高校财务会计档案信息化建设探析

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摘要：摘要：随着近年来在线协同、数据共享等应用的快速发展，大数据、云计算、人工智能、区块链等先进技术在各行各业中的广泛应用，高校财务会计档案管理也在逐步走向信息化、平台化和智能化。本文就高校财务会计档案信息化建设背景、建设思路及建设后的措施等几方面进行探

　　摘要：随着近年来在线协同、数据共享等应用的快速发展，大数据、云计算、人工智能、区块链等先进技术在各行各业中的广泛应用，高校财务会计档案管理也在逐步走向信息化、平台化和智能化。本文就高校财务会计档案信息化建设背景、建设思路及建设后的措施等几方面进行探索和分析，对高校建设智慧型财务系统、统筹规划高校财务信息化发展工作产生积极意义。

　　关键词：高校、会计档案、信息化、智慧型财务系统

　　1.高校财务会计档案信息化建设的必要性

　　1.1政策推动

　　2015年12月，财政部等有关部门对原《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号》)进行了修订，已于2016年1月1日起施行。新《会计档案管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理。新《会计档案管理办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料不再打印纸质归档保存。2020年3月，财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，重点围绕电子会计凭证报销入账归档的合法性、规范性提出了具体要求。2020年国家财税部门增值税专用发票电子化相关政策落地，填补了电子会计凭证归档的最后一公里，会计档案电子化已是大势所趋。

　　高校财务会计档案作为众多财务会计档案中的一种，目前高校的财务档案信息化建设虽然有了一定的发展但仍进展缓慢，各高校主要依赖政府等相关部门的推动，譬如2019年江苏省财政厅《关于我省全面启用财政机打票据和推进财政电子票据管理改革的通知》在全省各事业单位如高校、公立医院等单位进行电子票据的测试部署工作。

　　1.2技术推动

　　新一代信息技术发展突飞猛进，无纸化办公、移动支付、云计算、人工智能以及近期的数字人民币等纷纷落地，信息技术的发展给人们生产生活带来了极大的便利。国内众多高校财务部门也都在积极参与智慧校园建设。随着信息化水平的不断提高，会计档案电子化将成为实现会计档案信息管理的规范化、统一化、智能化、高效化的必然途径，也是降低财务工作劳动强度、提升高校财务信息共享和传递效率的必然选择。

　　1.3管理推动

　　随着国家对“双一流”大学建设以及面向高职院校的“双高计划”建设有序推动，对高校的教育经费投入也越来越大，建设高水平院校同时必将增加更多的经济业务，高校财务会计档案数据量规模也在逐年上涨，各类统计、审计、巡视巡查等业务需要也会经常性的调阅财务会计档案，传统财务会计档案管理模式已不能满足高校各项事业发展。传统财务会计档案以纸质方式归档，需要财务人员查验整理，人工分册装订、编目、入库等。相比较传统会计档案，数字化的电子会计档案的在日常工作中表现效率较高等诸多优势，两者比较如表1所示。

　　由表1可知，传统档案形式和电子档案形式最大的区别在于管理，前者最大的劣势是后者最大的优势，基于互联网等新兴信息技术的电子会计档案能最大程度上实现信息共享与协同管理，实现精确查找等财务数据分析痛点问题。

　　2.财务会计档案信息化建设思路

　　2.1高校会计档案信息建设现状

　　首先是规范化、标准化的制定。在当前建设规范中，高校单位大多以《会计档案管理办法》、《电子文件归档和管理》等标准为基本参考，为高校财务会计档案电子化以及智慧财务提供了建设思路。综合而言，目前高校会计档案的信息化建设与管理、数据统一化、认证核验等方面的标准和执行制度仍不够健全，缺少必要的联合认证监管业务流程，缺乏科学化的体系建设和标准管理。

　　其次是资源整合度不高。高校财务信息化建设包含账务信息系统、票据管理系统、收费系统、预决算管理系统、薪酬管理系统、合同管理系统、采购系统、差旅管理系统、财政苏采云系统等等，受限制于技术更新缓慢、系统维护不及时等因素，系统自身还存在兼容度较低的情况，从而成为整个智慧校园建设的掣肘痛点。

　　再次是信息化深度不足，目前高校财务会计档案信息化建设较为先进的仅仅是实现了票据AI人工智能识别和存档票据相关字段信息，且绝大部分电子档案目前的处理方式是通过高速扫描仪实现票据及相关内容的影像化，并按照一定规则整理編订并存档，相对于传统意义上的档案仅是实现了载体的电子化，而在效率提升、自动对账与内容校验方面的水平仍有较大发展空间，距离真正意义上的高校财务会计档案信息化还有一定深度上的差距。

　　2.2 财务会计档案业务流程

　　财务会计档案电子化的实现路径是线上线下的技术融合。打通线上线下信息融合的第一步是建立在线业务系统，融合财务系统、票据管理系统、智慧校园“马上办”事项审批系统、合同管理系统、项目管理系统、国有资产与税务核验管理系统等财务相关业务系统，建立一个财务存储共享中心，将来自业务系统或数字化设备的票据及相关附件内容执行归档相关流程，并提供电子巡检、报表服务、数据分析、借阅服务和智能检索、协同管理等信息化服务。

　　如图1所示，财务会计档案的业务流程为：业务发起、票据接收、数字化处理、整理装订、审核编目、入库上架、档案管理与服务。财务会计档案的信息化按照业务流程可以分为：信息采集、整理归档和数据服务三个部分。

　　其中，信息采集包括业务发起、票据接收以及数字化处理。此流程可以通过在线业务系统操作线上提交，也可以通过线下发起实体业务，以完成完整的信息采集业务为最终目的(目前，票据接收流程现实中还无法实现完全在线办理，因此线下实体业务接受的票据需要通过AI智能识别及高拍仪等相关技术进行影像化和数字化，从而实现票据数字化处理)。

　　整理归档包括整理装订、审核编目以及入库上架相关流程。系统将来自业务系统自动生成的信息与来自票据数字化的财务档案信息进行对比，并通过接入税务核验服务进行发票真实性校验，然后通过数据清洗完成一致性检查、清洗有效值并提醒补充缺失值，再根据会计凭证等相关内容分类归档、整理编目、上架存储。这个部分的实现最为复杂，对内需要与业务系统中的智慧校园“马上办”事项审批、智能报销、票据管理、科研管理、合同管理、差旅管理等平台完成数据对接，对外需要对接税务票据校验平台的接口、与银行等金融系统的回单数据对接，不但要处理发票信息，还有合同、办公审批表单等内容，在数据处理分析上要打通全链路，确保数据应用高效接入。

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