信息技术在学校档案管理中的应用

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摘要：[摘 要] 在学校规模越来越大、学校日常活动变得越来越丰富的今天，学校遇到了很多的管理问题。党政机关任务的汇报、教习活动的汇报等工作都需要立刻收入学校档案。以当前的环境与实际效果来看，学校档案管理问题十分突出。为了改善这一问题，同时也是为了实

　　[摘 要] 在学校规模越来越大、学校日常活动变得越来越丰富的今天，学校遇到了很多的管理问题。党政机关任务的汇报、教习活动的汇报等工作都需要立刻收入学校档案。以当前的环境与实际效果来看，学校档案管理问题十分突出。为了改善这一问题，同时也是为了实现社会的可持续发展，文章进行了深度的探讨，分析档案管理与信息技术充分融合思路与提高校园管理效率的具体举措。

　　[关键词] 信息技术;学校管理;档案管理

　　0 前 言

　　在社会发展的过程中，素质高、技能强的人才成为社会最需要的人才类型，学校面对这一问题不得不不断提升自身管理能力，加强校园管理建设。学校档案管理对于提高学校管理水平来说影响重大，这其中包括很多的学校资料。能否将这些资料进行实时更新、整合与准确保存已经成为判断学校管理水平的核心要素。信息技术管理学校档案能够让学校管理变得更加智能，能够为师生提供大量正确有用的资料。智能管理可以有效降低管理难度与管理成本，这对保障档案管理效率来说意义重大。

　　1 校园档案管理问题

　　1.1 效率低阅读率低

　　学校档案部门负责的工作与内容很多，档案部门需要记录好学校所有信息，这些信息中包括师生资料、日常活动资料。也就是说学校档案部门有着非常多的管理工作量[1]。采用人力处理的方式显然并不能满足全部的管理任务要求，有限的人力在复杂、繁重的操作中会出现很多的失误，导致管理效率低问题的发生。如果在档案记录、更新与管理过程中管理者出现了失误，不仅会影响到档案真实性与有效性，同时也会影响档案查阅率。

　　1.2 维护困难

　　在学校档案管理中，档案管理、档案维护、档案更新都是非常重要的工作，这些工作影响着档案本身的价值，影响着学校决策能力与学校管理有效性。传统档案管理中，人力模式并不能满足档案管理要求。人力管理不仅效率低下，同时也会因人为操作失误导致档案出现腐蚀、折旧、破损的问题。以上种种问题都会导致材料维护、材料更新出现不好的影响，这会增加不必要的档案管理成本、维护成本，浪费学校有限的资源。

　　1.3 不保密、不安全

　　学校档案涉及很多内容，比较熟悉的包括学校师生身份信息，这些信息需要严格的保密处理。不过人力管理档案总是会遇到问题，比如忘记锁档案柜、档案室，导致档案资料的泄露。或是管理者在搬运档案的过程中，将资料遗漏在外面，都会导致档案资料泄露。人力管理档案的方式很难做好安全保密工作，除非有非常专业的管理者管理档案保密性才能够得到控制。但在许多因素的影响下，时常会有一些档案泄露出去[2]。这些档案的泄漏对于师生的影响是非常突出的，对于学校档案部门的名声也是非常不利的。

　　2 信息技术管理学校档案可行性分析

　　在提高学校档案管理质量以后，学校的管理效率、管理水平、服务能力都得到了很好的加强。信息技术本身的优势恰好能够满足档案管理效率提升的全部要求。

　　2.1 储量大

　　传统档案大多以纸质模式为主，这种档案存储模式不仅会占用大量空间，同时也需要投入大量的人力资源用于保护档案。纸质档案很容易受到环境影响出现如发霉、破损的问题[3]。甚至许多档案在长时间的翻阅与使用后会出现字迹模糊的情况。信息技术档案和纸质档案区别很大。数字档案利用计算机技术将档案资源存放在电脑磁盘，当然网络云盘也是可以存放的地点，存放量得到了大大提高，解决了很多学校档案部门空间有限的问题。在信息技术的支持下，不论学校需要管理多少档案，档案部门都能够有效处理[4]。

　　2.2 查阅方便人力成本低

　　传统档案管理最大的问题就是查询难度较高，很多档案使用者要想获得资料需要一个柜子、一个柜子翻，然后再翻找一个又一个档案袋。这么做会浪费大量的时间和精力，影响了档案应用效率。信息技术的出現大幅提高了档案管理查询效率。利用信息技术的时候，档案查询者只需要直接检索关键词、编号就能在几秒查询到自己所需要的档案资料，便捷的查询条件极大地改善了档案资料使用水平和效果。

　　2.3 更新快

　　信息技术的出现改变了过去的档案资料补充模式。过去为补全档案资料往往需要由管理者先行找到学校资料，之后通过对比找到资料的补充点。档案更新效率极度低下，尤其是面对海量资料的时候还会遇到操作难度大的问题。信息技术出现以后这种问题得到了很好的改善。档案使用者在查询资料的时候可以直接搜索资料的关键词或者编码，档案管理者同样如此。更新材料信息的时候，档案管理者只需要直接搜索关键词或是材料编码就能够找到对应资料，之后仍旧是搜索关键词就能够第一时间找到需要补充材料的位置，将新材料复制或是敲入进去。便捷的数据材料更新不仅效率高，同时任务量也变得非常少，大大提高了更新效率与更新能力。

　　2.4 共享效果好

　　信息技术本身有着开放的特性，信息技术的应用能够打破档案使用者对档案查询时候的空间、时间限制。也就是说使用档案者此时不用再亲自来到档案库查询所需资料，档案使用者可以直接在家、学校、宿舍用网络查询自己所需要的信息。应用信息技术前很多实用档案再被借走以后就会陷入后续成员只能排队等待借阅的问题，浪费人们的宝贵时间。信息技术的出现可以有效规避这一问题。信息技术使得人们可以多人一同共享同一个资源，有效提高了工作效率、学习效率，体现了现代技术的优势与价值，提高了档案管理工作对档案材料的管理效果。

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