高职院校学籍管理存在问题分析及对策研究

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摘要：摘 要：学籍管理是高职院校管理的重要组成部分，随着高职院校招生规模的不断扩大，学籍管理中存在的问题将日益凸显。本文以浙江纺织服装职业技术学院为例对目前高校学籍管理存在的问题进行了分析，提出了相应的改进措施和建议：明确工作职责，制定相关工作流

　　摘 要：学籍管理是高职院校管理的重要组成部分，随着高职院校招生规模的不断扩大，学籍管理中存在的问题将日益凸显。本文以浙江纺织服装职业技术学院为例对目前高校学籍管理存在的问题进行了分析，提出了相应的改进措施和建议：明确工作职责，制定相关工作流程;加强学籍管理员的培训，制定激励政策;借助教务管理系统，使学籍管理服务更趋精准化。

　　关键词：高职院校;学籍管理;学籍异动
 

　　《南京工业职业技术学院学报》创刊于2001年，是由南京工业职业技术学院主办的综合性学术刊物。

　　高等职业院校扩招对高职院校的发展来说无疑是一大利好消息，但也带来了很多新的问题和压力。单从学籍管理而言，会造成巨大的压力与挑战。高职院校学籍管理对策研究已经成为目前教育管理的重中之重，下面以浙江纺织服装职业技术学院(以下简称“浙纺院”)为例，就学籍管理中存在的问题进行分析研究，并进一步探讨应对策略。

　　1 高职院校学籍管理存在的问题分析

　　1.1 二级学院学籍管理的主观能动性不强

　　目前高职院校普遍推行二级管理模式，浙纺院也积极提倡和推动各学院的二级管理，期望把教务管理的工作重心和管理权限逐渐下移，给二级学院更大的自主权。这要求二级学院具有较强的主观能动性，对上级部门和学校的有关制度、要求和发展方向有深刻的理解，对学籍管理工作能全盘考虑，并根据自身的特点和现状处理各项事务工作，而不是停留在传统的教务管理模式，只做简单的“传声筒”。

　　实际上二级学院并未从主观上适应这个“二级”管理模式，工作内容理解不到位，还停留在简单的收发和传达，没有考虑可能存在的问题，也没有制定出现问题的预案，同时对普遍存在的问题没有归纳总结，出现问题后第一时间不是考虑自身如何解决问题，而是把问题抛给教务处，有的二级学院甚至让学生直接咨询教务处，这种遇到问题互相推诿、管理不到位、责任不明确的现象还是比较严重的。

　　二级学院对学籍管理工作不够重视，没有从整体考虑，分工不明确，部分学籍工作由教务管理部门完成，部分由学工管理部门完成。两个岗位在具体工作上经常出现职责不清晰，导致工作不能顺利开展，甚至出了问题，没人承担责任。

　　1.2 对学籍管理工作没有足够的重视，相关人员的培训不够到位

　　学籍管理工作相对琐碎，且工作量大，不易出成果，出现问题一般不会马上显现出来，工作做得好坏无人知晓。而学校一般将教务工作的重心放到教学管理、教学创新和教学成果等方面，因而导致学籍管理人员流动大，工作积极性不高。学籍管理员队伍整体素质不高，无相关工作背景要求，信息化程度薄弱，相关培训较少，人员变动后缺乏相应的专业培训。而实际上学籍管理工作需要不断的积累经验，不断的学习专业知识，提高信息化能力，并且需要实时更新学籍管理观念。

　　1.3 学籍异动数量大而流程繁琐，缺乏高效的信息化手段

　　学籍异动是学籍管理中一个重要环节，学籍异动包括休学、退学、转专业、转学、复学、升降级、保留学籍等，浙纺院平均每学年涉及到学籍异动的学生近400人，约占在校生总人数的4.5%(表1)

　　如果未来扩招生源的话，这个数量将会成倍增长，目前存在的比较显著的问题有：

　　1)在办理休(退)学手续时，学生先要经过家长、班主任、二级学院的同意并签字，再到宿管科、保卫处、图书馆、学生处、财务处、教务处等6个部门进行审查盖章，至少需要花半天时间才能完成，假如其中某个环节因不能及时找到相关人员而耽误，办完整套手续可能要1周时间，甚至更久，这样使得某些想要休退学的学生，没办完手续就提前离校，导致学校比较被动。

　　2)大量学生找各部门签字盖章，在一定程度上也会影响各部门的工作，降低工作效率。

　　3)对于转专业而言，情况就更加复杂，教育部文件以及学校内部文件对于转专业有不少的限制，但是很多学生、家长、二级学院的老师、班主任对此并不是十分清楚，例如艺术类生源和体育类生源不能转到非艺术类专业;两年制和五年一贯制的学生不能转专業;以特殊招生形式录取的学生不能转专业;跟用人单位签订合作意向中途不能转专业;成绩不合格的学生不能转专业，转学的学生不能转专业，等等，目前这些准则的把控主要由学籍管理员手工完成，面对我校多元化的招生类别和复杂的转专业条件，让学籍管理员手工从每学年100多人的转专业申请中牢牢把握每个要求而不出一点错误相当困难。

　　2 高职院校学籍管理改革的方法与策略

　　2.1 明确工作职责，制定相关工作流程

　　教务处应制定相应文件和制度，更新各项工作的相应流程，明确各二级学院的职责和权力，配备对应的学籍管理人员，做到分工明确，责任到位，教务处只负责对各二级学院学籍管理员做流程的解释说明，学籍工作中涉及的各个细节问题由各二级学院学籍管理员负责对学院的老师、辅导员、班主任、学生及家长进行详细解释，充分发挥各二级学院学籍管理员的主观能动性，有效的服务师生。而教务处则把学籍管理工作的重点放到学籍管理文件及制度的修订和完善上，对具体工作进行监督和检查。

　　例如针对学生转专业制定相应的管理办法，在文件中明确说明转专业的条件、具体流程、后续管理等问题。 文件制定之后，教务处应对二级学院学籍管理人员进行培训，并对常见问题进行分析和解答。对于文件中没有硬性规定的部分，二级学院可以结合自身的情况做出灵活的调整， 例如对转入学生的数量可以根据师资和现有学生数量，通过各种测试进行筛选和控制。

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