档案管理归档整理分类技巧

来源：核心期刊咨询网时间：2021-10-23 10:4512

摘要：摘要：当今时代，档案管理是信息存储和查阅的一种基本形式，它为人类记载和流传着大量有效信息和数据，是关键的信息整理手段之一。随着信息技术和计算机技术的飞速发展，档案管理领域也有了十分显著的改变，让档案管理工作更加快捷、高效。在档案管理工作中

　　摘要：当今时代，档案管理是信息存储和查阅的一种基本形式，它为人类记载和流传着大量有效信息和数据，是关键的信息整理手段之一。随着信息技术和计算机技术的飞速发展，档案管理领域也有了十分显著的改变，让档案管理工作更加快捷、高效。在档案管理工作中，做好归档整理工作才能确保信息能够被及时查阅，并对档案长期保存和管理工作息息相关。基于此，本文深入探讨了档案管理中归档工作的整理分类技巧，旨在为不断提高档案管理工作的效率和质量提供帮助，希望给相关人士提供必要帮助。

　　关键词：档案管理，细致化，技巧

　　序言

　　近年来，我国档案管理工作不断精进和完善，档案事业取得快速进步和发展，档案管理给社会和人们提供了更好的服务和价值。同时，档案管理需求量随着社会发展不断增加，这对档案管理工作特别是档案归档整理分类工作提出了更高的要求。只有重视档案分类管理工作，采用多种途径进行档案分类管理的创新和改革，掌握有效的归档整理技巧和方法，才能让到档案分类管理这一关键环节发挥其应有的作用。因此，探索档案管理分类整理的科学方法和技巧十分必要。

　　一、利用信息技术开展档案归档整理工作，选择科学电子档案整理方法

　　现阶段，信息技术的快速发展已经改变了很多行业的生产方式和运营方式，推动社会和人们生活都发生了翻天覆地的变化。与此同时，互联网和智能信息技术更是渗透在人们生活中的方方面面，成为人们生活中不可缺少的一部分。对于档案管理领域而言，电子信息和大数据技术也给这个行业发展带来了新的活力，特别是当前电子档案的不断发展，给档案管理工作带来意义非凡的改变。在传统档案管理中，往往采用纸质版进行存储、登记、查阅等工作，这整个过程中需要耗费大量人力资源和时间成本，而且档案管理工作还容易出现一些错误、漏失、查阅起来耗时耗力的情况，这让档案管理工作效率并不高。针对这种情况，档案管理工作应该积极改变传统管理观念和模式，充分利用信息技术建立电子档案，充分实现电子化归档管理系统，让归档管理工作更加规范、便捷。电子档案是时代发展的产物，符合人们对于档案管理工作的高需求，也能为人们提供更为高效直接的档案服务。电子档案改变了传统的纸质档案归档方法的，让归档管理程序上更加精准性、规范化，并且大大节约了人力资源和时间资源。因此，在进行档案归档管理工作时，可以选择更为先进的电子档案的归档软件进行归档整理，以进一步提高归档整理工作的时效性。基于此，档案归档工作人员应不断的提高专业技能和水平，学习相关电子档案归档整理知识和技巧。

　　二、对于不同内容和性质的档案采取合适的方法进行归档管理

　　档案归档管理工作中，存在大量不同单位和不同内容的档案，在对这些档案进行归档管理时，应针对其特性选择相适应的归档方法，不同类别的档案应组成不同的保管单位，保管期限不同的文件也对应在不同案卷中保存。档案中按照保管年限分为几种类型，依据不同的保管年限应该保存到不同的档案盒内。同时，各个机构不同以及机构内部不同部门的文件都应该按照其类型不同进行归档管理，不同混同在一起，其中由于会议文件，或者单独记录某件事件的档案和其它文件不属于同类应该分开归档。在选择归档方法时候，相关档案归档管理人员还应该掌握一定的细分方法和技巧。对于档案归档应该详细分析归档文件的级别、轻重和类别等方面，在归档时按照轻重缓急、上下级进行分类，这是整个归档工作中重要的一个步骤。在给归档文件进行分类之前，相关工作人员应该制定详细分类规则，确保各个部门按照相关规则做好档案级别管理工作，避免在进行归档工作时造成的重复工作和归档失误，可见，档案类别的细分也是归档工作中不可替代的部分。同时，对相关文档进行归档时，应该按照先重后轻的顺序进行归档，有必要先将重要的档案进行归档，再开展其它文件的归档工作，以确保归档整理能够高效进行。因此，对档案进行分类并且采取正确的归档方法能够在归档管理中发挥到事半功倍的效果，档案工作人员应该认真做好档案细分和归档方法选择工作，注重档案的细节，以让档案归档工作更加深入和细致化。

　　结束语：

　　综上所述，归档整理是开展档案管理的重要步骤，其管理效果优劣直接关系档案管理工作能否高效进行。相关档案管理部门应该充分认识到归档管理的重要性，积极选用高科技和信息技术开展归档管理工作，并挖掘多种归档技巧以形成更加完整系统化的归档管理工作，让档案管理工作更加便捷，同时大大提高檔案管理的可靠性，这既是社会对于档案管理工作的要求，也是档案管理工作顺利进行的必要基础条件。

　　参考文献：

　　[1]张海红.大数据时代医院档案数据管理研究[J].山西档案，2019(06)：86-92.

　　[2]杨文娜，张斌，李子林.国外科研记录与数据管理实践对我国科研项目档案管理的启示[J].档案学研究，2019(02)：122-128.

　　[3]徐拥军，张臻，任琼辉.我国档案管理体制的演变：历程、特点与方向[J].档案学通讯，2019(01)：15-22

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