如何做好电子信息档案管理中的安全防范

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摘要：摘要：电子信息档案管理系统的建设与应用，能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效，档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下，数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强

　　摘要：电子信息档案管理系统的建设与应用，能够给档案馆开展各项工作提供良好的保障条件。系统建成之后电子档案信息的搜集、整理、存档、归档等各项工作将更高效，档案资料的分类、查询、调用在信息化的管理模式之下，数据信息资源的共享交流效果将逐渐增强，工作也更便捷。基于此，本文对做好电子信息档案管理中的安全防范进行研究，以供参考。

　　关键词：电子信息档案管理;安全防范;方法

　　《内蒙古大学学报》(自然科学版)(双月刊)创刊于1959年，1993年由季刊改为双月刊，是综合性科学技术类学术期刊。

　　引言

　　目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵。

　　1电子信息档案管理系统构建所应遵循的基本原则

　　(1)规范化。任何工作要想保持一个稳定发展的状态，都需要将其安全性、秩序性保障起来。电子信息档案管理系统的建设与一般的档案管理工作有着较大的差异，互联网信息技术的介入，使得系统很容易遭黑客攻击，一些数据信息被删减或修改。所以基于电子信息档案管理系统应用的安全性、可靠性要求，需要在系统建设期间，分析可能会存在的安全隐患问题，确保每一个工作阶段都能够将规范化标准推广，管理质量提升能够给电子档案应用带来积极的推进作用。(2)一体化。一体化指电子信息档案统一管理阶段，做好集成化的管理模式应用，当各种数据信息资源能够协调性應用，那么电子档案的真实性、可靠性就有了良好保障。电子信息档案管理系统应用期间会生成一个较为完成的生命周期，为了避免在管理阶段遇到一些突发性问题，在电子信息档案管理系统建设阶段，应探索管理周期设置要求，实现对电子档案的有效性管理与应用。

　　2目前电子信息档案管理中存在的安全问题

　　2.1电子信息档案管理面临网络开放的威胁

　　电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。

　　2.2传统纸质档案管理存在的安全隐患

　　目前传统的以纸质为载体的档案信息资源在企业产品档案信息资源体系中仍占绝大多数。对于这类档案信息资源的管理与利用，通常采用原件存档，制作复印件，加盖专用章，按生产需求定向发放。如遇更改变动，则由档案资料室书面通知相关使用单位，以旧换新，以确保档案信息资源内容的真实有效。档案资料室内部开设阅览室，为相关技术人员现场查阅资料提供方便。如需外借必须履行相关申请、登记、审批手续。在信息技术不发达的年代实施这种利用方式，只要接触到档案信息内容的人员能够严守国家保密规定，妥善保管好文件资料，不随意拍照、复印、抄录和带离保密场所，不在非保密场所谈论保密内容，就能有效防止保密技术资料外泄，确保其安全。

　　3防范电子信息档案管理的有效方法

　　3.1加强硬件环境等基础设施建设，为电子信息档案管理提供安全保障

　　严格按照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和电子信息档案管理要求，积极配置与电子信息档案管理工作相适应的数据服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等，以保障计算机及其相关配套设备、设施的安全及运行环境的稳定高效，最大程度满足对大量电子档案数据存储、读取及安全的需求，不断提高电子档案的管理水平。

　　3.2电子信息档案管理系统安全管理工作

　　电子信息档案管理系统结合网络技术手段，经过对各项工作的统一、规范管理，能够做好与档案馆各个部门的业务对接，实现系统化、一体化的管理。尤其是现阶段的网络技术水平不断发展，电子信息档案的传输与共享速率逐步提升，人们体会工作便捷性、高效性的同时，在安全管理阶段也有着硬性要求。所以考虑电子文件联网之后的应用更容易受到网络病毒的侵害，所以做好对电子信息档案识别，从归档工作开始之初要求部门对这项工作全权负责。

　　3.3加强基础建设，完善运行机制

　　为适应电子时代要求，确保电子信息档案数据安全，应注重抓好以下几方面建设：加强档案数据信息库房的安全设施建设。档案库房应配备温湿度控制设备、喷淋灭火设备、红外报警器、适合各种载体存放的具有防尘、防水、防盗、防磁的密集架或橱柜、防盗门窗、电子门禁等系统。加强信息化档案平台建设。配备可用于制作、采集、传输、利用档案信息资源的服务器，研发档案信息管理系统，配备可用于纸质载体信息转化成数字化信息的数字扫描仪。构建能与企业内部网络系统连接的网络服务平台。在档案库房、工作室、办公阅览室全面配备计算机终端。加强电子信息档案的安全风险防控。首先要严格遵守和执行国家各项保密管理规定。其次要建立和严格执行电子信息档案资料的物理备份制度，防止因电子设备故障与软件病毒给电子信息数据安全带来无法弥补的损失。

　　3.4构建强大的信息安全防范体系

　　主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。

　　结束语

　　总之，我们要做好电子信息档案管理工作的安全防范，就必须加大硬件投入，积极构建与管理工作相适应的安全防范体系，不断完善相关制度，规范系统使用权限，全面提高管理人员职业素养和业务技能，使电子信息档案的管理水平逐步提高，有效规避管理风险，让电子信息档案更好地服务国家和社会。

　　参考文献

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　　[2]索丹.浅谈大数据背景下的电子信息档案管理[J].明日风尚，2018(23)：364.

　　[3]张宁.浅析档案管理中的电子档案管理[J].办公室业务，2018(16)：115.

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