数据化在档案管理中的探索与实践

来源：核心期刊咨询网时间：12

摘要：摘 要：数字时代档案管理工作发生了较大的变革，尤其是大数据成为社会发展主流的今天，档案管理工作更是与智能化、数字化等特征紧密联系在一起。进入数据时代，档案管理工作在面临越来越多机遇的同时，也面临着诸多挑战，本文从数字化、智能化等关键词出发，

　　摘 要：数字时代档案管理工作发生了较大的变革，尤其是大数据成为社会发展主流的今天，档案管理工作更是与智能化、数字化等特征紧密联系在一起。进入数据时代，档案管理工作在面临越来越多机遇的同时，也面临着诸多挑战，本文从数字化、智能化等关键词出发，对档案数据化模式进行思考和分析[1]，探索可以实现更加高效档案数据化管理模式和路径。

　　关键词：档案管理;数据化;探索;实践

　　0前言

　　數字信息时代为档案管理工作带来了全新的视角，也带来了全新的挑战。对于企事业单位而言，针对档案管理工作进行现代化管理模式构建，能够更好的帮助企事业单位发挥档案价值，更好的满足广大用户的需求。进入数字时代，档案管理部门及其工作人员应积极突破自身屏障，实现新时代档案管理事业的转型升级，充分发挥和利用大数据技术、云计算技术以及人工智能等先进技术，对传统工作模式进行调整，勇于创新，不断提高数字化档案管理水平。

　　1档案数据化模式构建过程中存在的问题

　　总体来看，档案数据化进入了一个全新的时期，对档案的管理模式、服务方式、质量效率等方面提出了新的要求，对比传统的档案管理是先将归档范围内的文件材料收齐之后再按照规定处置[2]，近年来在企事业单位转变观念，在构建档案数据化模式方面进行了诸多有益的探索，尤其是在信息化数据运用已成为主流模式的今天，档案信息资源的查询、获取更加快捷高效。但是在档案数据化模式构建过程中还存在逐多问题。

　　1.1重视程度不足

　　在数字信息时代，建立电子信息档案已成为发展的主流趋势，相关部门和地区应适应当前的发展，不断创新档案管理模式，利用新路径加快传统档案的数据化开发和转化，以期望提升档案服务质量，充分发挥档案资源的潜在优势。但是，现实工作中部分档案管理部门和工作人员对档案数据化重要性的认识不足，在电子档案的意识上还不够。

　　缺乏对电子档案的重视，在电子档案管理中还存在着制度不健全、操作不过关、转化利用效率低等问题。这样就存在一旦对大数据挖掘和分析技术、云计算技术等应用不到位，就会导致信息数据出现丢失、遗漏、重复情况，以致影响信息数据的准确性和完整性，究其原因在于档案管理上层机构对档案数据化模式构建重视程度不足，认识不到位。

　　1.2资源投入不足

　　档案信息资源具有来源多元、内容丰富、信息散布、数据繁杂等特性，对档案部门的档案信息管理控制能力和开发利用能力提出了很高的要求[3]。因此档案数据化模式的构建需要投入大量的人力、物力、财力等综合资源。在资金投入上，档案机构缺少专项发展资金;在设备投入上，一些档案机构缺乏基本的档案保存、管理设备，更谈不上相关保障和高效运行;在档案管理技术上，档案管理人员缺乏对大数据技术、云计算技术、摄影识别技术等缺乏规范性与深入性运用，更缺乏相应的专项技术培训，以致无法发挥出信息技术应有的成效;在人才资源投入少，缺乏高技能、复合型档案数据管理人才的培养，就区域划分上也存在人才队伍结构不合理、不均衡现象。

　　1.3制度管理不到位

　　从现有的档案管理现状分析档案数字化管理制度可知，现有的档案数字化管理制度还存在着不健全、不完善的问题，且缺少必要的标准性、程序性和一致性。对各级档案管理机构制度建设调查情况可知，大多数在数字化建设方面还没有建立健全相应的规章制度，即使有部分档案管理机构指定了内部管理制度，但大多数也只是停留在表面、流于形式，制度的执行、落实、监督不够，监督管理手段滞后，导致在实际工作中部分管理工作人员和存储、归档等操作人员出现流程不规范、把关不严格、操作不合理等问题，以致在档案数字化建设上常常会出现失误。

　　1.4安全保障不到位

　　档案数字化是指档案管理模式从以档案实体保管向以档案实体的数字化信息的转变过程。实行数字化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，网络的安全性和潜在威胁也日益显现出来。因此，档案管理工作人员在进行数字化管理时应充分保障档案信息的安全性。具体实践已证明，档案数字化管理过程中最为常见的问题之一是档案数据安全性问题，对该问题出现的成因分析可知，一是档案信息数据在大数据传输环节存在信息泄漏、攻击篡改、人为删除等风险外，还可能出现逐步失真等问题，将会直接导致数据安全受到威胁;二是大数据传输过程中，除数据未经相关授权私自使用和被攻击破坏风险外，还存在关联分析不到位造成数据泄漏风险提高。

　　1.5信息服务不到位

　　在数字化时代下，信息化已经渗透到了各个领域，信息化成了各单位生存发展的必要条件越来越多的档案信息资源形式以电子文件形式表现[4]，在进行档案资源收集、录入、整理、汇总时，往往会出现收集不够及时、录入不够准确、整理不够完善等问题，从而导致档案信息更新不到位、数据质量不高和结构简单等情况。而在对档案资料进行收录后，又存在开发深度与广度不够的情况，导致在档案数据信息资源转换过程中无法形成高质量的信息服务。且当前大部分档案在内容形式上，仍然以传统的纸质档案为主，档案信息数字化程度较低，电子档案的实际运用不充分，造成档案向信息化、数字化转化的基础工作不准、不实、不稳。就目前而言，档案资源数字化工作进展缓慢，自动化管理程度较低[5]，存在的主要问题是内容简单、模式单调、途径狭窄，在信息化、智能化服务方面还比较滞后，无法形成高效的信息服务机制。

　　2数字时代下档案数据化模式构建的发展路径

　　2.1加大投入，凝聚合力

　　从提升档案数据化程度出发，各级档案机构应遵循“数字化、标准化、规范化”工作思路，在硬件设施、软件开发、人才培养上加大投入，探索开展符合各单位实际的档案数据化管理模式，依托电子化档案管理系统，努力实现所有归档文件的一体化、数字化管理和专兼职档案员的专业化培养。国家和省一级档案机构应对下级档案机构多在项目资金、技术开展和人才培养等方面给予更多的支持，多渠道、多方式加快档案数据化管理进程，共同破解档案信息化、数字化程度不高的难题，奋力开创档案信息管理工作新局面。市县一级的档案机构应着重加强档案数据化管理软硬件设施设备建设，做实档案大数据信息化基础工作，为全省乃至全国各档案机构服务器之间的高效对接奠定坚实的基础，以便更好的服务用户在线上便捷快速的进行相关信息查询、检索与提取。

　　2.2完善机制，确立规范

　　档案机构应积极制定、完善与实际相适应的档案管理办法和规章制度，为档案数据化管理提供强有力的组织体系保障与制度机制支持。在搭建组织机构时，应秉持科学严谨、符合实际的态度，重点对制度建设的科学性、合理性、可操作性方面进行完善，为指导实际管理工作提供指导性依据。在完善制度时，应重点明确档案数据化管理工作的内容、流程、范围以及各级管理人员的管理职责。此外，按照档案数据化管理工作的要求，管理人员也要根据工作实际需要对管理制度进行及时、有效、合理的修订完善和调整，不断优化工作流程，以提高每一个工作环节的准确性、严谨性和可操作性，从而有效提升档案数据化管理工作成效。

　　2.3培养人才，提升素质

　　基于数字化时代对档案管理工作提出的全新要求，档案管理人员应注重对自身的技能水平进行不断提升。档案机构应重视开展专项化的培训，做到对培训内容的切实创新，以实现与时俱进，同步推进。档案机构在对管理人员进行培训时，还应注重对培训内容进行更新，即增加数据化管理内容，包括先进的信息技术，即大数据技术、云计算技术等。在进行具体的培训时，应注重培训形式的多样性，要能够从组织成规模的会议、管理经验交流活动等，帮助管理工作人员增长见识，充实管理经验体系。在科学与充分培训的前提下，在更多新技术的支持下，档案管理工作人员将逐渐认识到档案数据化管理的必要性与现实性，也更加能够在管理过程中根据自身经验对管理内容、管理方式等进行调整，从而能够充分发挥出人才在档案价值发挥中的引领作用。

　　2.4创新手段，升级发展

　　大数据时代下，管理工作人员应注重对当前的服务模式进行创新，以保证档案本身的作用真正被发挥出来。在创新档案服务模式时，档案管理人员应首先对数据信息进行深度挖掘，在大数据技术下，档案数据的自身价值可以被分类，并可以在创新应用视角下对档案内容进行调整，形成全新的档案数据内容服务体系，从而实现对档案知识服务框架的优化。在创新服务方面，应确保具备层级完善的档案管理组织结构，政府应提倡信息高度公开，不断提高档案信息对用户的个性化服务与用户新需求的满足感。在具体创新时，则要从信息检索方式、档案利用模式以及个性化信息服务方式等方面加以改进，确保档案数据信息资源供给质量，形成覆盖范围更广的档案服务网络格局。

　　3结语

　　当前我们已经迈入了一个全新的时代，数字时代的来临奠定了档案数据化管理工作的稳固根基，在此背景下，档案管理工作必然朝着智能化和数字化的方向发展。作为档案管理工作人员，要能够对当前国家的相关发展战略进行全面了解，由此研判檔案管理工作的发展方向，制定档案管理工作的现代化发展规划。国家、政府和基层机构应形成合力，并分别意识到在档案数据化管理工作中自身可能存在的问题，具备较强的解决问题的意识，共同商讨，在不断实践中丰富经验。档案管理工作人员在进行具体的数据化管理时，可以从以下方面出发，即加大投入、完善制度、培养人才、信息管理与服务改善这五个角度，全面推进档案数据化管理工作进程，实现档案管理工作的可持续发展。

　　参考文献

　　[1] 徐松.数字时代档案数据化管理问题研究[J].山西档案，2020 (2)：142-145.

　　[2] 陈雪燕，于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案，2019(5)：24-32.

　　[3] 杨来青.大数据背景下档案信息资源挖掘策略与方法研究[J].中国档案，2018(8)：60-61.

　　[4] 张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究：基于档案数据管理视角[J].山西档案，2019(10)：81-86.

　　[5] 畅静萍.创新管理模式 发展藏区档案事业[J].攀登，2011(1)： 125-127.

　　推荐阅读：档案管理专业职称好评吗

转载请注明来自：http://www.qikan2017.com/lunwen/wyi/20808.html