高校电子文件归档和电子档案管理问题研究

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摘要：摘 要：高校电子文件和电子档案记录了高校教学、科研、日常管理以及学生个人成绩、基本信息，真实反映了高校不同阶段的办学理念和历史面貌。随着计算机信息技术的发展，高校逐渐实现了自动化办公，在教学、科研、管理过程中，形成了大量的电子文件，这些电子

　　摘 要：高校电子文件和电子档案记录了高校教学、科研、日常管理以及学生个人成绩、基本信息，真实反映了高校不同阶段的办学理念和历史面貌。随着计算机信息技术的发展，高校逐渐实现了自动化办公，在教学、科研、管理过程中，形成了大量的电子文件，这些电子文件和电子档案的内容十分丰富，是高校开展教学、科研以及管理的前提和基础。随着计算机信息技术在高校的广泛应用，高校产生的各类电子文件和电子档案数量越来越多，由于高校财务、学生信息管理体系、教务系统等缺乏有效的沟通与共享机制，从而导致高校的电子文件和电子档案无法进行统一管理，造成严重的资源浪费。本文阐述了当前高校电子文件归档和电子档案管理现状，高校还需要制定统一的归档技术标准和要求，完善电子档案归档相关管理制度，各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范，才能实现单轨制电子档案在线归档目标。

　　关键词：高校;电子文档;电子档案管理

　　随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

　　一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

　　高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。

　　1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作

　　随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。

　　2.缺乏完善的電子文件归档和电子档案管理制度

　　首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。

　　3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才

　　电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

　　二、单轨制电子档案在线归档实现路径

　　单轨制电子档案是指电子设备生成的电子文件，在归档时只保留电子档案，不再生成和保存纸质电子文档。由于高校电子文件和电子档案缺乏有效的管理，增加了电子档案管理成本。由于管理不当，造成了数据丢失或者遗失问题，这是当前单轨制电子档案在线归档存在的主要问题，想要解决这个问题，需要从这几个方面进行完善。

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