信息化背景下的电子会计凭证的入账及归档问题的探讨

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摘要：摘要：2020年3月，财政部印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)，文件对电子会计凭证在报销、入账、归档的同时要保留电子数据提出要求。针对传统会计凭证在入账归档过程中存在的问题，本文先从财政部6号文出台的背景和意义进行讨

　　摘要：2020年3月，财政部印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)，文件对电子会计凭证在报销、入账、归档的同时要保留电子数据提出要求。针对传统会计凭证在入账归档过程中存在的问题，本文先从财政部6号文出台的背景和意义进行讨论，对制度实施后如何妥善保存电子会计凭证并建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系及财务管理信息化下的会计档案管理实践提出几点合理化建议。

　　关键词：电子会计凭证;入账归档;问题探讨

　　一、财政部6号政策出台的背景和意义

　　随着信息化技术和电子商务的发展，会计档案的电子化应用越来越普及，国家也陆续出台了一系列的政策措施及管理办法。首先在2012年8月份，国家档案局颁布了《电子档案移交与接收办法》(国档〔2012〕7号)，财政部在2013年1月份发布了《关于推进财政票据电子化改革的方案》(财综〔2012〕104号)，并在此文件的背景下开始试行财政票据电子化工作。2015年5月国务院发布了《关于大力发展电子商务加快培育经济动力的意见》(国发〔2015〕24号)，文件中提到要逐步推进电子发票和电子会计档案的使用，并完善相关技术标准等规章制度。2015年12月财政部和国家档案局联合发布了第79号令《会计档案管理办法》，文件首次承认了电子会计凭证的法律效力，这在会计档案管理上是具有里程碑意义的。自此以后，国家各大部委都开始积极推进电子票据的试行工作。比如国家税务总局从2015年开始推行增值税电子普通发票，运行至今也相对成熟。但是电子票据在给我们提供了便利性的同时也具备诸多隐患，比如消费者可以自行多次重复打印电子发票，并且取消了以前的物理防伪性能，这就导致电子发票无论在纸张上还是效果上都和传统的发票存在很大差异，辨别发票的真伪也增加了难度，同时增大了票据重复报销的可能性，造成虚假发票入账等不当行为，不利于单位的财务核算和管理。针对上述问题，2020年3月财政部印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(财会〔2020〕6号)，通知对电子会计凭证的定义为单位从外部接受的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。同时提出了单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。本文针对上述问题重点对电子会计凭证的报销、入账、归档等问题进行探讨。

　　二、传统会计档案归档中存在的主要问题

　　会计档案不仅是单位财务工作的重要组成部分，更是汇总了一个单位所有经济活动的核算资料。我们可以从一个单位的会计档案资料中了解到单位整个年度甚至是连续多个年度的一系列经济活动情况。会计档案资料也是很多单位财务稽查、审计专项检查等重要工作开展的重要材料和依据。

　　当年形成的会计档案，在年度终了的时候，可以由本单位的会计机构保管一年，期满后编制移交清册交至本单位的档案部门统一保管。会计资料的档案工作在整个会计管理流程中处于最后收尾阶段，往往容易被忽视。在一个会计周期中，年初设账，年中记账，年终结账，年末编制各类财务报表，会计资料归档工作不被重视，会计人员只能在以后年度中断断续续完成会计资料整理、装订、归档等工作。实际工作中由于会计资料归档工作不及时，滞后拖延情况是比较严重的，往往因为归档不及时存在被毁损和丢失的风险。

　　以目前的会计档案管理模式来看，事业单位传统的会计档案，单据、凭证、账簿等数量巨大，每年都会增加大量的会计纸质单据，这给档案部门在存储上、管理上都带来了巨大压力。而在后期审计和稽查的时候，常因为会计档案数量巨大，检索困难，需要复印和拍照的原件琐碎繁多，若在科研项目和大型基建项目审计过程中，跨越周期往往较长，给工作带来了较大的不便。而电子会计凭证的出现恰恰是解决了传统纸质凭证归档的弊端，并推进了会计档案管理工作的发展。

　　三、规范电子会计凭证的报销、入账及归档的实现

　　路徑

　　如何妥善保存电子票据并建立其与会计凭证的关联性、并实现与会计档案的相互检索将是我们工作的难点，可根据各单位的实际情况分以下两种情况实现：

　　(一)已经实行网上报销方式的单位

　　网上报销是当前信息时代下的新生事物，可在互联网上实现随时填报、上传单据、及时审批、自动生成凭证等功能，真正地实现不见面办公，节约报账成本、提高报账效率，尤其对提高行政事业单位的预算执行率来说，无疑是个很有利的条件。已经实行网上报销的单位，可以在填写网上报销单据的同时将电子票据作为附件以“.pdf或.jpg”等格式上传，并在生成会计凭证的同时关联报销单据和电子票据，实现会计凭证和电子票据的相互检索。

　　(二)采用传统纸质报销方式的单位

　　相较于网上报销，传统的纸质报销方式在电子会计凭证的保存上要稍显复杂。若是单位规模小、业务简单、单据量不大的情况下，可由会计人员进行收集，单独储存，可将文件命名为“凭证号+单据号”，增强检索功能，年度完成后刻录光盘归档。但对于工作量大的单位来讲，这种由人工收集并逐个定义保存明显不切实际，建议联系外部软件开发商，专门开发数据库用于上传、保存、查询、归档等管理。可采用一定的关联方式查询到该电子票据，如正向关联：可根据凭证后面的发票号、票据号等查询到该电子版;也可完全关联：即报销人员将电子票据上传到数据库时会收到系统反馈的一个编码，该编码根据一定的规则命名，在本年度内具有唯一性和确定性，随后会计人员在记账的同时通过增加辅助核算项将该编码录入核算系统内，通过此过程实现相互检索，完全关联。上述方法都可采用一定的控制手段来保证电子版票据得以保存，比如在记账凭证保存的同时有提示框弹出上传票据几张等。

　　四、执行新政策可能会面临的困难及建议

　　电子票据的推广及电子会计凭证的入账、归档都是国家全面推行财务管理信息化进程中所面临的必要阶段，更是对单位和个人提出了更高的要求。

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