企业信息管理论文施工企业档案管理体制构建

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摘要：本篇 企业信息管理论文 分析施工企业档案管理体制构建方式，《 档案管理 》期刊是档案专业的双月刊。其创刊宗旨是在传播档案学知识，交流工作经验，推动理论研究，提高档案工作者业务素质。主要栏目有理论探讨业务研究、照片档案、档案与历史、评论、经验交

　　本篇企业信息管理论文分析施工企业档案管理体制构建方式，《档案管理》期刊是档案专业的双月刊。其创刊宗旨是在传播档案学知识，交流工作经验，推动理论研究，提高档案工作者业务素质。主要栏目有理论探讨业务研究、照片档案、档案与历史、评论、经验交流、国际瞭望。

　　【关键词】施工企业?档案管理?构建

　　施工企业档案是工程建设项目的历史记录，也是工程项目投产后运行、维修、管理、改建、扩建及技术改造等工作的重要依据。随着我国经济的快速增长，工程建设规模在不断扩大，施工企业档案日益显现出其在基本建设中的地位和作用。如何提高施工企业的档案管理水平，以便更好地服务于企业生产，服务于基本建设工作，已成为当前施工企业应重点探讨的一个重要课题。

　　一、企业档案的概念及分类

　　企业档案是在企业各项活动中产生的，是企业各项活动的原始记录。企业档案在企业各项活动中得到不断补充和丰富，成为企业和全社会的宝贵资源。

　　企业档案从构成内容上可分为管理性档案、科技类档案、会计销售类档案和人事类档案。管理性档案主要包括经营管理、日常行政管理、组织管理、科技与生产管理等管理性工作中形成的档案。科技类档案是指企业在产品生产、工程项目建设、科研课题的开发等工作中形成的档案，具体包括科研、产品、基建、设备等档案。会计销售类档案是指在企业销售和市场管理中所形成的档案。人事类档案是指在对企业人事管理中形成的档案材料。

　　二、施工企业档案管理新特点分析

　　(一)由集中管理转向分散管理或集中-分散结合管理

　　档案管理由过去强化的集中管理转向分散管理或集中-分散结合管理，并且形式日趋灵活。我国企业集中统一管理模式是在计划经济的背景下产生的，集中统一的管理模式在积累和控制企业档案资源的要求下发挥了极大作用。但随着我国社会的整体转型——计划经济向市场经济的转型和改革开放，特别是加入WTO 后，开放程度和融入世界经济的脚步不断加大，加上国外企业的进入以及不断冲击国内企业，外带民营经济的不断崛起，过去那种国家规划、集中统一化管理的单一模式收到了极大冲击。同时企业档案管理是企业必不可少的一部分，企业要高效运行，也必须要有更加适合自己的企业档案管理的支持。在这个背景下，分散的管理模式或集中-分散结合管理逐步受到企业青睐，并得到了发展。这种管理模式更加适应企业实际情况，首先企业是独立的法人机构，企业自主拥有本企业各种资源。其次，随着企业自身管理模式的转变-纵向职能化管理转向横向扁平化管理，分散的管理模式或集中-分散结合管理更加适合现代化的企业档案的管理，有利于企业效率的提高。

　　(二)制度化的手工管理模式转向计算机网络化管理

　　我国企业档案管理方式从最初的手工管理发展到计算机网路管理，主要经历了手工管理阶段、单机数据库管理阶段、网络集成化管理阶段。

　　1、手工管理是指在计算机未应用于具体管理实践，对档案的管理以手工方式，档案管理流程严格设定的管理。档案处理依照具体标准进行处理，例如1951年的《公文处理暂行办法》就是一个指导的标准。

　　2、单机数据库管理阶段是针对档案管理手工管理阶段，档案管理以计算机单机数据管理最为档案管理的主要方式。计算机档案处理涉及机读目录辅助管理、档案计算机著录、数据库保存等。相对于传统手工管理模式单机数据库管理以数据库方式存储档案，便于查找、检索与共享。确立了按“件”管理的方式，节省了大量的人力、物力，提高了档案管理效力。

　　3、网络集成化管理阶段是针对单机数据库管理功能简单，通用性差等缺陷上发展起来的管理模式。网络集成化管理是将各自独立的管理终端通过网络连接起来，将企业各类软资源进行整合，是融档案管理、信息处理、业务知识管理于一体的现代化管理模式。网络集成化管理有利于企业各类资源的统一管理，有利于分布式的处理数据，有利于众多部门的信息分享和交流等。网络集成化管理是未来企业档案管理的趋势。

　　三、新时期施工企业档案管理体制与模式的建构

　　(一)分布式集中管理模式

　　分布原指在一定范围内散布，集中原指把分散的人、事物、力量等聚集起来。这里所指的分布式集中管理是指企业档案管理形式采取形式上集中，事实上分散的形式。

　　1、形式上集中

　　形式上集中是指企业档案管理由企业一级管理层总负责，制定企业档案管理制度，完善档案管理流程，但一级管理层并不参与企业档案具体管理事务，例如YPC-BASF管理层办公室通常只对文件形成版本进行授控。

　　2、事实上分散

　　企业档案管理具体事务都在企业档案形成部门进行具体管理，即企业各职能部门负责企业档案的制定，保存，利用。分布式集中管理本身其实还是一种分散管理，但这种分散管理必须遵循形式上的约束，即企业法规的约束，必须符合法律要求。

　　(二)档案一体化管理

　　档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。档案一体化是文件管理与档案管理内在联系的必然结果。档案一体化是机关文件与档案工作改革的重要方向。档案一体化有利于最大限度地开发文件和档案信息资源。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。

　　(三)标准化管理

　　1、企业档案标准化有利于提高企业档案工作的质量

　　档案标准化是管理档案质量的准绳，是衡量质量的一把尺子，只有高水平的标准，才会有高质量的管理效果，制定和实施统一标准对提高档案的质量、管理和检查等工作都具有切实保证和提供依据的作用。

　　2、企业档案标准化有利于促进企业档案管理的现代化

　　标准化会使档案工作现代化管理达到新的水平。档案工作现代化是建立在先进技术、严密分工和广泛协作的基础上的。档案作为提供企业经营决策的信息之一，如不采用电子计算机等现代化管理工具，就很难从浩如烟海的档案材料中检索出急于需要的档案信息。但要使用计算机进行快速检索，就必须编制计算机软件，必须规范档案的著录格式和著录目录;如果标准不统一，计算机系统就难以形成统一的网络。因此，档案管理建立计算机应用系统势在必行，标准化问题应引起足够重视，没有企业档案的标准化，就不能实行企业档案管理的现代化。

　　3、企业档案标准化有利于档案信息的开发利用

　　推行标准化对档案信息开发利用会有新的突破，使档案的社会效益、经济效益显著体现。建立档案工作的目的就是为了利用，提高服务质量，提高查全率、查准率，都依赖于基础工作，只有标准化能把基础工作统一起来、规范起来，才能在档案信息和开发利用上，不仅达到方便、简捷的目的，还能发展形成网络。

　　4、企业档案标准化有利于企业业务指导和培训

　　业务指导和档案专业培训所根据的材料必须是规范性的、权威性的，如果没有统一的标准，各行其事，就会给执行者造成混乱。只有制定一个统一的分类标准，才便于企业档案工作的统一管理，档案的教育和业务指导才能取得一致性成效。

　　施工档案管理工作在工程建设中发挥着重要作用，是加快城市现代化建设进程，构建和谐社会的重要手段之一。因此，认真做好建筑工程档案管理工作非常必要。但做好此项工作需要各责任主体及相关人员的共同重视，为此，我们应制定相应的具体措施，严格落实相关的法律规章制度，确保施工企业档案管理步入良性循环的轨道。

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