企业改革中办公室文员的职业素养要求探析

来源：核心期刊咨询网时间：2021-11-17 10:4312

摘要：摘要：需要一个适当的改革方案来加强企业的活力和竞争力。考虑到办公室文员在企业中发挥的重要作用，对企业改革背景下办公室文员的专业要求进行了初步分析，阐述了办公室文员的工作方式及其在企业中的作用，并就以下方面提出了意见和建议。 关键词：企业改革;办公室文

　　摘要：需要一个适当的改革方案来加强企业的活力和竞争力。考虑到办公室文员在企业中发挥的重要作用，对企业改革背景下办公室文员的专业要求进行了初步分析，阐述了办公室文员的工作方式及其在企业中的作用，并就以下方面提出了意见和建议。

　　关键词：企业改革;办公室文员;职业素养

　　为了增强企业活力，加强监管，提高企业竞争力，需要进行企业改革。在我国企业改革中，我们必须从一般和具体方面的办公室文员入手，选择改革的正确方向，在办公室工作的编制或文件人员。该定义通常包括办公室文员的工作，例如发送文件、以文本格式编写报告或报表、管理文件或文字材料。文员在公司的日常运作中发挥着重要作用，也是培养办公室文员进行公司改革的必要条件。

　　一、办公室文员工作的特殊性及现状

　　办公文员是现代企业的重要员工资源，虽然技术上不太复杂，但却对企业的日常运营具有重大影响。例如发送和接收文件时，不仅完整无误及时接收和发送文件，而且区分文件的类别和传送的不同环节。文员的任何失误都会影响公司的日常运作。办公室文员对公司的直接影响与公司的生产销售人员相比并不明显，公司不予重视，办公室文员的待遇也不完善。

　　二、办公室文员对于企业的作用

　　1.创建文件。办公室文员编写文件需要有坚实的文案基础、对内部经营和外部报告的良好了解，工作人员必须以书面形式编写文件，内容简单、清晰、要求苛刻。这不仅适用于公司的内部管理，而且适用于公司能力的外部展示。

　　2.印发文档。要打印文档，办公室文员必须熟悉打印机，熟悉打印文件的日常格式，能够准确、快速地打印所需文件。打印错误会直接影响公司的日常经营，影响会议和活动的进行。要做到这一点，办公室文员需要了解传真机的使用、邮箱中文件的发送过程、文件快递的发送过程、部门信息、领导位置等，以便快速、准确地传递文档，并提高公司的日常运营效率。

　　3.决策参谋。办公室文员是基于公司日常运营的工作最繁忙的岗位，最了解公司的工作方式。公司管理层的决策和规划通常需要创建文档和数据，以便为决策和规划提供参考价值。他们甚至就企业发展计划发表意见，并向决策者提供咨询意见。此外，还必须出席季度和年度总结会议，以便向经理提供有关公司日常业务活动的最直接和最真实的信息。

　　三、办公室文员在企业运转中的作用

　　1.傳输和接收信息。文档管理和文本布局是公司内事务管理的一部分。无论是关于内部生产的书面报告还是关于外部报告的主题。为了完成这项基本任务，办公室文员必须不断提高书面文件的质量，尽可能简明扼要地描述贸易材料，或汇总数据、信息和其他与生产经营有关的材料。此外，公司内外的文件组织、集成、分类和归档必须由办公室文员实现。企业内外的文档管理不仅是企业生产历史成果的积累，也是企业发展的重要参考和指导。全面、准确的企业概况管理不仅有助于快速搜索生产运营各个领域的相关数据，而且也是企业绩效表现和创建企业文化的重要因素。

　　2.枢纽分析与窗口的作用。除了文书处理与档案管理功能之外，办公室文员通常是内部与外部通讯、形象显示等。通常通过其传达管理层的业务决策和业务部门的生产信息“出入口”的统一;需求和供应信息还经常通过办公室文员在采购与生产环节之间传递换。此外，在办公室文员的筛选和介入方面，对外部关联单位的来访与接待至关重要，办公室文员的职位是关联单位或客户的第一联系人。还会显示公司的形象和对外窗口。

　　3.参谋助手作用。由于文员是公司内部文字材料和生产经营性文档的最完整、最全面的岗位，通常需要在每年年底(或在此期间)提供生产活动数据和信息文件。此外，还必须要求办公室文员参加公司生产活动的总结会议，以便向高管或高管通报年(或阶段)。另一方面，经常要求该办公室人员提供相关的历史文件和业务参数，例如在管理层就今后的生产和经营决策作出决定之前的历史数据或年度环境报告。在某些情况下，甚至需要办公室工作人员参与管理层的决策过程，并担任参谋或决策者，以便更好地使决策适应公司以往的生产和经营情况，避免偏离轨道。

　　四、企业改革中对办公室文员的素养要求

　　由于办公室文员在企业的生产经营中起着重要作用，企业改革中的就业需求也比其他相关职业更加多样化和复杂。第一个是文字处理，它不仅需要对商务文书的标准和书写方式有良好的理解和应用，而且还需要相当程度的组合、总结、详细和分析功能。在此基础上，需要对企业运营过程中的参数和数据进行全面、全面的描述，并在问题检测和分析方面具有一定程度的专业敏感性。

　　1.彼此沟通和交流的能力。办公室文员在协调公司内外的工作和沟通时，应该能够与多数人沟通。这些沟通可以清楚地传达对方的愿望和目标，在一定程度上要充分考虑对方的感受，首先要认识到冲突，解决冲突。当生产经营问题使企业员工或外部利益相关者难以达成协议时，必须能够备调和矛盾，促进沟通。

　　2.学习能力。在信息时代，数据收集可以采用多种方式进行，文员应当能够不断学习新技术，提高文字处理和文件管理的效率。为企业提供一定程度的发展，同时利用网络资源和新技术来改进问题的分析和解决。

　　办公室文员在公司的日常运作中发挥着重要作用。并且在促进企业增长方面起着重要作用。企业必须认识到员工对企业发展、建设工作岗位、改善员工管理、提高整体素质和技能以及为快速增长奠定基础的重要性。贯彻企业改革构想，深化企业改革的实质内容，注重发展经济体制的融合，制定符合当今经济市场规则的方案。办公室文员在企业中容易被忽视，他们的专业活动似乎简单且技术上很低。往往很难引起管理层的注意，而他们的详细而分散的任务往往与公司不同生产线的正常运行有关。因此，作为企业改革的一部分，应强调办公室文员的素质、他们的沟通交流能力培养，以及利用新技术收集信息，促进企业和谐发展。

　　参考文献

　　[1]李明.办公室文员在公司日常运转中的不可忽视的作用[J].民营科技，2020，20(12)：131.

　　[2]胡丽.办公室文员在公司日常运转中的作用[J].企业改革与管理，2020，23(22)：217-218

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