护企业利益和法律权益。最后，企业档案管理还能够帮助企业建立自身企业文化，通过档案资料向员工们展示出企业发展历程，增强员工对企业的归属感及认同感，陶冶员工素养，提高企业形象。

　　二、企业档案管理的问题

　　1.信息化程度较低

　　目前，仍旧有着不少企业使用通过人工的形式进行档案管理工作，在信息化进程不断加深的过程中，一些落后的档案管理工作也随着显现出来，在实际工作中引发了不少问题。首先，信息化程度较低。在企业的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与企业变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善，如笔者所在的各个企业也积极探索自身变革，从而发展自身的核心竞争力。企业对自身的体制、机制、企业架构等都在不断完善，以应对市场环境中风云变幻的条件因素。在这个过程中，人们更注重短期、直观、看得见的收益，更看重生产经营部门或产品营销人员的工作，但却没有意识到档案管理对企业长期发展的重要意义，对档案文件的收集、整合利用、归档放置等工作事项，仍没有足够的重视，也没有应用较为先进的信息技术予以改进。信息化程度较低也让企业的档案管理效益难以与企业发展相适配，若想要归类整合、查找利用档案，则一般需要在大量故纸堆中耗费许多时间，也影响了档案资料的可保存期限和保存的便捷性。

　　2.档案管理不够重视

　　由于档案保管的特殊性质，需要将文件材料保存在一定湿度、温度且防火防水的环境，企业大多数档案没有配备温湿度调控设备、防火设备，对档案保管带来极大安全隐患。由于没有采购相关设施(档案柜、保险柜)及租赁或建造场地(档案室)存放文件材料，文件资料的存放相对较为随意，容易造成文件材料丢失、缺失，不利于档案保管工作的进行。而且，从档案的主体明确性来看，企业档案工作不应当只限于对人力资源的人事档案管理，而应当注意设施设备档案、企业各种活动的档案记录等，从而保障企业能够拥有支持自身发展的重要档案资料。当前不少企业的对档案管理的重视程度不够，档案主体观念存在偏差，使得企业开展的档案工作常常未能把握其主体性关键，对企业发展形成的、具有影响和促进企业发展的价值档案，常常难以有效的进行开发利用，从而影响了企业档案重要价值的发挥。档案管理不够重视也让企业的人力资源流动，常常影响文件、技术的档案资料也随之流失，还有一些企业的档案工作会因为让位于当时的生产经营而在改制中被挤脱，不利于企业的长远发展。

　　3.档案管理制度不健全

　　在实际档案管理的过程当中，很多企业没有针对档案管理制度和档案管理流程进行完善，没有对档案管理进行一个标准的统一，导致实际的过程中会存在着很多问题，大大降低了档案的信息的准确性、有效性。导致企业需要运用这些档案的时候，没有办法很快地提取出有效的信息，无法满足档案管理的标准化和规范化，影响了档案信息管理的质量。

　　例如曾发生的档案文件恶意篡改事件，就是一些不法分子借着一些企业档案管理制度不健全、有疏忽和漏洞的空子，就恶意地篡改了档案这一严肃性文件中的资料，使其不再具有准确性和有效性。而档案文件无中生有、伪造虚构的资料内容，也使得想要利用档案资料做升职降职、福利补贴安排的企业，难以从中提取真实有效的信息、做出公平公正的决策，对我国整体的档案管理带来恶劣的影响。

　　4.档案管理人员专业素质低

　　在企业档案管理的过程中，档案管理者是一个十分重要的角色，对于档案管理工作发挥着主要作用，这就对其自身的能力和职业素养要求十分之高。目前很多企业在档案管理工作中，管理人员专业素养都较为低，缺乏专业的知识，没有对应的学习能力，与当下信息化的档案管理脱节。这就导致了很多企业档案管理人员仍旧遵循着传统的档案管理方式，不对原有的企业档案管理流程优化和创新，严重阻碍了企业档案管理工作的发展。从以上问题分析可以看出，企业现有的档案管理工作已难以适应企业的发展要求，也难以发挥档案资料对企业发展的重要促进作用，因此应当在对档案管理更为重视的同时对其进行改进、改革，但当前档案管理人员专业素质低的现实问题，也阻碍了档案管理的实际发展。为了改革和发展档案管理工作，让其更适应企业的发展要求，这个过程也对企业的档案管理人员有了愈发严格的要求，包括正确的政治思想水平，对计算机知识、技术的专业能力，对工作的认真、细致的态度，这些都是更好的运用档案管理，推進企业健康发展的档案管理人员要求。然而，当前我国很多企业档案管理工作人员自身的工作量、工作强度都比较大，大大分散了他们对于专业技能学习、培训的精力，对于档案管理工作的积极性也不够，这显然不利于档案管理工作人员的素质、专业能力发展。而且，根据笔者从业企业的档案管理工作电子化实践试点来看，管理人员在只接受初步培训的条件下，对如何保管各种电子档案物质载体，包括U盘、电脑主机等，都认识不够，对电子工具载体的管理并未像纸质档案的登记、记录和存放式管理，而是以在抽屉、桌面的随意摆放为主，影响了电子档案管理的安全性和稳定性。而且，直接将原有档案重要信息录入电子档案的方式，并未根据电子档案的特点落实和改进管理标准，让电子档案中各类型文件资料备份管理工作极为混乱。

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