信息化转型背景下机关档案分类研究

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摘要：摘 要：《机关档案管理规定》作为新形势下机关档案工作必须遵守的部门规章，其一级类目分类逻辑不统一的问题，不但反映了机关档案分类工作的现状，而且导致部分档案内容割裂，档案人员工作量增加。究其原因，既存在为方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼的

　　摘 要：《机关档案管理规定》作为新形势下机关档案工作必须遵守的部门规章，其一级类目分类逻辑不统一的问题，不但反映了机关档案分类工作的现状，而且导致部分档案内容割裂，档案人员工作量增加。究其原因，既存在为方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼的主观因素，又体现了客觀上机关档案管理中长期存在的分类庸俗化特点。就此提出统一一级类目的分类逻辑，小处着手，优化检索的解决思路。

　　关键词：机关档案;档案分类;实体分类;分类标准;档案信息化

　　1 存在的问题

　　档案的分类，就是根据档案的性质、内容、特点和互相之间的联系划分成一定的类别，形成一个具有并列(横向)关系和从属(纵向)关系的不同等级层次系统，并列(同位)各类之间只能平行，从属关系上位类必须包含它所属的下位类。

　　简言之，就是同级类目主要按形式逻辑分类，上下级按种属关系分类。而国家档案局颁布《机关档案管理规定》第三十三条指出：机关档案门类宜按照文书(WS)、科技(KJ)、人事(RS)、会计(KU)、专业(ZY)、照片(ZP)、录音(LY)、录像(LX)、业务数据(SJ)、公务电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、实物档案(SW)设置一级门类代码……。[3]这一分类要求看似明确而全面，体现了当前机关档案分类的共同遵循，但存在分类逻辑不统一的问题，给机关档案部门的档案整理、规章制定等工作带来不利影响。

　　根据国家档案局对《规定》的解读可知，一级类目划分上采用了通用类、专业类、音像类、数字类、实物类等五种分类逻辑。[4]其中通用类、专业类主要涉及文书、科技、人事、会计、专业档案五类，本质上是按工作内容或职能进行分类，逻辑关系一致。但其后的照片、录音、录像类档案，根据《档案工作基本术语》(DA/T 1-2000)中的定义，称为音像档案，是按表现形式进行的分类。再之后的业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体均为电子档案，是按信息的数-模类型做的划分。最后加上依据档案载体形态分出的实物类，《规定》中的一级类目分类方案实际上存在四种分类逻辑——职能(内容)、表现形式、信号类型以及载体形态，显见与全宗内同级各类内容应相互排斥的分类要求相悖，必然造成同一份文件在类别选择上的不唯一性。

　　比如电子形式的文书、科技等前五类档案与业务数据、公务电子邮件、社交媒体类档案均可作为数字类文件;科技活动、行政管理活动中产生的照片等音像档案既可归入科技档案和文书档案中，又可归入照片、音频、视频档案中。

　　如果按照职能或内容分类，则一级类目中音像类、数字类、实物类档案均可包含于通用类、专业类档案中。导致不管从哪个角度进行分类，逻辑关系都无法统一，甚至与相关法规抵触。

　　比如某会议文件包含纸质材料和照片、视频。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)第七条第二款“永久保管的文书档案主要包括本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料”以及第八条第二款“定期保管的文书档案主要包括本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料”可知，会议文件应作为文书档案保管。[5]

　　但如果某会议文件只有照片和视频，没有纸质文件，那么按照《规定》给出的分类方案只能归入照片和视频类目下，与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求产生客观背离。同样道理，公务电子邮件中的照片，既可放入公务电子邮件类，又可放入照片类，类目选择上再次出现不唯一性。

　　同《规定》一级类目同时按五种逻辑进行分类相比，有些行业则有意识规避这一问题，甚至明确提出不将照片、录音、录像等作为一级类目中的一个门类。

　　如《高等学校档案实体分类法》(DA/T 10-1994)第五条第一款中指出了高校声像载体档案归档要求，虽然该标准已废止，但教育部2008年印发的《高等学校档案管理办法》(教育部令第27号)在分类上依然未将声像档案、电子邮件等作为档案门类。

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