高校基建档案管理工作的再认识

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摘要：摘 要：高校基建档案是校园建设的历史见证，是管理部门开展审核、稽查、管理、验收以及学校将来维修乃至改建扩建的重要依据。不仅对同类项目建设有借鉴的样板作用，也是维护产权的重要依据。因此了解基建档案的管理现状、掌握其内容、特性，对做好归档工作很

　　摘 要：高校基建档案是校园建设的历史见证，是管理部门开展审核、稽查、管理、验收以及学校将来维修乃至改建扩建的重要依据。不仅对同类项目建设有借鉴的样板作用，也是维护产权的重要依据。因此了解基建档案的管理现状、掌握其内容、特性，对做好归档工作很有必要。

　　关键词：档案管理;高校基建;再认识

　　1 高校基建档案概念

　　高校基建档案就是高等院校为了建设校园、美化适宜教学科研的工作环境、创造浓厚的学术文化氛围而实施的一系列基本的重大的建设工程项目而产生的一些有保存价值的可以借鉴利用的归档资料，简称为高校基建档案。这些归档资料既有在基建工程进展过程中直接形成的、有保存价值的行政审批文件、校园内历届建筑物、构筑物的各类设计和施工图表，也有地上、地下水电暖气管线等基本铺设工程的规划、设计、施工和使用、维护、检修活动的直接记录，还有一些声像载体等材料。这些基建文件、规划施工图表等档案是高校校园建设与发展的成长见证和真实的历史记录。

　　2 基建档案的“八个”内容

　　高校基建档案因基建工程项目不同，档案内容也有差异，一般可分为八大类：

　　1)依据性文件：主要是上级批复的项目建议书、任务计划批文、审批表。规划、消防、环保、卫生等政府部门审批的文件。

　　2)基础性文件：包括工程地质、水文、气象、地震勘察报告、化验试验报告及其说明文件，以及征地、拆迁安置等文件。

　　3)工程设计文件：包括项目的方案、初步设计、施工图设计、设计评价及审批等文件。

　　4)工程管理文件：包括建筑红线图、建筑工程规划许可证、施工许可证、招标文件、投标文件、承包合同、协议书、产权证书。

　　5)工程施工文件：土建工程及水、电、煤气、暖气等设备的安装工程施工文件。具体有：(1)开工报告、工程技术要求，图纸会审纪要，设计变更及材料代用单等文件材料。(2)施工组织设计、技术交底、技术措施、安全措施;(3)原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;隐蔽工程验收记录、混凝土、砂浆等配合比例以及试验报告，混凝土、砂浆试压报告、钢材机械性能试验报告，水泥、砖检验报告、混凝土工程施工记录、主体结构验收记录;(4)工程竣工验收及质量鉴定报告、全部竣工图纸;(5)单位工程质量检验及综合评定、观感质量评定等文件材料，工程质量事故记录及处理的文件材料，施工技术总结等。(6)备案文件。

　　6)基建财务文件：包括工程预算、工程竣工结算、设计变更通知、审计结论、审计报告书等文件资料。

　　7)监理文件：包括监理中标文件及有关合同、协议书，监理规划、细则、监理月报、监理通知、监理工程评价及工程例会纪要。

　　8)施工图纸。包括总平面布置竣工图，建筑工程结构设计图、结构工程竣工图，室内外各种管线设计图，装饰工程竣工图;供水、排水工程图，强电弱电铺设工程图，通风、空调工程设计图，以及其他特殊专业工程竣工图等。

　　3 高校基建档案的“五”性与归档工作的关系

　　由于高校投资主体的多元化和管理的多重性，增添了档案管理工作的复杂性和社会性。对高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性都提出了较高要求。如果要对基建档案的建设与管理开展与时俱进的现代化改进，了解并抓住基建档案的特点是十分必要的。

　　1)项目过程的完整性。基建档案是在基建项目建设过程中形成的。包含了从酝酿项目的建议书，到开展项目的可行性研究、编制初步设计，到根据实际情况更改设计文件、开展地质勘察、再到设计招标、签订有关合同，开展工程施工，最后竣工验收等整个过程形成的文件材料。如果档案材料完整齐备，就能清楚地展现出整个工程的来龙去脉。如果档案材料缺失，就会造成断层情况，给今后档案查找利用工作造成障碍。

　　2)项目文件来源的广泛性。基建项目从提出项目建议书到工程全面竣工验收，其材料来源涉及政府各部门的审批、设计部门的论证设计、施工单位的建设、监理单位的监理、质检部门的质量评定以及供货单位提供建筑材料和建筑设备的验收检验材料，最后还有安全、消防等部门的鉴定性文件。这使得基建材料的来源具有了广泛性、复杂性。广泛性增加了文件收集工作的工作量;复杂性很容易造成缺档、漏档的隐患。这些都容易加大归档工作的难度。

　　3)项目文件数量的庞大性。基建项目由于投资规模大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他专业技术活动形成的档案要多得多。项目文件数量的庞大性不仅增加了档案收集工作的成本，往往也给档案员的归档移交工作带来很多不必要的麻烦，增添了档案管理工作的难度。

　　4)项目专业内容的复杂性。基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、供电、采暖、空调、电信、自动控制、消防等多种专业内容，这些专业的有机融合形成了基建档案专业内容的复杂性。基建档案专业内容的复杂性虽说提高了基建档案管理工作的层次和品位，但也相应地增加了基建档案管理工作的难度，同时也对管理人员的素质提出了较高要求。特别是对后期归档组卷工作，如果具备建筑学、档案学等方面的专业知识，面对一个工程项目庞大的一堆资料，组卷工作就显得驾轻就熟;否则就有些力不从心，犹豫反复。文件材料的复杂性对排序编制页码工作、材料图纸装订工作也是一个个令人棘手的难题。

　　5)项目档案形成相对于工程进度的滞后性。基建档案是在基建活动中产生的，它真实地反映基建工程内容、过程和特征。基建竣工并不等于档案收集工作结束，相反，基建工作竣工，只能说明档案收集工作开始。作为基建档案管理的特殊性，建设项目在竣工验收时，按照竣工检查程序整理好资料进行验收。当验收工作完成，工程项目经过各方鉴定、检测、整改后，所收集基建档案必须提交给审计部门审计。审计通过后，才能按照高校档案管理要求，根据归档清单对文件材料做进一步排列、整理。符合要求才能移交给档案馆归档。这说明档案形成的整个过程相对于基建工程進度有着一种必然的滞后关系。这种滞后性，如果利用及时，文件材料收集及时完备，则有利于归档工作;如果缺乏档案意识，或者领导不重视，文件材料收集不及时，或者拖延无期，就会造成文件丢失，给归档工作带来损失、造成遗憾。

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