高职院校如何有效开发利用档案资源

来源：核心期刊咨询网时间：2021-06-26 11:2612

摘要：摘 要： 本文通过论述湖南M职业学院档案资源开发利用的现状与取得的成效，分析了高职院校档案资源开发利用中存在的不足，提出了从构建丰富的档案资源结构、创新档案利用服务模式、建立档案编研工作考核激励机制等方面加强、完善高职院校档案资源开发利用的路

　　摘 要： 本文通过论述湖南M职业学院档案资源开发利用的现状与取得的成效，分析了高职院校档案资源开发利用中存在的不足，提出了从构建丰富的档案资源结构、创新档案利用服务模式、建立档案编研工作考核激励机制等方面加强、完善高职院校档案资源开发利用的路径、策略。

　　关键词： 高职院校 档案资源 开发 路径

　　随着社会经济和信息技术的迅速发展，我们进入了信息资源大量增长和信息技术全面运用的新时代。高职院校档案从客观角度记载着学校真实、全面的历史发展轨迹，在教学评估、重大项目申报、各类专项督查审计等方面发挥着重要的凭证作用，能为学校领导制订长远的总体发展规划提供建设性的参考意见，是社会文化资源不可或缺的重要组成部分。2014年9月，中共湖南省委办公厅、湖南省人民政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，提出要深化档案信息的开发利用，充分挖掘档案资源的现实和历史价值，把“档案库”变成“思想库”[1]。在2019年全国档案局长馆长会议上的工作报告中，李明华强调要抓好档案信息资源开发利用，发挥档案资政育人作用[2](85)。因此，高职院校档案资源的开发利用必须顺应时代的发展，紧跟信息技术发展新形势，进行适当的创新和有效的管理，为学校教师、学生和社会公众提供更优质的档案信息服务。

　　1.高职院校档案资源开发利用的现状与取得的成效

　　湖南M职业学院创建于1975年，是湖南省教育厅直属、湖南省唯一独立设置的完全藝术设计类高等职业院校。湖南M职业学院综合档案室始建于1989年，隶属于党政办公室，由党委副书记直接分管，另外根据档案的专业性特点设立了学生档案、人事档案、教学档案3个档案分室。湖南M职业学院深入贯彻国家和省市相关档案工作文件精神，积极采取多种有效措施，加大在档案经费、人员、软硬件设施等方面的投入，档案资源开发与利用工作取得了些许成效。

　　1.1领导较重视档案资源开发利用工作

　　湖南M职业学院根据省市有关档案工作文件要求，不断健全档案工作组织机构，适时因学校人事异动及分工变化调整档案鉴定、编研工作领导小组成员，明确成员的工作职责，积极推动档案资源开发利用工作落到实处。学校为督促落实档案编研工作，把档案编研工作履行情况纳入档案人员、分管领导的年终绩效考核中，权重占比高达10%，较大地提高了工作人员的档案编研积极性。另外，学校专门设置了档案编研专项经费，用于每年教育年鉴、大事记、人物志等编研、印刷、宣传工作。

　　1.2具备较好的档案资源开发利用条件

　　一是有良好的硬件设施基础。湖南M职业学院档案室库房面积约120平方米，库房容量较充足，档案库房、办公室、阅览室三室分开，创造了科学规范的档案保管和利用环境。同时，档案库房里配置了密集档案柜、空调、除湿机、防磁柜、防盗门窗等设施，办公室配备了电脑、打印机、快速扫描仪等办公设备，为学校档案资源的开发利用创造了有利的硬件条件。

　　二是有较齐全的室藏资源。湖南M职业学院严格执行档案收集、整理等工作制度，对各部门需归档资料及时收集、整理，确保档案资料的完整性，较好地完成了各年度归档任务，丰富了室藏档案的种类与藏量。截至2019年12月，湖南M职业学院档案室藏有文书、财会、基建、教学、学生、声像、实物等各类档案约13000卷，为档案资源开发利用奠定了较坚实的基础。档案人员编制了案卷目录、归档文件目录、文件汇编等检索工具，为档案资源的专题整理及查询利用提供了条件。

　　三是有较稳定的档案人员队伍。湖南M职业学院建立了档案工作管理网络图，成立了一支学历高、职称结构合理、相对稳定的专兼职档案人员队伍，为档案资源的开发利用提供了人才保障。档案人员队伍有22人，其中专职人员4人，占比18.1%。学历方面，硕士及以上学历人员有18人，占比高达81.8%，本科学历人员22人，占比达100%;专业方面，档案学专业有2人，占比9.1%;服装、艺术设计等艺术类专业人数12人，占比54.5%，权重比较大，为学校艺术设计学科教学档案的收集、整理、开发等奠定了专业基础;职称结构比较合理，副高及以上职称人员3人，占比13.6%，中级职称人员12人，占比高达49.2%。另外，湖南M职业学院鼓励并提供每年参加省市档案局举办的档案业务培训的机会，逐渐提高专职、兼职档案人员的业务素质，为档案资源开发奠定了业务知识基础。

　　1.3档案资源编研成果比较丰富

　　湖南M职业学院多形式、多题材、多载体地开展档案编研工作，充分开发与利用档案资源。档案室工作人员编制了历年组织机构沿革、大事记、年鉴、中层领导干部任职文件汇编、教师发表论文集、湘绣非遗传承人刘爱云视频汇编等档案编研材料，结合学校发展特点及专业特色，立足于历史记载及文化传承，充分挖掘学校档案特色资源，扩大档案利用的深度和范围。另外，湖南M职业学院35周年校庆之际，档案室协助相关部门人员圆满编撰了《校友录》《大事记》《校史》等，同时为校庆的其他活动提供了大量的声像、文字等多种形式的凭证支持，并收集、整理了三十五周年校庆专题档案。

　　1.4档案资源利用率逐步提高

　　湖南M职业学院档案室一直秉持服务师生的理念，热情地为学校师生和社会人士提供档案资源利用服务。根据《湖南M职业学院档案借阅利用情况登记》统计，档案室每年通过原件借出、复印、现场查阅、网络查询等方式提供档案利用1000多人次，利用范围涵盖文书、科研、基建、财会、学籍等各类档案，为学校教学、科研、党政管理等各项工作的有序开展提供了有力支持。同时，档案人员积极配合和参与学校各项重要活动、项目佐证材料的查找、汇总工作。如为学校国家骨干高职院校项目的验收工作提供并汇总了院校举办方承诺、地方政府支持承诺及举措等方面的档案，扫描并装订成册。为学校申报国家非物质文化基地、平安高校立项申报工作、文明高校创建工作等提供了大量的佐证材料，充分发挥了档案的利用价值，丰富了室藏档案。

　　推荐阅读：智慧城市建设背景下的地下管线档案管理对策思考

转载请注明来自：http://www.qikan2017.com/lunwen/wyi/20113.html