新时代企业产品质量档案管理创新

来源：核心期刊咨询网时间：2020-05-14 09:1412

摘要：【摘要】加强企业的产品质量档案管理不仅能为企业生产提供依据，还能为各级政府机关检查企业在制造和设计过程中是否符合国家标准的规定，质量是否达到国家标准等方面提供数据支撑。目前产品质量档案管理存在不足，主要表现为档案管理信息化和标准化建设不到

　　【摘要】加强企业的产品质量档案管理不仅能为企业生产提供依据，还能为各级政府机关检查企业在制造和设计过程中是否符合国家标准的规定，质量是否达到国家标准等方面提供数据支撑。目前产品质量档案管理存在不足，主要表现为档案管理信息化和标准化建设不到位，管理人员综合素质有待提升，安全管理存在不足。因此，企业应加强档案管理信息化和标准化建设，提升档案管理人员综合素质，重视档案的安全管理工作。

　　【关键词】企业;产品质量档案;创新
 

　　企业的产品质量档案是指产品在研制、生产、检验、试验、计量、测试、理化试验、使用、服务全过程形成的反映产品质量的各种文件、原始记录、报告、合格证书、声像资料等真实记录。它不仅能为企业生产提供依据，还能为各级检查提供数据支撑。因此，加强产品质量档案管理是十分必要的。然而，由于缺乏相应的管理规章制度或者是规章制度没有得到严格落实，部分档案员综合素质有待提升，加上计算机和互联网的作用不明显，制约了产品质量档案管理水平的提升。

　　一、企业产品质量档案管理的意义

　　产品质量档案管理是企业管理的一项重要工作。新时代，加强产品质量档案管理，对企业的创新发展都具有重要作用。

　　(一)为制造检查和评估提供依据。产品质量档案能客观、公正、详细地记录产品在研发和制造过程中的基本情况。通过加强产品质量档案管理，有利于获取丰富的档案数据资料，进而为开展检查，进行生产评估提供依据。同时，也有利于更为详细和全面掌握企业生产的基本情况，对改进产品在研发和制造过程中的不足具有积极作用。

　　(二)为企业改革和发展提供支撑。通过加强产品质量档案管理，对原始的、系统的档案进行研究和综合分析，了解研发和制造的现状，能为企业制定科学合理的决策提供依据，对推动企业研发和制造的改革和发展具有重要意义。

　　(三)有利于推动产品质量的提升。产品质量档案是企业进行制造检查、评比、评估的重要依据，能为制造过程的改进提供参考。在日常工作中，通过详细收集并整理产品质量档案，查阅产品质量档案资料，不仅能客观了解企业生产和制造的基本情况，同时通过与国家相关标准、规范的对比，检查生产和制造过程的不足和缺陷，学习并借鉴先进经验，有利于改进产品制造过程中的不足，有利于优化制造方案，提升产品质量。

　　二、企业产品质量档案管理存在的不足

　　(一)产品质量档案管理信息化和标准化建设不到位。传统的产品质量档案管理，主要由档案员按照规章制度对档案资料进行整理和保管，为企业各级人员提供档案服务。档案员的日常工作主要是对档案进行整理和维护，对过期的、可报废的档案则按国家相关标准的规定进行报废处理。目前，部分档案员仍然沿用传统模式开展档案管理，工作效率偏低，已难以有效满足新时代企业对产品质量档案管理的需要。此外，由于产品质量档案管理信息化和标准化建设不到位，未能构建有效的管理系统，忽视对档案资料进行数字化处理，信息化管理系统建设滞后，信息检索和档案资料查询也不方便。

　　(二)产品质量档案管理人员综合素质有待提升。产品质量档案管理具有复杂性、重要性和保密性等显著特征，对档案员的综合素质要求也比较高。管理人员不仅要熟悉产品质量档案管理流程，严格遵守档案管理规章制度，还要注重提高计算机使用技能，能对档案资料进行数字化处理，满足信息化管理需要。但目前企业产品质量档案专职管理人员数量不足，甚至许多是由行政管理人员兼职的。部分档案员专业基础知识缺乏，甚至连计算机和扫描器都不能熟练使用，根本不能胜任产品质量档案管理信息化工作。

　　(三)产品质量档案的安全管理工作存在不足。现有的产品质量档案以纸质为主，为确保档案资料安全，只能凭个人的能力做好防潮、防水和防火等工作。大多数企业没有配备相应的防护器材，如消防器材、防虫剂、防虫纱窗、温湿度计等。一旦有突发性情况危害文件安全时，我们没有防护措施可以保护文件不受损坏。

　　三、新时代企业产品质量档案管理的创新策略

　　为改进企业产品质量档案管理的不足，顺应新时代的要求，企业有必要采取以下措施加强产品质量档案管理：

　　(一)加强企业产品质量档案管理信息化和标准化建设。企业产品质量档案管理人员要更新管理理念，改变传统的“重保存、轻利用”观念，更加注重企业产品质量档案的综合利用。要树立现代化管理理念，加大新时代产品质量档案管理重要性的宣传力度，宣传新时代档案管理方式变革和服务理念转变，强调产品质量档案的服务功能，注重对产品质量档案信息资源的二次挖掘和分析利用，让产品质量档案更为有效地发挥作用。我们要对档案实现数字化存储，这样可以检索查阅全文，无须调用纸质档案，最大限度地保护了档案原件，节省了查找档案的时间，提高了工作的效率，要尽量做到纸质与电子资料同时归档。由于企业产品质量档案具有保密性要求，只能在一定范围内开放。因此，档案员应该合理应用现代化信息技术和多媒体技术，将纸质档案转变成数字化的模式，通过计算机系统进行保存。通过对计算机系统设置密码，严格控制档案的查找权限，防止非档案管理人员随意对档案进行浏览和下载。这一环节的设置，使档案管理工作具有较高的安全性、机密性、稳定性。这样做也能够保证档案信息的真实性和安全性得到进一步提升。

　　(二)提升档案管理人员综合素质。招聘专业化档案管理人才，满足档案管理需要。档案管理人员既要具备扎实的档案管理基础理论，还要熟练掌握计算机和互联网应用技能，确保胜任企业档案管理需要。注重对档案员的培训，不断更新他们的知识结构，丰富他们的专业知识储备，使其能掌握计算机使用技巧，能熟练应用大数据挖掘和分析技术，确保胜任档案管理工作。此外，还要组织档案员开展经验交流与研讨会，相互学习和借鉴，从而丰富自身档案管理工作经验，提高档案管理的综合技能。

　　(三)重视档案的安全管理工作。增强档案管理安全意识，将安全管理摆在突出位置，防止安全事故发生。要做到以下几点：1.新进资料要进行检查，发现虫霉现象要进行消毒除虫后方可入库。2.库房应切实做好温湿度控制、防潮、防霉、防虫、防尘、防有害气体、防光、防盗、防磁等工作。

　　3.通过科学管理，库房应达到温湿度适宜、清洁卫生，使资料能够长期保存在良好环境中，最大限度的延长其寿命。4.库房内不得吸烟，非工作人员不得随意入内。5.对库藏文件要经常检查，发现问题及时报告，并积极采取有效措施处理。6.发生突发性危害文件安全时，要采取积极措施保护，并及时向上机报告。7.库房应有防虫纱窗、防虫剂等防虫设施。8.库房要保持清洁，库房门窗不得随意打开。9.库房或其附近必须配备适用的消防器材，并要定期检查更换。10.库房电源线路要安全可靠，定期检查。严禁有明火装置和存放易燃易爆物品。库房无人工作时，必须关闭所有电器电源。此外，还要组织档案员加强学习，确保档案员认真遵守各项规章制度，提升档案管理水平。

　　(四)完善规章制度。完善的规章制度是规范档案工作的基础。我们应该根据有关档案法规、标准，借鉴兄弟单位的规章制度，结合本单位档案工作实际制定相关的档案管理规章制度，使档案管理有章可循，有序开展。产品质量档案管理对生产的开展和企业的发展具有重要作用。应该认识产品质量档案管理存在的不足，顺应新时代的要求，推动产品质量档案管理信息化和标准化建设，提高档案员素质，重视产品質量档案安全管理。从多个方面入手，提升新时代企业产品质量档案管理水平，使其更为有效地发挥作用，也为企业的创新发展创造有利条件。

　　【参考文献】

　　[1]王咏梅.新时代高职院校教学档案管理的创新[M].九江职业学院，2019.

　　[2]张莉莉.档案升级达标工作的实践与体会[J].防护林科技，2017(5)：86-87.

　　[3]崔莲花.学校对档案管理工作的体会[J].科学管理，2019(12)：172.

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