推进人事档案管理信息化建设的思考

来源：核心期刊咨询网时间：2022-05-06 11:5712

摘要：摘 要：随着信息技术的进步，社会各行各业都得到蓬勃发展，档案管理也不例外。人事档案是用人单位进行人员信息考察的重要凭证，在单位的档案管理中处于特殊地位，具有一定的锁定性以及专业性。本文就人事档案管理的信息化建设展开讨论，为其信息化建设总结诸多策略。

　　摘 要：随着信息技术的进步，社会各行各业都得到蓬勃发展，档案管理也不例外。人事档案是用人单位进行人员信息考察的重要凭证，在单位的档案管理中处于特殊地位，具有一定的锁定性以及专业性。本文就人事档案管理的信息化建设展开讨论，为其信息化建设总结诸多策略。

　　关键词：人事档案;管理;信息化;建设;思考

　　人事档案中记载着员工的基本信息，包括人才特点、特长、个人简历等，从档案类型来看，人事档案属于专门档案管理范畴，这类档案材料来源多，需要交给特定保管部门进行管理。在信息技术不断发展的当下，将信息技术与人事档案管理相结合，也是档案管理工作的一种必然趋势。通过建立信息化人事档案管理体系，可促使人事档案管理水平的提升，进一步推动事业单位的发展。

　　一、人事档案管理的特点

　　1.现实性

　　人事档案具有自身特有的特征，对任何一个单位或企业来说，员工的人事档案是了解他们的基础文件，而开展人事档案管理关系到其内部人才管理。人事档案是企业和单位开展各项工作的基础，也是单位和企业领导进行人才选拔和考察员工的主要依据，因此人事档案具有非常重要的现实性。

　　2. 机密性

　　既然是档案，都具备一定的机密性。档案是不能被随时随地传阅和预览的，相对于其他类型的档案，事业单位人事档案具有保密性特点，人事档案的检阅也是专人负责的。在当今社会环境下，个人的人事档案关系包括工作履历、工作成绩等，其中还包括一些私密性信息，使得档案机密性更强。人事档案如果被随意泄露，会使员工个人信息被披露，甚至还会造成严重后果，而保障人事档案的机密性是档案管理的重要环节。

　　3. 真实性

　　档案是作不得假的，无论是事业单位还是社会企业，都非常重视人事档案的真实性。只有确保人事档案的真实性和完整性，才能更好地进行人事档案管理工作。无论是高层领导，还是底层员工，在进行人事档案的填写过程中，都要确保其真实性，这样的人事档案才能够将工作人员的真实情况反映出来。在进行人事档案管理之后要学会鉴别档案的真实性，在发挥档案服务社会功能的同时，重视档案的管理保存，这也是企业或单位重视人才选拔来源的重要表现。

　　4.动态化

　　每个人的档案都在不断丰富，随着个人年龄、工作变动，档案内容也在不断增加，档案来源也会越来越广。在进行人事档案管理时，内部管理各项工作也在不断变化，因此人事档案管理工作也处于一个动态的管理过程。

　　二、信息化建设对人事档案管理的意义

　　首先，人事档案是单位开展人事管理的基础。很多时候，人事档案不仅可以将员工的个人工作经历和思想道德素养反映出来，也可以作为单位进行管理工作的考察文件。一些企业对于人事档案管理没有正确认知，认为就是简单地对人员档案进行归类、整理，但其实这种简单的管理方式难以发挥人事档案的作用。人事档案管理要求管理人员重复劳动，在工作过程中，管理人员难免会出现消极情绪，而将信息技术应用在档案管理中，就可以让管理人员利用简单的数据库或者 EXCEL简化工作流程，提升档案管理效率。

　　其次，信息化建设可以发挥人事档案的最大作用，利用信息技术实现档案资源共享，领导管理层可以对人事档案数据进行分析，在人员调动和委派时，真正做到知人善用。通过调阅档案，了解其个人经历、德能勤绩、工作表现、奖惩情况、行为轨迹、历史背景，考察其工作政绩。通过对人事管理流程具体划分，实现档案资源共享，还能改变传统档案管理方式，提高人事档案的管理效率。

　　最后，以往企业的人事档案都是纸质档案，纸质档案容易出现分布松散以及冗杂的问题，企业不同部门的档案也被分散存放在不同部门，这样在进行档案统筹管理的时候就会比较困难，不能对档案的内容进行有效利用。将信息技术应用在人事档案管理当中，可以使单位的人事档案能够被统一管理，并在一定程度上保护了人事档案资源。尤其是档案销毁机制的建立，使人事档案安全性得到很大提升，同时还解决了纸质档案存放需要较大空间的问题。纸质档案在进行存放过程中会出现较多的安全隐患，如纸质档案比较容易受潮，就有可能会造成人事档案记载内容的损坏;纸质档案还存在着易燃的特点，在天气干燥的时候，如遇到电路火花以及明火等特别容易出现被烧毁的现象，不但会使人事档案内容出现丢失，还有可能会因此出现重大的火灾事故。而利用信息技术进行人事档案管理，可以有效解决上述问题，使档案能够被妥善保存。

　　三、当前人事档案管理信息化建设中存在的不足分析

　　1. 缺乏信息化档案管理意识

　　随着互联网技术不断推行，传统人事档案管理方式已经不能满足企业的发展需求，而档案管理信息化已经成为现阶段主要发展趋势。但就目前情况来看，很多企业都存在着缺乏档案管理信息化意识的问题，虽然部分管理人员也能够意识到档案管理信息化的重要性，但是因为员工已经熟悉传统的人事档案管理模式，且此种模式在企业的应用也比较成熟，因此管理者也不愿意对以往管理模式进行转变。一些企业在进行档案管理时也运用了信息化技术，但是因为缺乏相关经验或其他因素的影響，导致人事档案信息化管理系统的作用受到限制，无法推动人事档案管理效率的提升。

　　2.硬件设施不完善

　　人事档案管理要想实现信息化建设，最重要的就是硬件设施，这也是信息化建设的基础，如果在基础方面不达标，其他就无法进行。但是，在当前进行人事档案管理时，其信息化建设缺乏根基，在利用计算机网络进行档案管理时，一味地应用信息化建设理论，硬件设施配套不完善是个严重问题。再加上部分硬件设备的管理性能不足，人事档案管理的各项信息难以及时更新，影响人事档案管理的信息化进程。

　　3.缺乏理论与业务指导

　　人事档案管理并不是一开始就应用信息化管理的，而是经历了漫长的人工管理，传统档案管理意识根深蒂固，再进行信息化管理时，难免会缺乏理论与业务指导。再加上负责人事档案信息化管理的工作人员并不是专业的信息技术人才，无法熟练应用信息化技术。近些年来，在人事档案管理信息化建设时，实际管理效果还是与理想状态存在较大差距的，主要是源于信息化建设的开展比较滞后。此外，随着信息技术的不断发展，档案的生成方式等发生了一定变化，在进行档案管理过程中存在着文档、数据档案管理一体化现象，只有在人事档案管理过程中积极构建大数据服务平台，实现档案一体化管理，才能够真正符合企事业单位发展的要求。但是，就现阶段而言，大部分企事业单位的一体化管理模式还处于摸索阶段。

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