财务会计档案管理智能化

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摘要：摘要：会计档案是会计工作的重要依据，对于会计档案的保管也越发重要。由于互联网的普及和大数据时代的到来，会计档案的保存方式也会跟随时代的进步而进行一些改变。文章对会计档案管理智能化方面进行一些剖析，简单描述一下其中的作用以及工作中出现的问题

　　摘要：会计档案是会计工作的重要依据，对于会计档案的保管也越发重要。由于互联网的普及和大数据时代的到来，会计档案的保存方式也会跟随时代的进步而进行一些改变。文章对会计档案管理智能化方面进行一些剖析，简单描述一下其中的作用以及工作中出现的问题以及解决方案。

　　关键词：智能化;会计档案;管理方式;互联网

　　引言

　　企业的经营管理过程以及运行的财务信息都被记录在会计档案中，会计档案对于企业来说，极为重要。目前，会计档案的保管方式发生了一些改变，正朝着智能化方向发展，但为企业带来便利的同时，也面临着风险和挑战，利弊结合。企业要学会趋利避害。同时，企业应当更加注重财务人员的专业素养，选取高素质人才，依据数据化的特征，对企业得发展做出卓越的贡献。

　　一、会计档案管理智能化的发展历程

　　现代经济的快速发展下，对信息和管理的精细度要求越发提升，这时企业经营对会计信息的划分也更加细致，会计档案的保管因此需要更多的空间来储存，其安全性和生产成本也越发增多，因此各企业开始追求更为简单便捷的方式来对会计档案进行保存管理，会计档案的管理方式开始进行了改革。

　　互联网和信息技术的发展使智能化开始进入企业，越来越多的企业开始选择将会计凭证，账簿等进行电子化处理，形成了许多的电子会计档案，因此会计档案的保管形式也从传统的手工操作为主向以计算机管理为主的智能化方向发展，提高了档案管理的效率。[1]2015年，财政部、国家档案局发布了修订后的《会计档案管理办法》，里面对财务档案的智能化做出了详细的要求，认同了电子会计档案的同样的合法地位。其中规定了单位可以运用计算机等信息技术手段对会计档案进行管理，单位内部的会计档案的管理也可以仅以电子形式保管，改变了以往只可以用纸质形式保管的单一模式。

　　二、实行会计档案管理智能化的意义

　　1. 提高企业会计档案管理的效率

　　信息技术的发展使其在会计工作中发挥着举足轻重的作用。[2]运用会计档案智能化管理技术，企业输入正确的财务信息，系统就能够自动生成有关的会计凭证、会计账簿以及会计报表等，实现会计档案管理的智能化。并且，会计档案管理智能化系统有着一套标准的流程，能够最大程度的保证自动生成的会计凭证、报表等符合标准，减少了像传统的手动操作方式管理档案的一些错误。并且，互联网技术的普及运用，对这些会计档案的审核、审批也能够很快的到达负责人的手中从而完成最后的审签程序，最大限度的提高了时间效率和工作效率，也提高了会计档案管理的效率。

　　2. 减少公司的运营成本

　　[1]根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案的保管期限分为定期的和永久的，定期的分为10年和30年。期限较长，并且会计档案的内容十分广泛。随着企业的发展壮大，业务量也越来越大，传统的纸质的会计档案保管的方式需要企业提供更加广泛和安全的空间来储存这些会计档案，档案室的扩大也代表着管理档案人员的数量也会随之增多，企业对于档案管理的成本会急剧增加，为了提高企业的竞争力，降低企业的运营成本，各大企业开始使用电子会计档案。电子化会计档案可以通过减少档案管理人员的数量来减少公司运营的人工成本，也可以通过减少从财务信息录入到财务档案移交到档案室进行保存的时间，从而减少了公司的时间成本。另外，[3]运用计算机技术对会计档案进行管理，减少了传统的档案管理方式对于纸张和档案室面积的需求，节约了资源的消耗，减少了企业的运营成本。虽然使用电子化的会计档案管理前期需要投入大量的资金去建立一套完整的系统以及后续的维修费用支出，但就总体而言，智能化的会计档案管理系统要更为划算。

　　3. 增强公司决策的准确性

　　会计档案的利用对于企业来说是十分关键的。[2]智能化的会计档案管理系统能够对财务档案中的信息进行系统的准确的分析，反映了一个企业的财务状况，为企业的管理决策者提供一手资料，帮助决策者更好的做出决定。同时，在企业的债权人或者管理人员想要调取档案加以利用对比的时候也能够比以往的传统方式更加快速。[2]最大程度的發挥会计档案的经济价值和社会价值。

　　三、会计档案管理智能化可能出现的问题

　　1. 会计档案管理智能化管理制度不够完善，不够重视

　　会计档案智能化系统被企业运用的时间较短，还属于比较新的领域，对于智能化管理系统制度的建立缺乏经验，各大企业对制度的完善也不够重视，即使有些公司会在规章制度中提到关于会计档案智能化管理系统的问题，但这些制度的指向性很低，不足以支撑管理系统的正常运行操作，这就会导致了实际工作中会出现许多无法解决也无制可依的问题。这就会大大的降低智能化管理系统的可利用程度，也会阻碍智能化管理系统的进一步发展，也不利于企业的发展壮大。另外，许多企业对于会计档案智能化系统的应用也是仅限于对财务数据的处理分析，运用的范围太过于局限，大部分企业还是会选择以纸质的会计档案管理为主，智能化的系统没能够普及运用。

　　2. 会计档案管理智能化系统安全性不够高

　　会计档案智能化管理系统是依靠计算机为主的系统，[2]在给公司的档案管理带来便捷的同时，也会存在一定的风险性。智能化系统的发展时间比较短，程序可能会存在很多漏洞，并且随着信息技术的发展，越来越多的人接触到智能化领域，其中也不免有一些意图不轨之人因此系统可能会存在病毒或者黑客的攻击，存在恶意修改或者盗取档案的可能性。同时，计算机本身的硬件或者软件也可能存在问题，这些问题一旦暴露，存在电脑里面的会计档案就会受到损害。而会计档案中记录着企业发生的每一笔交易和资金流向，是公司的命脉所在，一旦损失或者外泄，对于企业来说都是毁灭性的打击，严重阻碍了企业的发展。

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