企业文书档案管理问题与对策思考

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摘要：摘 要：近年来，随着企业发展速度不断加快，加之组织结构等方面的改革，传统的文书档案管理模式已经无法满足企业发展的需求，特别受各种因素影响导致文书档案存在诸多问题，在很大程度上加剧了不匹配性。因此，紧跟时代发展的潮流，探索改革出路、创新思路，

　　摘 要：近年来，随着企业发展速度不断加快，加之组织结构等方面的改革，传统的文书档案管理模式已经无法满足企业发展的需求，特别受各种因素影响导致文书档案存在诸多问题，在很大程度上加剧了“不匹配性”。因此，紧跟时代发展的潮流，探索改革出路、创新思路，迫在眉睫。

　　关键词：文书档案;管理现状;改革与创新;信息化建设;档案管理

　　現阶段企业内部文书档案管理存在着一定的问题和不足之处，文书档案信息作用发挥存在“跟不上趟”情况。此外，文书档案管理在企业日常工作管理中处于基础性地位，随着企业运营管理体制、工作内容不断发展变化体现出企业发展轨迹和各项基本的信息，对于企业的持续健康发展有着积极的指导意义。因此，需要对文书档案管理中出现的问题进行分析，提出有针对性的解决措施，不断改革完善管理体制与运行机制，推动企业文书档案管理工作的深化。

　　1 文书档案的作用的发挥与面临的“窘境”

　　1.1 归档认识层面的问题。应以归档管理为管理者决策提供有效依据。在企业档案管理中发生问题，不仅会导致档案记录的混乱，还可能会对企业其他的管理工作造成影响，使正常的生产经营活动无法顺利开展。曾经有个别单位与合作方签订零星维修工程合同书后，由于没有充分意识到合同资料归入文书档案管理的重要性，没能及时移交材料给档案部门，之后经人事变动调整，也没有对材料的原件进行保存，结果给财务结算工作带来了极大的困扰，同时直接影响了后续一系列工作的开展。

　　1.2 规范操作层面的问题。以规范管理维护企业发展真实面貌。档案记录包括企业所有的命令、指示、决定、报告、批复、通知、信函、会议记录、计划和总结等办理完毕的文件，记录了企业发展的历史轨迹和生产经营活动，涉及到企业发展的方方面面，必须要按照相关的标准和规范进行档案管理工作。其管理的有效性及使用的高效性，体现在工作的规范性和程序性。但在实际工作中，却发生因留存档案资料缺失，记录不全而无法完整记录建厂历史的情况，主要原因是档案员收集档案资料不及时，造成文件资料不齐全以及丢失等情况，无法归档保存，使得企业发展的历史记录造成不可挽回的损失。

　　1.3 指导检查层面的问题。检查文件格式不规范情况直接关系到归档质量，具体来说，主要表现为以下几个方面：大事记记录内容不详细、不具体，漏写事件的关键要素等信息;发文不使用规范拟稿或者内容填写不规范;发文字号存有重号空号现象，没有文件编号登记;草拟公文内容不准确，导致正式文稿漏洞百出，格式混乱;有的领导签发不够及时，公文校对不够细心等。此外，虽然文书办理时间有着明确的规定，但在实际操作过程中，存在处理公文不及时，拖拉延误，导致部分公文超出办文时限，既影响办事效率，也容易造成文书积压，使文书效能发挥大打折扣。

　　2 对现实“窘境”的剖析

　　2.1 观念陈旧。某些部门领导没有充分意识到文书档案管理的重要性，对档案工作的支持关注的力度不够，甚至错误地认为档案工作就是抄写、保管工作，只要不泄密、不丢失，应付查档、外调就可以了，使档案管理的理念和手段相对滞后。有的企业领导不重视文书档案管理，对文书档案管理中，尤其是档案信息化必需的设备设施没有到位。

　　2.2 能力不足。从目前柳钢的文书档案管理人员队伍看，均存在一定的能力不足现象。从事多年文书档案管理人员，学历偏低，很多都没有接受过全日制大专学历以上的教育，凭经验做事。他们对于新人的培养亦是口口相传，缺乏专业化的正规业务培训。而一些新同志，则由于文书档案管理岗位相对于企业其他岗位，薪酬待遇偏低，而缺乏工作热情和进取心，“做一天和尚撞一天钟”的人员并不少见，档案管理工作自然就无法很好地完成。诸如收集范围不明确、工作不及时，用纸、装订不规范，办理程序混乱、原稿不齐全、编号不规范等情况时常出现，甚至于“屡查、屡改、屡不绝”，严重影响企业文书档案管理工作的健康发展。

　　2.3 技术落后。目前，许多企业文书档案管理技术比较落后，主要表现在：对文书档案信息管理的硬件和软件资金投入不足，缺乏适用于文书管理的软件。同时，传统的文书档案几乎都是纸质，占用的存储空间大，查阅不方便，信息化管理手段的缺失致使文书档案管理还处于比较低的水平。

　　3 改革“出路”、创新“思路”

　　3.1 强化档案意识。采取灵活多样的形式向领导和员工宣传《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》等档案法律法规，大力营造抓好档案管理工作的良好氛围，不断提高相关领导及全体工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，变被动为主动，积极更新档案工作的创新思路，使档案工作纳入到本单位总体工作规划和年度工作中。

　　3.2 提高综合素质。一是在政治意识方面，要始终牢记“档案工作姓党”，结合新时代企业的发展，找准文书档案工作目标定位和切入点，用更高的标准、更宽的视野谋划文书档案管理，提高文书档案管理水平和效率。二是加强文书档案管理收集业务能力和管理能力，提高文书档案工作质量，加快文书档案服务企业的标准化步伐，健全“OA办公系统查档、本单位跨部门查阅服务”机制，完善以基层为重点的档案基本服务体系信息，建成优质、便捷、高效的档案信息化管理服务体系。

　　3.3 推进信息化建设。要坚定不移地以信息化推动文书档案工作的战略转型，加快建设数字化档案管理平台，实现文档管理一体化为企业提供资料归档保存和整合共享等服务;同时，加快开展电子文件归档与电子档案移交接收工作，推动信息化专业档案数据化归集，凸显档案资源在运营管理体制与运行机制的改革与创新中的基础性作用;[7]积极拓展“互联网+档案”思维，推动档案管理模式、服务方式向智能型、精细化转变，使档案管理部门起到信息中心的作用。

　　参考文献：

　　[1]蒙桂英.加強文书档案管理工作的措施[J].现代农业科技，2011(13)

　　[2]王明罡.新常态下对加强事业单位文书档案管理的思考[J].办公室业务，2017(05).

　　[3]刘晶，新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的几点思考[J].黑龙江史志，2015(13)

　　[4]郑建文.论档案信息自动化系统建设[J].兰台世界(上半月)，2008，9(09).

　　[5]郭纪梅.事业单位档案管理体制和运行机制的改革与创新[J].神州(中旬刊)，2019(03)

　　[6]毛贤广.全力推进新时代档案事业创新发展[N].中国档案报，2018-11-26.

　　[7]汪子璇，王芹.国内文件归档制度研究述评及启示[J].档案管理，2020(05)：43-46.

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