农林单位电子会计档案管理问题与对策

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摘要：摘要：随着信息化技术的飞速发展，电子会计档案的建立与管理，已逐渐成为农林单位财务管理工作中的一项重要内容。会计档案管理是诸多会计管理工作的一个重要分支，是农林单位内部管理的重要组成部分，是记录和反映农林单位经济业务和资金活动情况的重要依据

　　摘要：随着信息化技术的飞速发展，电子会计档案的建立与管理，已逐渐成为农林单位财务管理工作中的一项重要内容。会计档案管理是诸多会计管理工作的一个重要分支，是农林单位内部管理的重要组成部分，是记录和反映农林单位经济业务和资金活动情况的重要依据，是会计人员工作的成果。全面加强会计电子档案管理工作，可以大幅度提高农林单位的会计管理水平。针对农林单位在实行电子会计档案管理工作中存在的主要问题，提出了完善和解决问题的对策。

　　关键词：农林单位;电子会计档案;问题;对策

　　引言

　　做好会计档案管理工作，是农林单位管理工作中的一项重要环节，也是一切科研、生产工作有条不紊运行的基础[1]。随着网络信息化技术的飞速发展，会计电算化逐渐走入了企、事业单位的应用范畴[2]。建立电子会计档案管理也在财务管理工作中应运而生。电子会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据[3]。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。随着电子会计档案管理技术的普及和发展，对于每一个农林单位财务管理工作来说，单纯保存传统的纸质档案的弊端日益突显出来，实行农林会计档案的数字化发展至关重要。

　　1农林实行电子会计档案存在的问题

　　随着科技的发展迅猛，会计制度改革的不断深入，计算机技术已在各行各业得到全面的应用。会计电子档案内容、信息量骤增，传统会计档案管理方式的局限性越来越明显，已经不适应新时代的发展。电子会计档案的发展为会计档案的发展创造了良好的条件，会计电子档案管理已经逐渐渗透到会计档案管理的全过程。由于会计电子档案管理与传统的纸质管理有着较大的差异性，因此在执行过程中不可避免的遇到一些问题，会计电子档案的管理已成为当今时代一个急需解决的问题。

　　1.1认识不足、思想意识薄弱

　　在传统的会计档案管理模式下，会计档案管理主要依靠财务人员手工记账对账，对会计档案管理的要求也相对较低。大部分在实行电子会计档案管理过程中，农林单位最主要的原因是领导层和具体从事、办事人员对其认识的不足，没有从思想中深刻意识到实行电子会计档案的重要性。单位内部“所谓”的归档只是纸质档案的归档，而这无疑给会计档案管理埋下了隐患[5]。尤其一些基层的农林单位，数据保存的时效性和时间的长久性都难以保证。电子档案管理人员的法律意识淡薄，对档案保管的重要性认识不足，问题一旦出现将损失诸多会计信息，危害个人及单位利益。

　　1.2档案管理人员素质良莠不齐

　　实行电子会计档案的系统管理，归根到底还是由人来完成，人员素质的高低将决定着档案管理工作的好坏。在农林单位实际工作中，大多没有相关财务专业的人员来从事这项工作，缺少相关专业知识，大部分电子档案管理的工作人员是由其他行业非专业人员来从事，极容易因操作不当等问题影响会计档案管理数据的管理效果，有可能导致会计信息档案不能及时更新，也就不能发现更多的问题，严重影响单位的发展。

　　1.3电子会计档案管理体系不够健全

　　现阶段我国很多单位缺乏完善的电子档案管理制度，电子会计档案的整理、利用、销毁仍采用传统的会计档案管理办法。在一些农林单位中，特别是基层单位，没有形成严格的规章制度，电子会计档案管理制度亦不完善，这就造成无规章可循，不可避免的出现诸多问题和错误。还有部分单位存在着只需要一些基层档案信息，大部分时间久远的档案利用率不高，会计档案的价值没有充分发挥出来，尽管随着时代的进步，大部分农林单位开始使用电子会计档案，但仍存在少数单位沿用传统的纸质档案来进行管理。传统的纸质档案查阅方式仍是会计档案管理的主要方式，这种惯例在一定程度上制约了电子会计档案管理的发展。

　　1.4电子会计档案保管的安全性问题

　　电子会计档案保管的机密性，在一定程度上影响着单位的生存和发展。在实际工作中存在着安全性、保密性的重视度不高。主要表现在档案维护和网络安全问题上。在维护方面如果维护不当易造成数据损失。在安全方面存在着易篡改、易泄密、易感染病毒等几种情况，会计电子档案系统发生意外事故会使数据混乱或丢失，一旦出现问题将对单位造成无法弥补的损失。

　　2农林实行电子会计档案解决问题的对策

　　针对会计电子档案工作中出现的上述问题，应从以下几个方面进行解决：

　　2.1转变思想观念，提高意识

　　由于会计档案管理与传统的会计档案管理存在着较大的差异，因此在执行过程中不可避免的会遇到一些问题，提高会计电子档案管理的质量已成为当务之急。首先，在农林单位中，为了适应时代发展的需要，从领导到具体办事管理的人员都要从根本上转变观念，提升自我意识，用发展的眼光看待电子会计档案管理，使软件得到充分利用。档案管理人员必须要增强法律意识，依法办事，不违法，不违规。增强档案管理人员的道德意识和责任意识。

　　2.2提高档案管理人员的素质

　　只有提高农林单位档案管理人员的专业素质，才能提高其工作效率，更有效的管理电子会计档案。农林单位可以指定专人负责会计电子档案管理工作，培养专业的会计电子档案管理人员。管理人员要跟上时代的步伐，就是要定期的对其进行培训，提高档案管理人员专业水平。也可以培养一些高端的专业人才。如既拥有档案管理和财务管理相关知识，又懂计算机业务的专门人才。定期的对档案管理人员进行再次培养，确保人才能够与时俱进，紧跟先进的管理理念。

　　2.3完善电子会计档案的管理体系

　　在农林单位中，需要不断加强和完善电子会计档案的各项规章制度。形成自己独有的管理制度，建立健全适应会计电子档案管理工作环境的制度体系，建立会计电子档案的备份制度，对电子会计档案建立完善的索引体系[6]。做到有章可循，可以建立档案管理小组，由领导带头，建立相应的归档、保管、借阅和备份管理流程。建立审批制度，做到谁借阅谁负责，有底可查。提高电子会计档案的利用效率，掌握最新的工作动态，提高更新速度，这样才能使档案更好的为大家所利用。对单位的发展帮助很大。

　　2.4加强电子会计档案的安全和维护

　　必须提高农林单位档案人员对会计电子档案的维护，要做到定时、有序。在单位进行电子档案保存的同时，可以有选择性保存纸质资料。对相关软件和数据做好备份，可以由农林主管部门出面制定专业统一的软件，对软件的开发商和销售商进行规范化的控制，对相关人员进行统一培训，对所传输的文件进行加密，要充分顾及电子设备的防磁防雷电等安全要求。对会计档案建立保密等级，设置相应的访问权限，设置防篡改多层校验。保管部分纸质档案，作为会计电子档案的辅助和补充。考虑到基层农林单位人员软件应用能力问题，应对操作系统进行简单化处理并配备完善的售后服务。只有这样才能及时进行信息反馈，对软件不足的地方进行及时修改。

　　3结语

　　随着电子技术的发展，电子会计档案的应用也得到了很大程度的提升，其发展模式也更加的科学化和精细化。虽然电子会计档案在基层农林单位的实行还存在着一些问题，但由电子会计档案代替传统纸质档案已成为必然趋势。农林单位实行电子档案管理，积极推进会计电子档案管理系统的建设和应用，能够使农林单位在未来的会计档案管理工作中更加高效、规范，在会计信息共享方面能够有更大的提升，逐步实现规范化操作、无纸化办公、智能化处理、自动化分析等先进的财务管理模式，进一步提升财务管理效率，更符合新形式下会计电子档案发展的需要。因此，我们要完善这一工作，发挥其特有的功能，更好为单位财务管理工作做出贡献。

　　参考文献

　　[1]赵丽萍，郝兆国，吴国香，等.加强科研单位财务会计档案管理及应用的探讨[J].齐鲁珠坛，2019，(2)：50-51.

　　[2]黄荣.农林科研事业单位会计管理档案初探[J].科技创新与应用，2015，(22)：267.

　　[3]王矿平.我国会计电算化存在的问题及对策研究[J].企业研究，2013，(14)：89.

　　[4]王珍.浅析会计电子档案的管理[J].潍坊学院学报，2009，(1)：157.

　　[5]徐冬梅.会计电算化条件下会计档案管理问题探究[J].中小企业管理与科技(中旬刊)，2018，(7)：76-77.

　　[6]黄晓云，肖剑钦，谭荔.科研院所会计档案规范化管理浅析[J].财会学习，2018，(1)：118-119.

　　作者：李红

　　推荐阅读：《民国档案》(季刊)创刊于1984年，是由中国第二历史档案馆主办的一个刊载民国档案史料兼为民国史研究提供园地的刊物。

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