企业数字档案馆的一些探讨

来源：核心期刊咨询网时间：2021-09-10 10:2012

摘要：一、背景 技术进步带来了社会经济政治方方面面的发展和变化，2017年12月18的中央经济工作会议提出：目前中国特色社会主义已经开始进入了新时代，如何促进国家治理能力现代化，追求高质量的发展已经成为目前我国社会发展的根本要求。现如今大数据和信息资源的

　　一、背景

　　技术进步带来了社会经济政治方方面面的发展和变化，2017年12月18的中央经济工作会议提出：目前中国特色社会主义已经开始进入了新时代，如何促进国家治理能力现代化，追求高质量的发展已经成为目前我国社会发展的根本要求。现如今大数据和信息资源的爆炸增长是信息时代显著的特征，怎样利用充沛的信息资源促进我国治理能力现代化是一个非常重要的问题。企业作为社会发展一个重要组成，提升其现代化治理能力是提升我国整体治理能力现代化的重要环节。档案工作管理作为企业信息资源治理的重要体现，应当发挥自己的作用，加快信息化转型，逐渐建立起现代化的数字档案室，促进企业的发展。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出：到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。本文对航空工业企业数字档案馆的建立作一些探讨。

　　二、企业数字档案馆的定义

　　《企业数字档案馆(室)建设指南》中指出，企业数字档案馆(室)是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

　　三、企业数字档案馆的特点

　　1.文件数量庞大

　　航空工业作为大型的现代的集研发、生产制造为一体的企业，其产品的开发从可行性论证开始，经过方案设计、详细设计、飞行测试，最后到定型阶段，每个阶段都会有大量的文件产生。同时在各个过程中都会有大量的更改情况出现，这也意味着更多的档案文件在此基础上产生。例如，某所的档案管理部门一年就收到了近10万份型号文件。

　　另外，航空工业作为典型的军工企业，其产品的制造往往呈现批量性的特征，无论是少品种多批量。还是多品种少批量，都有大量的产品产生，复杂多量的设计研发、制造文件给档案管理带来了巨大的挑战。

　　2.协同性强，档案复杂

　　航空工业涉及的行业和厂家非常的多，作为一个高技术制造产业，其产品的研发生产是一个异常庞大精密的产业体系。在外部来说，一个产品的诞生不仅需要设计和生产的主机场所的配合，同时关联着上下游庞大的配套辅助企业。在单个单位内部来说，在设计或者制造时其也需要各个部门的通力合作。这使得整个型号产生的文件异常的琐碎和复杂，对档案数字化提出了更高的要求，要力求归档文件的完整和协调。

　　3.保密性强，保密要求高

　　航空工业作为我国特大型的中央管理的国有企业，其业务范围同时涉及军用和民用领域。无论是为国防安全提供的先进航空武器装备还是为交通运输提供的先进民用航空装备，都涉及到了我国的国家安全和国家机密。在业务生产中产生的许许多多的文件也往往带有商密甚至国家秘密，这就要求航空工业档案管理部门在归档管理这些文件时尤其要注重整个档案管理系统的保密处理，在归档和利用时严格遵守保密要求。

　　四、企业数字档案馆建设的主要内容

　　企业数字档案馆的建设不是一个一蹴而就的事情，笔者认为应该从档案数字管理平台、数字资源建设利用、档案管理人员素质培养三个方面进行长期的探索。

　　1.档案数字管理平台建设

　　数字档案管理平台不是一个简单的档案管理软件系统，它是用于管理数字档案的信息平台，是应具备收集、整理、鉴定、组织、保存和利用存档数据的控制工具。档案数字管理平台应包括以下功能：(1)可以满足档案的基本业务管理需求，对企业在日常的业务生产中产生的文件进行数字归档，并对这些档案进行分组、组卷、保存和信息交互、档案检索、利用和反馈功能，满足日常档案管理的基本需要。(2)从文件全生命周期出发对企业产品模型开发数据进行动态管理，在目前实际的业务工作中，文件与档案不是一个简单的转变归档过程，在许多涉及对外的业务当中，本单位的文件已经实现归档，但从大的领域来看，该文件仍处于文件流转过程，仍在发挥业务作用，这就使得我们不能孤立的认识归档的概念，简单的处理文档的管理工作，我们应把这整个流程看做一个完整的生命周期，以实现产品数据从接收、分发、评估和销毁的控制和管理功能。(3)从前端控制的思想出发，档案数字管理平台的建设不能仅仅关注自身系统的管理，不能被动地等待文件流程进入系统当中。由于现实工作业务的复杂性，产生的文件往往具有多种多样的格式和属性，这对文件的归档提出了很大的挑战，在设计档案数字管理平台时应当从一开始的业务系统介入，在业务系统的设计研发时就考虑到归档的需求，加入一开始的设计，使得档案数字管理平台得到无缝连接和完整的收集和归档数据。(4)随着数字化技术手段在设计和制造过程中的应用，文件类型已经出现了越来越多的三维数据，对原有的多用于满足二维文件归档的档案管理要提出更高的要求，在新的档案数字管理平台中要充分考虑到二维图纸文件和三维数模的归档要求。

　　同时，档案数字管理平台在满足业务要求的基础上要加入保密管理的功能。具体来说，在构建安全保证系统时，我们必须首先维护基于加密技术的文件传输，维护传输和应用程序的安全环境。其次，通过对整个系统进行相应的防火墙、反病毒、反入侵检测技术，我们能够对维护电子文件的真实性做出一些保护。在日常的管理利用中，我们可以进行权限控制，通过设置管理、审计、安全权限划分，对不同的用户进行多层级安全权限控制，设置不同的权限，能有效保障电子文件的机密性和文件的安全性。通过建立对物理载体的保护事项，采取电子文件备份等措施能有效防止电子文件损坏丢失情况的发生。

　　2.数字资源建设利用

　　数字资源的建设和利用是数字档案馆建设的核心内容。丰富的数字资源库是支持产品型号研制的重要资源，对流通中的业务数据来说，档案数字管理系统要能及时地处理业务系统产生的电子数据，进行自动采集，并经档案管理人员鉴定整理之后保存，以加速传统档案向数字档案的转换，提高电子档案的标准化，促进各种形式的档案更加准确，可靠和全面。同时，企业中往往保存有大量的实物档案，包括以前保存的大量纸质文件和声像、照片等。档案管理人员不能忽视对存量档案的数字化工作，考虑到原有档案数量十分多，档案人员应先对其进行鉴定，收集重要的和保存时间过久的档案资源，及时对其进行数字化处理，转为数字档案资源。因此要进行一些基础性设施建设，包括數字档案馆(室)独立的办公场地、配置完整的档案数字化设备如计算机、扫描仪、打印机等。

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