大型企业档案资源分类体系建设实践与思考

来源：核心期刊咨询网时间：2020-11-07 11:4212

摘要：摘要：档案资源分类是档案管理的核心内容之一。档案资源分类体系对于档案资源建设、管理和利用具有重要意义。本文以中石油档案资源分类体系为例，介绍了分类体系的构成和基本内容，分析了其分类体系相对粗放、不能反映档案资源全貌、不完全适应电子档案管理

　　摘要：档案资源分类是档案管理的核心内容之一。档案资源分类体系对于档案资源建设、管理和利用具有重要意义。本文以中石油档案资源分类体系为例，介绍了分类体系的构成和基本内容，分析了其分类体系相对粗放、不能反映档案资源全貌、不完全适应电子档案管理等目前企业普遍存在的问题，就全面认识档案资源分类体系功能价值、基于档案资源构建不同层次的分类体系、多维度灵活且有效运用档案资源分类方法进行思考。

　　关键词：企业档案 档案资源 分类体系

　　档案资源分类是档案管理的核心内容之一，它不仅是维护档案之间有机联系的重要方法，同时也是提升档案资源建设、管理、鉴定与利用工作水平的必要手段。然而在企业档案管理实践中，仍然存在着对档案资源分类重要性认识不足、方法陈旧与分类维度单一等问题，特别是針对电子档案管理，职能分类法并没有得到很好的应用。中石油作为大型国有企业，档案工作走在了我国企业的前列，其档案资源分类体系建设具有一定的代表性。本文以中石油为个案，介绍其档案资源分类体系的基本情况，深入剖析当前分类体系存在的不足，最后就完善企业档案资源分类体系提出建议，以期共同深化研究和推进相关实践发展。

　　一、大型企业档案资源分类体系的基本情况

　　以中石油为例，中石油业务涵盖勘探开发、炼油化工、管道储运、工程建设等十大专业板块，所属单位150余家，每家单位管理层级分为一级到四级不等。历经多次重组整合，各所属单位的档案管理理念、管理模式、管理制度均不相同。为发挥集团企业整体合力，从2007年开始，中石油对档案工作规章制度进行整合和修订，其中统一档案资源分类是重要内容。

　　(一)档案分类原则

　　一是以集团公司全部档案为对象，从各企事业单位的管理职能和专业性质出发，划分不同的从属关系和并列次序，保持职能和专业之间的本质联系，形成一个有序的档案资源分类体系，便于科学管理与开发利用。二是类目设置本着统分适度、宜粗不宜细、分类层次不宜过多的原则，并适应档案信息化管理的新需求。

　　(二)档案类目设置

　　全部档案共设11个一级类目，即管理类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、会计类、职工类、油气勘探开发类、金融类、声像类、实物类。[1]

　　(三)档案类目细分

　　管理类、产品类、科学技术研究类、建设项目类、设备仪器类、职工类档案不统一设置二级类目和三级类目，由各所属单位根据档案特点、数量和管理实际等自行设置，但每类档案的类目设置都有相应规则。会计类、油气勘探开发类、金融类、声像类、实物类档案规定了二级类目，对三级类目设置没有统一要求，如油气勘探开发档案设置综合、单井、测绘、地质勘探等8个二级类目，会计类档案设置会计凭证、会计账簿、财务报告和其他4个二级类目。

　　其中管理类和建设项目类档案因具有普遍意义，其类目划分情况如下。

　　1.管理类档案，即企业文书档案，不统一设置二级类目，各单位按职能或机构自行细分，一般采用职能—年度、年度—机构(问题)等方法进行分类。如集团总部机关以管理类档案为主，采用职能—年度分类方法。二级类目按照管理职能设置，如规划管理(类号06)、财务管理(类号07)、人事管理(类号09)等。档号基本结构为：全宗号—W—二级类目号(职能)—年度—件(卷)流水号。

　　2.建设项目类档案。建设项目类档案不统一设置二级类目，由项目建设单位按工程性质或单项工程、项目文件材料形成阶段自行细分。较为普遍的分类方法是先按照项目性质或项目名称分类，再按照单项工程分类，最后按文件阶段进行分类。档号的基本结构为：全宗号—G—项目性质或代号—单项工程代号—文件阶段代号—卷号流水。

　　二、企业档案资源分类体系存在的主要问题

　　尽管中石油建立了一套较为科学合理、完整有效的档案资源分类体系，但随着企业数字化转型的深入，档案管理对象和用户利用需求不断发生变化，现有的档案资源分类体系暴露出了诸多问题，这些问题归纳起来主要有以下三个方面。

　　(一)分类体系相对比较粗放

　　从子类划分看，颗粒度较粗，建设项目类、产品类、科学技术研究类、设备仪器类均没有统一的二级及以下类目，也缺乏类目体系编码，因此，从整体上看，该档案资源分类体系只是一个大类划分的框架，并没有体现业务、专业的关联，不利于档案资源的有效组织，对档案资源的类聚作用非常有限，也发挥不了分类体系的导航作用。主要原因在于沿用1991年7月国家档案局印发的《工业企业档案分类试行规则》，并没有从石油行业的特殊性进行整体设计。

　　(二)分类体系不能反映档案资源全貌

　　目前的档案资源分类体系与石油业务的丰富性不匹配。中石油业务涵盖勘探开发、炼油化工等十大专业板块，每个专业领域涉及几十甚至上百个专业，但在分类体系中，除勘探开发类档案外，体现不出石油档案的主要内容和基本特色，反映不出石油业务全貌和档案资源全貌，不利于档案资源建设、整合和共享。主要原因在于其采取的仍然是实体分类的方法，并没有基于业务从职能角度进行分类。

　　(三)分类体系不完全适应电子档案管理和利用需要

　　从作用发挥来看，现有的分类对于不熟悉分类体系的用户而言，不能发挥导航作用，不利于方便检索;对于档案资源建设而言，不能通过分类体系提供资源建设框架。从分类对象看，现有分类体系仍然是建立在传统实体档案基础上的一种来源分类，对于电子档案而言，不能将档案资源间逻辑上的关联充分体现出来，面对多元多变的用户需求灵活性也明显不够。主要原因是现有分类体系仅从档案部门方便管理的角度出发，没有从档案资源建设角度和用户利用角度设计，因此，对档案资源体系建设和用户利用的价值有限。

　　三、完善企业档案资源分类体系的若干思考

　　中石油档案资源分类体系建设中遇到的以上问题是当前企业档案资源分类体系中的普遍问题，困惑于目前尚无整体最优解决方案，处于“虽不合理但无优解”的尴尬状态。鉴于此，本文提出以下优化建议。

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