档案管理工作的工作要求和管理要求

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摘要：这篇档案工程师职称论文发表了档案管理工作的工作要求和管理要求，随着科学技术日新月异的发展，国家提倡低碳、环保、节约能源，各种非纸质档案和电子文件的应用越来越多，这对乡镇基层单位的档案管理工作也提出了更高的要求。 关键词：档案工程师职称论文,

　　这篇档案工程师职称论文发表了档案管理工作的工作要求和管理要求，随着科学技术日新月异的发展，国家提倡低碳、环保、节约能源，各种非纸质档案和电子文件的应用越来越多，这对乡镇基层单位的档案管理工作也提出了更高的要求。

　　关键词：档案工程师职称论文,对档案管理的要求,计算机管理系统的维护

　　一、对档案管理工作者的文化素质要求

　　档案管理人员的工作水平直接影响着档案管理工作的好坏，以前在乡镇基层单位由于人员少，领导层也不太重视档案管理工作，档案管理工作经常由政工部门人员兼职管理，由于工作的侧重点不同，导致档案不能及时收集、归档，时常发生丢失、毁损现象。随着科技的快速发展，档案信息的采集、加工、整理、保管、统计以及提供利用都需要以现代信息科学为指导，熟练运用现代化的管理设施和操作方法来进行管理，才能做到及时、高效、科学，才能使档案工作跟上社会快速发展的需要。要做到这一点，就要求档案工作者对自身文化、业务的学习，定期参加档案管理业务培训，不断学习档案管理工作相关的各项技能和知识，系统掌握计算机应用技术、信息网络管理等方面知识，紧跟时代脚步，才能做好新时代的档案管理工作。

　　二、对档案管理工作配套设施的要求

　　增加投入，购置设备。档案记录着一个单位的历史发展，随着时间的推移，积累的档案资料越来越多，需要建立专门的档案室，让档案资料得以妥善保管，为今后的利用提供方便。现代化形式下的档案管理业务工作已不再是过去那种单一的手工操作，要加大对先进技术、设备的应用，加快档案管理软件的开发，确保档案的立卷、编目、检索统计及借阅等可以正常开展。要转变以往手工操作的方式，使用计算机管理，有效提高信息储存量，提高检索速度，让档案工作人员从繁重的工作中解放出来，实现工作效率的提升，让档案得到充分的应用。

　　三、对各种档案资料的管理要求

　　当前档案资料包括纸质文件、非纸质文件、电子文件。对这些文件的保存管理建议：

　　(一)传统的纸质文件要做好防火、防潮、防虫、避光。纸质档案一般由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一年归档一次。

　　(二)非纸质文件的保存管理

　　非纸质文件包括照相底片、相片、磁带、光盘等。非纸质档案因载体制成材料不同，化学稳定程度不同，在保管过程中应针对特点分类保存，统一管理。

　　不同载体的保管方法相同的方面：防水、防尘、防光、防霉、防潮、防盗，不同的方面：

　　1.照相底片。底片是一种化学感光材料，极易引起化学变化和自毁，它不属于胶质材料，易起火熔化和变质。库房应配空调调控温度，并要防潮。为妥善保护，底片可以存放在玻璃纸或塑料封套中。

　　2.照片。照片档案的保护应着重于抑制霉菌的生长，避免受潮;避免太阳直射;不要卷折，防止断裂;防止污染褪变;也可选择塑封。

　　3.磁带。磁带的保护应注意避免灰尘，远离磁性物体，防止消磁。对于长期存放不用的磁带要定期绕动，至少一年倒一次，防止磁带粘连与生霉，录像孔应打开，以防误操作抹掉信息。

　　4.光盘。光盘的保护应着重预防划伤、受热、受压变形和老化，保持良好的温度、湿度环境，温度宜控制在17-20℃，相对湿度 35%-45%。

　　(三)电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并在通信网络上传递的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：①电子文件不是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用;②电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;③电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响;④电子文件的保存條件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、光照、防磁性等条件的要求很高。

　　电子文件一旦形成后，应马上贮存到办公信息数据中，由档案人员所共享，使文件与档案之间不再有明显的界限。电子文件对计算机的依赖性强，归档时包括光盘的移交也包括该文件的读取软件甚至操作系统。

　　由于电子文件的共享，要求档案管理者具有高度的责任心，档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全，要做到不坏、不丢、不散、不乱，在收集与管理过程中，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有始有终，而且要无论在什么场合都要守口如瓶，保守秘密。

　　四、计算机档案管理系统的维护

　　档案室的计算机应独立使用，配备稳压设备，严格操作规程，做到专人负责和管理，禁止非计算机硬件维护人员带电拆卸、安装计算机，不使用来历不明的磁盘、光盘等移动存储器，禁止在计算机上玩游戏。为保护计算机系统中的数据安全，系统数据应定期进行备份，重要数据应有两个以上的备份分开保存。应设定不同操作人员对不同内容的访问权限，防止外来借档、查档人员直接操作计算机或修改文件。另外要采取措施防止计算机病毒感染，必须使用外来移动存储器时应严格进行病毒检测，在确认无病毒后方可使用。

　　推荐阅读：《四川档案》(双月刊)创刊于1984年，由四川省档案局主办的档案专业刊物。是四川省档案局主办的国内外公开发行的综合性专业杂志。宣传政策法规、交流工作经验、砥砺学术思想、介绍方法技术、传播中外信息、注重休闲娱乐，传播档案、文秘知识。

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