面向内部利用的智库文件管控框架研究

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摘要：摘 要：智库文件是智库知识的重要载体，文件管控不仅服务于智库内部知识管理需求，也为智库运营赋能。本文通过对我国部分新型智库的一线工作者进行调研访谈，以智库文件利用管理的相关现状为分析基础，并结合智库自身特性，构建了面向内部利用的智库文件管控

　　摘 要：智库文件是智库知识的重要载体，文件管控不仅服务于智库内部知识管理需求，也为智库运营赋能。本文通过对我国部分新型智库的一线工作者进行调研访谈，以智库文件利用管理的相关现状为分析基础，并结合智库自身特性，构建了面向内部利用的智库文件管控框架，主要由文件管理的基本流程，以及治理、管理者、技术和全过程控制四方面控制要素构成，为推动该框架的应用，智库需增强文件管控意识、重视智库文件管控的顶层设计、推动智库信息管理系统的建设及创新智库管理的体制机制，从这四个关键路径着手提升文件管控的效力。

　　关键词：智库运营;文件管控;决策研究;知识库;信息化

　　《面向内部利用的智库文件管控框架研究》来源：图书与情报 2019年3期

　　對知识的管理与利用是推动智库研究和创新的真正动力。智库不同于传统的学术研究机构，它不仅产生大量的知识，也需借助现代运营技术对知识及其自身进行传播与推广，这些活动通常依附于各类智库文件，它们既包括智库在从事各项业务活动中直接产生的各种形式的信息记录，也包括智库通过一定渠道接收的外部信息材料，在本质上具备知识属性。智库的文件管控是指对有效的智库文件信息从形成到最终处理全过程管理活动的计划、组织和协调，并追踪和监控这一过程，纠正实际管理中存在的偏差。依据文件双重价值理论，智库文件同样具有原始价值和从属价值，原始价值关注的是文件对其形成机构的利用价值，它决定了智库文件是服务于智库内部的利用需求，本文正是立足于这一视角研究智库的文件管控问题。

　　一方面，文件管控不仅是对智库文件实体的管理和控制，也是智库知识管理的重要组成，通过对智库文件的开发和利用有助于推动和加速智库的知识积累过程，为智库开展决策研究与咨询建立基础;另一方面，智库文件通过产生、流转、运行和使用，推动内部信息的沟通与传递，指导和控制智库的日常管理，加强文件管控也是完善智库管理的内在需求，为智库运营赋能。文件管控的欠缺不仅会损害智库文件价值、导致智库知识的流失，也会降低智库管理效率。

　　但目前，我国对智库的文件管控问题缺乏系统的研究，智库甚至疏于对自身文件的管理。因此，本文以智库内部利用需求为导向，对我国47位智库一线工作者关于智库文件利用管理的情况开展调查访谈，从中提炼出智库目前对文件管理利用特点，调研范围覆盖北京、上海、江苏、陕西、山东等14个省份20余家不同类型的智库，被访者来自研究、行政及传播等不同岗位。基于调研中现存问题及智库自身特性，本文试图构建面向内部利用的智库文件管控框架，并立足于我国智库建设背景，提出这种框架应用的关键路径。

　　1 研究综述

　　1.1 组织机构文件管控的基本问题

　　文件管控，即对文件管理活动的管理。研究者对组织机构文件管控问题的研究已经开展了诸多探索，美国著名档案学家谢伦伯格是最早对现代组织机构的文件管理进行系统性研究的学者，他的《现代档案——原则与技术》作为现代文件管理的奠基之作，其中前端控制和全程管理的文件管控思想也一直延续至今，并广泛应用于现代组织机构的文件管理工作。随着现代组织机构办公环境的变化，本世纪以来国内外对机构文件管理的研究多以电子文件管理活动导向，且大多围绕某一专门领域或行业的文件管理实践展开，其中既有政府、高校、医院、银行、企业等不同组织，也有电力和道桥等工程建设行业的机构。但无论是哪一类型的组织机构，在文件管控活动中关注的内容大多集中于这几个基本问题：文件管理的流程与系统、文件管理制度、文件管理人员、文件管控技术以及文件安全管理。

　　首先，文件管理流程是组织机构文件管控的核心，且通常需要依赖于相应的系统得以实施，流程和系统在组织机构的文件管控工作中是密不可分的。如Mpho Ngoepe和Patrick Ngulub[1]构建了嵌入审计全流程的文件管理模型，围绕审计前期准备、审计计划、审计执行、报告四个阶段具体设计每个模型中每一环节的内容;Paul等[2]对台湾1600多个政府机构使用的电子文件管理系统进行评估，系统主要为政府机构电子文件的产生、归档、处理、传输、共享等业务流程开展提供了支持。其次，文件管理制度是文件管控的保障，这种制度上及国家法律，如美国为加强企业文件管控出台的《萨班斯法案》[3]，下至机构内部具体的文件管理政策和程序，其中管理政策需将不同的责任具体分配给不同层级人员，明确权责分工[4]。

　　同时，管理人员也是组织机构文件管理中不可或缺的因素，并且受技术、用户及机构对文件工作的期望等因素驱使，文件管理者的角色已由文件和信息管理向知识工作者转变[5]，这不仅包括提供知识利用，Elizabeth Yakel[6]还认为文件管理者更重要的是与组织内其他部门人员协作，推动组织学习的氛围，帮助组织不断发现自己的知识需求。再者，由于电子文件的复杂性特征，文件安全受到了更多重视，对机构内电子文件管理风险的评估是识别风险、减少安全隐患的关键。William Saffady[7]对此提出要同时进行定性和定量评估。为保障文件信息安全，技术的改进也提供了必要支持;Muhammad和Ishtiaq[8]通过引进一套新的编码方案，对文件的数字水印技术进行优化，保证文件内容和形式不被改变的同时隐藏添加水印的信息。

　　1.2 智庫的文件管控与知识库研究

　　尽管国内外其他组织机构已经对文件管控展开了广泛研究，智库领域却少有关注。黄丽雯[9]曾在其硕士学位论研究智库非公开性文件管理问题，其中建立了以收集、鉴定、整理、保管和利用为主要环节的内部资料实体管理过程;Raymond等[10]通过多年智库工作实践和实际调研访谈，具体阐述了智库研究项目文件的归档的必要性，提出了明确归档时间、归档内容、归档程序等一些具体建议。此外并没有专门围绕智库文件管理问题的其他研究文献。

　　但如本文所述，现今组织机构内部的文件管理不仅是为满足法律、制度和行政管理的需求，还帮助机构通过文件管理产生新知识[11]，为解决机构知识存储和利用服务的需求，建立机构知识库(IR)成为学术研究机构较为流行的方式。IR是对机构数字化知识资源的整合，Michael Robinson[12]认为机构知识库存储的资源不仅包含正式的文件，还应包含报纸文章、演讲、乐谱等“非传统”形式的资料，更加完整反映机构工作情况;Kathleen Shearer[13]则认为机构一切数字形式的内容产出都应该存储在知识库中，包括数据集、视频记录、图片、虚拟艺术作品等。对此，有部分研究者将IR研究引入智库领域，如许鑫和吴珊燕[14]建立了包括资源收集、组织和服务在内的面向智库业务的知识库构建流程，并提出智库知识库联盟的建议。

　　同时还有一些围绕某一特定领域智库知识库建设问题的研究，其中包括创新创业、反恐、南海问题等领域智库。除理论研究外，国外一些著名智库已从实践上尝试建立了自己的知识库，如兰德公司的知识库不仅收藏了常见的图书、报告、期刊、数据库等结构化文件，还包括一些特殊形式的文件和缩微品，并利用先进技术手段提高这些资源共享的深度;瑞典斯德哥尔摩和平研究所建立了以研究项目为导向的知识库[14]，日本国际问题研究所则主要围绕国际安全和区域问题研究两个领域构建了专题知识库[15]。

　　综上所述，尽管已有研究成果中尚未形成对智库文件管控问题的系统性研究，但已有的相关研究可以为本文提供一定的理论基础和研究指导。智库文件管控的目标不仅要服务于智库日常运营管理需求，还要面向内部知识管理需求。因此，从运营管理角度看，对其他组织机构文件管控研究中讨论的问题也是智库在文件管控过程中必须思考和解决的，智库可以借鉴其中已经发展较为成熟的理论研究;另一方面，从知识管理角度看，机构知识库尤其是对智库知识库的研究及其实践经验也有助于在研究智库文件管理内容过程提供一些必要的启发。

　　2 智库文件管控框架的构建动机

　　2.1 智库急需完善对知识资产的保管和利用

　　知识通常分为显性知识和隐性知识，智库的显性知识基本都是依托于智库文件，不仅如此，一些隐性知识也可通过文件物化为显性知识。根据早前对20多家智库47位工作人员的调研情况，这些智库拥有的可利用文件类型多样，其中咨询报告和各项活动类文件是最广泛的利用对象，57.45%的被访者都分别选择了这两项作为他们常用的文件;其次是关于智库的新闻报道(媒体发布的与本机构相关的新闻)，有55.32%的被访者非常重视这类文件。另外还有一半以上的被访者对智库出版图书和发表论文这类文件的利用也较为频繁(见图1)。

　　智库拥有大量的成果类文件实际上是对智库核心知识的记录，对这类知识的管理和利用是提升智库竞争力的重要资源。但结合日常对智库文件利用经历，61.7%的被访者在利用智库文件时主要是为了日常业务管理活动，仅21.28%的被访者用于开展研究，此外，12.77%为向第三方评估提供智库数据，4.26%为其他目的。这说明智库成员调阅智库文件的主要目的是服务于日常业务管理而非核心研究咨询，这同时也反映出大量的智库成果类文件没有充分发挥其应有的知识价值，文件知识的开发和利用程度不够。

　　而随着智库人员流动较为频繁，流动员工在智库工作期间产生的知识也会随之流失而无法再次利用，为减少智库知识的流失并优化智库知识成果的利用，建立智库的知识库至关重要，完善的文件管理则是构建智库知识库的基础，这就有赖于智库利用文件管控框架重新规划文件管理内容，提升智库知识管理的能力。

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